NAB#002 Procesy – najpierw uporządkuj, potem informatyzuj

Procesy biznesowe – źle poprowadzone powodują straty

Jak bardzo można skomplikować proste sprawy widać w historii, kiedy ostatnio chciałam kupić tapetę. Byłam zdecydowanym klientem i jedyne, czego potrzebowałam to wejść i kupić. Najlepiej szybko. Zakup trwał 11 kroków i wiele kontaktów przez sklep, maila i telefon!

Kiepski proces powoduje, że:

• klienci uciekają lub zniechęcają się (bo ile razy można podawać swój adres?)
• pracownicy tracą koncentrację, masę czasu, a to pompuje koszty, które odbijają się albo na kliencie albo na firmie w postaci niższej marży

Czym jest PROCES w analizie biznesowej?

Zespół następujących po sobie działań pozostających w związku przyczynowo-skutkowym wykorzystywany dla uzyskania zamierzonego rezultatu przez zespół fachowców na wielu stanowiskach. (Trocki, Romanowska)

Dla małych firm:

• procedury stanowiskowe odgrywają również ważną rolę jak między-stanowiskowe procesy – też powinny być optymalne
• warto tworzyć procesy, bo to zasób, który zostanie w firmie nawet wtedy, kiedy dobry pracownik zmieni pracę, a następcy będą mogli utrzymać wysoki poziom i powtarzać sukcesy

Dla dużych firm:

• w dużej firmie mamy klapki na oczach i widzimy głównie swój dział, zespół. Zapominamy, że wszystko, co robimy, ma swoje konsekwencje w procesie obejmującym wiele działów, sięgającym klienta.
• nieoptymalne procesy generują ogromne koszty (straty), a przy tym są mniej widoczne, bo „dla mnie wygląda OK”. Jeśli nie wiesz jak wyglądają Twoje procesy, albo ciągną się one przypadkowymi pętlami przez wiele działów – zrób stop! Nie trać czasu na IT.

Najpierw uporządkuj to, jak chcesz działać.

Jak uporządkować procesy w analizie biznesowej

Co zrobić?

0. Wyciągnij opisane procesy biznesowe (jeśli masz)

• Sprawdź czy są aktualne. Zaktualizuj.

1. Zmapuj proces

• warsztaty, wywiady, obserwacje, analiza danych
• kierownicy, specjaliści, reprezentanci działów, zespołów
• zrób jak potrafisz lub EventStorming, Value Stream Mapping, BPMN

2. Usprawnij proces

• skracaj czas, nakład, koszt, ścieżkę krytyczną
• wybieraj sprawy z puli
• wyznaczaj priorytety
• eliminuj wąskie gardło
• ujawniaj reguły decyzyjne i automatyzuj je

3. Informatyzuj proces

• przypomnij cel przedsięwzięcia
• wyznacz priorytetowe obszary procesu biznesowego i zaplanuj wydania
• określ wymagania na rozwiązanie IT w oparciu o proces

Masz doświadczenia z chaotycznym procesem biznesowym? Próbowaliście taki zinformatyzować? Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzu.