NAB#002 Procesy – najpierw uporządkuj, potem informatyzuj

„Nie informatyzujemy bałaganu” – to jedno ze zdań, które wyniosłam ze studiów i chodzi mi ono po głowie przez lata pracy jako analityk biznesowy. Zanim zlecisz wykonanie systemu IT lub zaczniesz dobierać gotowy produkt pod sposób pracy Twojej firmy – sprawdź, czy on ma sens, czy proces np. zakupu nie trwa zbyt długo, nie zakręca niepotrzebnie na wiele działów w firmieZapraszam na podcast „Najpierw analiza biznesu” – dla przedsiębiorców i managerów, którzy chcą dobrać właściwy system IT i rozwijać firmę.

Procesy biznesowe – źle poprowadzone powodują straty

Jak bardzo można skomplikować proste sprawy widać w historii, kiedy ostatnio chciałam kupić tapetę. Byłam zdecydowanym klientem i jedyne, czego potrzebowałam to wejść i kupić. Najlepiej szybko. Zakup trwał 11 kroków i wiele kontaktów przez sklep, maila i telefon!

Kiepski proces powoduje, że:

  • klienci uciekają lub zniechęcają się (bo ile razy można podawać swój adres?)
  • pracownicy tracą koncentrację, masę czasu, a to pompuje koszty, które odbijają się albo na kliencie albo na firmie w postaci niższej marży

Czym jest PROCES w analizie biznesowej?

Zespół następujących po sobie działań pozostających w związku przyczynowo-skutkowym wykorzystywany dla uzyskania zamierzonego rezultatu przez zespół fachowców na wielu stanowiskach. (Trocki, Romanowska)

Dla małych firm:

  • procedury stanowiskowe odgrywają również ważną rolę jak między-stanowiskowe procesy – też powinny być optymalne
  • warto tworzyć procesy, bo to zasób, który zostanie w firmie nawet wtedy, kiedy dobry pracownik zmieni pracę, a następcy będą mogli utrzymać wysoki poziom i powtarzać sukcesy

Dla dużych firm:

  • w dużej firmie mamy klapki na oczach i widzimy głównie swój dział, zespół. Zapominamy, że wszystko, co robimy, ma swoje konsekwencje w procesie obejmującym wiele działów, sięgającym klienta.
  • nieoptymalne procesy generują ogromne koszty (straty), a przy tym są mniej widoczne, bo „dla mnie wygląda OK”. Jeśli nie wiesz jak wyglądają Twoje procesy, albo ciągną się one przypadkowymi pętlami przez wiele działów – zrób stop! Nie trać czasu na IT.

Najpierw uporządkuj to, jak chcesz działać.

Jak uporządkować procesy w analizie biznesowej

Co zrobić?

0. Wyciągnij opisane procesy biznesowe (jeśli masz)

  • Sprawdź czy są aktualne. Zaktualizuj.

1. Zmapuj proces

  • warsztaty, wywiady, obserwacje, analiza danych
  • kierownicy, specjaliści, reprezentanci działów, zespołów
  • zrób jak potrafisz lub EventStorming, Value Stream Mapping, BPMN

2. Usprawnij proces

  • skracaj czas, nakład, koszt, ścieżkę krytyczną
  • wybieraj sprawy z puli
  • wyznaczaj priorytety
  • eliminuj wąskie gardło
  • ujawniaj reguły decyzyjne i automatyzuj je

3. Informatyzuj proces

  • przypomnij cel przedsięwzięcia
  • wyznacz priorytetowe obszary procesu biznesowego i zaplanuj wydania
  • określ wymagania na rozwiązanie IT w oparciu o proces

Masz doświadczenia z chaotycznym procesem biznesowym? Próbowaliście taki zinformatyzować? Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzu.

Subskrybuj podcast „najpierw analiza biznesu” w ulubionym miejscu:

Spotify:
https://open.spotify.com/show/7A6f1SYYyoxspRNrBo1WgU?si=51c38fc6d04542d9

Apple podcasts:
https://podcasts.apple.com/pl/podcast/najpierw-analiza-biznesu/id1642672502

Google podcasts:
https://podcasts.google.com/feed/aHR0cHM6Ly9mZWVkcy5saWJzeW4uY29tLzQzNDI4My9yc3M

Zostaw ocenę podcastu i komentarz, abyśmy docierali do większej liczby przedsiębiorców i managerów wprowadzających rozwiązania IT do swojej organizacji.

Playlista najpierw analiza biznesu na YouTube:
https://www.youtube.com/playlist?list=PLWBT6pVo_3e1JLFu2mX0TUVnibZHI4RFN

newsletter dla przedsiębiorców / biznesu:
https://analizait.pl/analityczny/podcast/

Zbuduj fundamenty pracy marzeń jako analityk

Dołącz do 6000 analityków i otrzymaj PDF ze wskazówkami.
Poznaj też serię innych bezpłatnych materiałów i aktualizacje o bieżących projektach

Cześć, jestem Hania.

Jako strategiczny analityk biznesowy na pograniczu zarządzania i IT zapewniam, że projekty i działania w organizacji przynoszą wartość biznesową. Dostarczam kompetencji analitycznych managerom i zarządom z Polski, Niemiec i Szwajcarii przy tworzeniu strategii oraz wdrażaniu jej w kilkuset osobowej międzynarodowej organizacji.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *