Jak ogarnąć projekt i nie zginąć w bałaganie

23 maja 2013

http://freedigitalphotos.net - "Overwhelmed With Too Many Tasks" by Michal Marcol - ID-100128285Kiedy niewprawnie zabieramy się do projektu, możemy otworzyć puszkę Pandory. Jeśli czujesz się przytłoczony i zagubiony, to wyraźny znak, że czas zaprowadzić porządki. Wymaga to niestety chęci i wytrwałości, nie jest jednak w gruncie rzeczy takie trudne. Abyś zapanował nad projektem, wystarczy na początek, że będziesz postępował wg dwóch bardzo prostych a notorycznie zapominanych zasad.

Od początku do końca

Aby ogarnąć informacje o projekcie, postępuj od początku do końca, nie inaczej. Dziwne? A jednak nieczęsto spotykane.

– Co to za projekt?
– A, wiesz, taki system do sprzedaży. Zamawianie, wysyłanie paczek. Z jakimś tam ich systemem się trzeba będzie zintegrować. I raporty chcą koniecznie. Trzeba tam zobaczyć te Crystal Reports.
– Aha.

Niestety często tak wyglądają rozmowy na wstępie projektu. Jeszcze bardziej niestety, całkiem podobnie wyglądają dokumenty “projektowe”. Żeby się nie pogubić (i nie zgubić swojego zespołu) najlepiej podejść do tego metodycznie. Logicznie – po kolei. Jaka kolejność jest właściwa?

  1. Cel
  2. Kontekst
  3. Zakres rozwiązania
  4. Szczegóły konieczne i wystarczające
  5. Logika działania
  6. Architektura i technologia

Proste? Proste. Czy jest sens rozmawiać o szczegółach lub rozwiązaniach technologicznych, jeśli, jako analityk, nie znasz odpowiedzi na podstawowe pytania? Nie idź dalej, póki nie wiesz, jaki jest cel projektu? Co klient chce osiągnąć? W jaki sposób planuje to osiągnąć (jaka jest taktyka)? Bo może te modne technologie wcale mu w tym nie pomogą? Ale wcześniej po prostu nie będziesz wiedział. Padnie wiele funkcji-wodotrysków nie mających żadnego znaczenia, których nie odradzisz, bo nie będziesz sobie zdawać sprawy, że są niepotrzebne.
Przydatne: BBM
 
Kiedy już wiesz po co i jakimi środkami, zrozum kontekst problemu czy też tej nadarzającej się możliwości. Kto i co ma wpływ na to zagadnienie? Poznaj klienta – jego charakterystykę, sposób działania, strukturę organizacyjną – role i odpowiedzialności, reguły, których przestrzega, procesy.
Przydatne: Struktura organizacyjna, Procesy biznesowe, Reguły biznesowe, Analiza udziałowców, Diagram kontekstu, Model dziedziny
 
Dopiero teraz można odpowiedzialnie nakreślić jakieś rozwiązanie. Teraz rozumiesz zagadnienie i jesteś w stanie stwierdzić czy coś będzie tu pomocne czy nie. Ogólnie nakreśl zatem zakres rozwiązania. Najważniejsze elementy. Teraz masz już ramy, w których będziesz się poruszać. Dokładnie wiesz, kiedy pojawi się w rozmowach coś, co do tego zakresu nie należy.
Przydatne: Przypadki użycia
 
Mając określony zakres, można uszczegóławiać. Coraz bardziej. Aż do momentu, kiedy zebrane zostaną wszystkie informacje konieczne i wystarczające. Zobacz, jeśli od początku projektu jesteś zarzucany szczegółowymi wymaganiami i nie znasz odpowiedzi na żadne z pytań 1-3, to nie masz pojęcia czy 1) ten detal ma sens, 2) czy ma związek z projektem, 3) czy należy do rozważanego zakresu.
Przydatne: Pozyskiwanie wymagań, Specyfikacja wymagań i jej doskonalenie
 
Po przygotowaniu kompletnego zbioru wymagań, czas na zadbanie o logikę działania rozwiązania. Sztukę tworzenia pod natchnieniem zostaw artystom. Podejdź do tego inżyniersko. Zamodeluj rozwiązanie i sprawdź czy ma ręce i nogi. Czy to zadziała? Czy jest wszystko, czego potrzeba?
Przydatne: UML – diagram klas, diagram stanów, diagram sekwencji, diagram komunikacji
 
Określ strukturę fizyczną i technologię. Dopiero teraz! Technologia ma służyć nam do rozwiązywania problemów i stwarzania możliwości, a nie być modną zabawką, którą po prostu chcemy mieć, bez względu na to, czy jest nam potrzebna i czy najlepiej nam odpowiada.
Przydatne: UML diagram komponentów, diagram wdrożenia

Screenshot - 2013-05-23 , 23_11_43

Od ogółu do szczegółu

… lub od szczegółu do ogółu. W którąkolwiek stronę idziesz – analizę czy syntezę – staraj się mieć zawsze pełny obraz wymagań. “Wystawiamy faktury VAT – OK, a dowody księgowe? Też.” To razem są przychody. Możemy zatem wystawiać dokumenty przychodu. Rządzą się one pewnymi wspólnymi prawami, dlatego dobrze wejść poziom wyżej i zobaczyć co jest czym. Syntezuj. Z kolei też nie pozostawaj za wysoko. “Księgujemy koszty”. OK, jakie mamy dokumenty kosztu? Ano faktury VAT, ale też rachunki czy paragony. Każdy z nich może mieć swoje specyficzne zachowania i musisz przyjrzeć się im indywidualnie. Analizuj.

Screenshot - 2013-05-23 , 23_06_00

Cześć, jestem Hania.

Jako strategiczny analityk biznesowy na pograniczu zarządzania i IT zapewniam, że projekty i działania w organizacji przynoszą wartość biznesową. Dostarczam kompetencji analitycznych managerom i zarządom z Polski, Niemiec i Szwajcarii przy tworzeniu strategii oraz wdrażaniu jej w kilkuset osobowej międzynarodowej organizacji.

Może zaciekawi Cię także:

www.analizait.pl by ProjectUP (C) 2020