Analiza biznesowa w projektach IT,
7 maja 2020
Aktor na diagramie przypadków użycia UML
„Stanęłam przed wyzwaniem analizy wstecznej systemu, w którym wszystkie procesy są wywoływane przez system, nie ma żadnych użytkowników biznesowych. System
Książka inspiruje, skłania do rewidowania swojego podejścia i korygowania popełnianych błędów. Pan Żeliński przygotował wyjątkowy zbiór felietonów. Bazuje on na treściach z bloga o analizie IT-Consulting z najdłuższą historią w Polsce.
Tytuł „Analiza biznesowa. Praktyczne modelowanie organizacji” świetnie zgrywa się z hasłem wpisanym na odwrocie książki: „Zrozum, zanim zaproponujesz rozwiązanie”. To właśnie, w moim odczuciu, główne przesłanie książki (jak i analizy biznesowej) – abyśmy jako analitycy biznesowi, managerowie czy prezesi, nie rozwiązywali problemów bez zrozumienia jak organizacja działa, jakich dokładnie zmian potrzebuje i jaki one wywrą wpływ na inne części firmy. Organizacja to w końcu system naczyń połączonych. Wprowadzane zmiany oddziałują na inne jednostki, procesy i systemy. Często te, które nie przyszły nam do głowy.
Książka porusza dwa problemy: weryfikowanie, czy rozwiązujemy właściwy problem organizacji oraz wskazówki jak ten problem rozwiązać w sposób właściwy, prawidłowo stosując analityczne narzędzia.
Autor wychodzi od sytuacji bardzo często spotykanych na rynku, na których notorycznie wykłada się biznes i analitycy. Czy zakup dobrze zareklamowanego rozwiązania rzeczywiście pomoże firmie? Czy będzie pasowało do jej funkcjonowania? Czy rozwiązuje właściwy problem? Błędy na tym polu powodują, że wprowadzane systemy IT wręcz firmom szkodzą.
Autor przedstawia proste kroki pomagające zrozumieć działanie organizacji a następnie przejście do zaproponowania właściwego rozwiązania. Dalej omawia najczęściej wykorzystywane techniki analizy (przypadki użycia, modele procesów, diagramy komponentów, sekwencji, modele faktów, pojęć, itd.) tłumacząc na przykładach ich właściwe i praktyczne zastosowanie.
Wielokrotnie krytykowane jest podejście do analizy polegające na spisywaniu wywiadów, tworzeniu setek stron dokumentów, w których znajdziemy opisy konkretnych zaobserwowanych przypadków (choć pewnie nie wszystkich możliwych), brakuje tam natomiast zrozumienia ogólnych zasad działania. Jeśli zrozumiemy zasady funkcjonowania, możemy przewidzieć dowolną sytuację i zaplanować reakcję na nią. Przy podejściu zapisywania poszczególnych przypadków jesteśmy zdani na to, czy nasze setki stron spotkaną sytuację opisują czy pomijają. Jeśli pomijają, to wtedy nie mamy odpowiedzi na pytanie „i co teraz?”.
Problem w tym, czy analitykowi uda się to zrozumienie osiągnąć, odkryć wzór, mechanizm rządzący organizacją. Wiem, że to niekiedy bardzo trudne. Z wielu powodów. Za mało znamy działanie firm w ogólności, daną firmę, ograniczenia. Nie potrafimy jednoznacznie opisywać wniosków z analizy, docierać do źródeł, syntezować informacji, uogólniać zależności. Niektórzy wręcz zakładają, że takie pełne zrozumienie jest nieosiągalne i nie próbują. Nastawiają się bardziej na podejście eksperymentalne, przyrostowe, z częstą informację zwrotną od ekspertów dziedzinowych czy użytkowników.
Podobnie niełatwe było odkrycie przez Kopernika, że tory ruchu planet, dotychczas obserwowane z Ziemi i rozumiane jako dziwnie pokręcone, nie dające się dobrze opisać żadnym równaniem, w rzeczywistości są banalnie proste – to okręgi wokół Słońca. Takie zrozumienie tak wiele upraszcza. Umiejętność zrozumienia i tworzenia prostych zasad to powód, dla którego warto czytać pana Żelińskiego. Co prawda droga do tego jest często wyzwaniem intelektualnym i sprawdzianem odpowiedniego zaopatrzenia w narzędzia.
W książce spotkamy też krytykę opierania analizy jedynie na licznych wywiadach. Widzę podobne zagrożenie. Jesteśmy ludźmi, a co za tym idzie, mylimy się, przekręcamy fakty, zapominamy i bazujemy na przypuszczeniach. Jeśli omawiamy kwestię, której źródło leży gdzie indziej – w przepisach, w bazie danych, w funkcjonowaniu systemu, warto sprawdzać informacje u źródła, by zminimalizować ryzyko pomyłki. Kontakt z przyszłymi użytkownikami jest niezastąpiony i szalenie cenny. Warto jednak wiedzieć, jak, kiedy i do czego wykorzystywać go optymalnie. W dużych organizacjach działalność może być bardzo rozległa, a osoby prezentujące jednostki, choć są ekspertami w swoich tematach i choć nawet bardzo angażują się w projekt z najlepszymi intencjami, niekoniecznie muszą wiedzieć o wszystkich wpływach wywieranych na inne części organizacji, w szczególności, jeśli nie są one dla nich ewidentne. Analityk ma za zadanie składać obraz całości, rzeczywistości, działania organizacji ze skrawków dostarczanych z różnych perspektyw („To drzewo”. „Nie, to wąż”. „Nie, to słoń”) i brać odpowiedzialność za ocenę skutków wprowadzania zmian.
Pan Żeliński pokazuje swoją bogatą wiedzę i znajomość przeróżnych technik, notacji i podejść. Z tekstu płynie też niespotykane zrozumienie ich przeznaczenia i właściwego zastosowania. Ponadto widać także znakomitą umiejętność porządkowania pojęć. Docenią to w szczególności ci, którzy doświadczali już jak brak jasności w myśleniu przekładał się na zagmatwanie w projektach.
Prezentowane w książce podejście doskonale sprawdza się w projektach informatyzowania działalności organizacji. Projekty takie angażują ogromne zasoby i pewnie większość specjalistów i budżetów.
Spotykamy także inne typy projektów wymagających eksperymentów i dużej dozy kreatywności. Nie bazują one na stanie obecnym organizacji. Może to być innowacyjny produkt lub atrakcyjny, sprzedający produkty lub usługi interfejs czy serwis informacyjny z banalną logiką (zapis i odczyt prostych informacji z bardzo prostym przetwarzaniem). Nie znalazłam w książce odniesienia do takich sytuacji. Sądzę, że w takich projektach krytykowany proces prototypowania znajduje jednak zastosowanie. Jednakże tu również można czerpać z uniwersalnych metod analizy prezentowanych w książce na przykładach.
Czytając artykuły Pana Żelińskiego czytelnik napotyka co chwilę nazwy stosowanych podejść czy notacji. Skłania to do poszukiwania, odkształcania się i poszerzania horyzontów. Gdyby nie to, myślę, że metody te nie rozprzestrzeniałyby się tak szybko i szeroko w Polsce.
Jeśli jesteś osobą początkującą i masz nadzieję, że znajdziesz tu wyjaśnienie analizy od A do Z, to niestety nie ten adres. Jak napisał autor – książka to zbiór felietonów i tak właśnie należy ją traktować. Książka jest raczej dla praktyków, którzy mogą się już odwołać do swoich doświadczeń z projektów i do wiedzy na temat UML i różnych technik. Początkujący również mogą dowiedzieć się z niej ciekawych rzeczy, zyskać wartościową perspektywę, jednak nie zastąpi to czytania wielu innych pozycji na temat podstaw oraz specyfikacji języków modelowania.
Ta książka to przede wszystkim inspiracja, nawołanie do przemyślenia tego co i jak robimy w analizie oraz źródło do stworzenia listy lektur obowiązkowych takich jak specyfikacje metod i języków modelowania. Jednak czytanie samej teorii nie gwarantuje jej właściwego zrozumienia i zastosowania. Książka Pana Żelińskiego wypełnia tę lukę – pokazuje praktyczne zastosowanie, częste wypaczenia i przypomina nieustannie o prawdziwym celu pracy analityka.
Jako strategiczny analityk biznesowy na pograniczu zarządzania i IT zapewniam, że projekty i działania w organizacji przynoszą wartość biznesową. Dostarczam kompetencji analitycznych managerom i zarządom z Polski, Niemiec i Szwajcarii przy tworzeniu strategii oraz wdrażaniu jej w kilkuset osobowej międzynarodowej organizacji.
