Walidacja, czyli jak sprawdzić czy masz właściwe wymagania

Napracowałeś się przygotowując wymagania rozwiązania. Specyfikacja, rejestr produktu czy projekt w innym narzędziu dopięte na ostatni guzik. Wymagania są spójne i napisane zgodnie ze sztuką. Czy to wystarczy by świętować zamknięcie pewnego rozdziału w Twoim życiu w tym projekcie? Przed Tobą dopiero wielkie wyzwanie – walidacja. Jak sprawdzić, czy wymagania nie są przypadkowym zlepkiem funkcji projektowanego rozwiązania, a rzeczywiście wspierają osiągnięcie postawionego celu?

Po przygotowaniu wymagań wychodzimy spomiędzy drzew, by dostrzec znów las i rozpościerający się za nim górski szczyt – nasz cel. Przypominamy sobie, dlaczego właściwie ruszył projekt, co chciano osiągnąć, jaką wartość dla biznesu, jakie potrzeby interesariuszy miał on zaspokoić?
Co najważniejsze:

Wymagania muszą być wystarczające, aby osiągnąć określony na początku projektu cel.

Jak jednak możemy to stwierdzić? Przede wszystkim potrzebujemy punktu odniesienia, czyli zdefiniowanego mierzalnego celu, w jakim podjęto próbę wprowadzenia zmiany (podjęcia projektu). Określone potrzeby biznesu, wymagane możliwości organizacji (struktura, procesy, ludzie, technologia) i zakres rozwiązania będą bardzo pomocne.
Potrzebujemy także, się rozumie, przygotowanych wymagań. Dobrze, jeśli są już zweryfikowane, tzn. sprawdzone, czy są napisane właściwie.

Walidacja w 4 krokach

Walidację wymagań możesz przeprowadzić w 4 krokach:

1. Zidentyfikuj założenia
2. Stwórz mierzalne kryteria oceny
3. Określ wartość dla biznesu i zgodność z celem
4. Oceń koszt korzyści 

1. Zidentyfikuj założenia 

Warto w projekcie wskazać założenia, które powstały, zanim zapomnisz o ich naturze i przyjmiesz za pewniki. Może tworzony jest całkiem nowy produkt czy usługa i nie wiadomo nic pewnego o przyszłych użytkownikach. Może nie być pewności czy dane rozwiązanie będzie odpowiedzią na przyczyny leżące u źródła lub czy interesariusze dobrze rozumieją w jaki sposób wymagania zostaną zrealizowane.
Założenia to wszystko to, w co wierzysz, że jest prawdziwe, ale właściwie nigdy nie zostało sprawdzone. Niezidentyfikowane założenia grożą tym, że projekt się nie powiedzie. Zidentyfikowane umożliwiają zarządzanie ryzykiem.

2. Stwórz mierzalne kryteria oceny 

Skąd będziemy wiedzieć, że zmiana była pozytywna? Pomoże w tym przygotowanie metryk i odpowiednio dobranych KPI (kluczowych wskaźników efektywności). W uproszczeniu, przemyśl co chcesz mierzyć i jakich wyników się spodziewasz, aby uznać zmianę za sukces, np. ile nowych zamówień w miesiącu ma przynieść wprowadzenie nowej usługi. Na etapie walidacji oceń, czy wyznaczone cele mogą zostać osiągnięte. Dokładne sprawdzenie będzie miało miejsce po wdrożeniu, wprowadzeniu zmiany w życie.

3. Określ wartość dla biznesu i zgodność z celem 

Pochyl się nad każdym wymaganiem. Czy wszystkie prowadzą do osiągnięcia zamierzonych korzyści? Jeśli nie, po co trzymać je w zakresie? Pamiętaj jednak o powiązaniach – nawet jeśli wymaganie bezpośrednio nie przynosi korzyści, być może wspiera inne, które są niezbędne? Pomoże tu model rozwiązania i śladowanie.
Czy dane wymaganie wspiera cel projektu? Jeśli nie, a interesariusze upierają się, że jest dla nich ważne, zastanów się, czy być może właśnie nie wyłania się kandydat na kolejny projekt, wprowadzanie kolejnej zmiany?

4. Oceń koszt korzyści 

Czy wymaganie jest kosztowne w implementacji? Zawsze zadaj sobie pytanie czy przysporzy ono więcej korzyści niż koszt jego spełnienia? Analiza, zaprojektowanie, implementacja, testy, wdrożenie…

Techniki walidacji

Jak to zrobić? Posłuż się technikami (wszystkie opisane w BABOK Guide):

1. Kryteria akceptacji i oceny
2. Metryki i KPI (kluczowe wskaźniki wydajności)
3. Analiza ryzyka
4. Ustrukturyzowany przegląd
5. Prototypowanie 

Pierwsze 3 możesz przeprowadzić sam. Oczywiście pomocne będzie wsparcie innych (interesariuszy, kierownika projektu, testera) przy przy dostarczaniu informacji lub weryfikacji.
Walidacja może być przeprowadzona przez interesariuszy. Powinni oni tak samo odpowiedzieć na pytania o poczynione założenia, kryteria oceny, spójność wymagań z celem czy koszt korzyści. Pomocna może okazać się technika ustrukturyzowanego przeglądu. Dzięki niej wyjaśnione zostają wszystkie niejasne, wymagające dyskusji kwestie, a wymagania zatwierdzone. Koniecznie będzie wcześniejsze zapoznanie się z wymaganiami i prototypem (makietą), jeśli zostanie stworzony.
Po wykonaniu tych kroków i zastosowaniu technik, jesteś zdecydowanie bliżej sukcesu. Masz nie tylko zestaw wymagań. Znacznie wzmocniło się obustronne przekonanie, że wymagania są właściwe, by osiągnąć zamierzony cel. Rozpoczynaj, bo to, co robisz, ma sens!
Źródło: International Institute of Business Analyst IIBA, A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge® (BABOK® Guide), Version 2.0, 2009.