FAQ
Najczęściej zadawane przez Was pytania 🙂 Odpowiedzi w jednym miejscu. Masz inne pytanie? Dodaj w komentarzu 🙂 Jestem X. Mam
Praktycznie każdy projekt stawia nas przed zadaniem przestudiowania dokumentów. Mogą to być zapytania ofertowe, dotychczasowe rozwiązania, notatki ze spotkań, biznesowe czy marketingowe plany, itp. W każdym źródle mogą czaić się ukryte życzenia dotyczące nowego rozwiązania. Jak przekopać się przez (elektroniczne) stosy papierów i wyłuskać z nich ważne informacje?
Analizę dokumentów wykonuje się w celu:
Jest bardzo wiele potencjalnych źródeł informacji zawartych w dokumentach. BABOK [1] zalicza do nich: plany biznesowe, studia rynku, kontrakty, zapytania ofertowe, ustaleń dotyczących pracy, notatek, wytycznych, procedur, literaturę dotyczącą konkurencyjnych rozwiązań, publikacje przeglądów porównywalnych produktów, raporty błędów, propozycje zmian zgłaszane przez klientów czy specyfikacje istniejących systemów. Przykłady te można mnożyć, dodając chociażby wiadomości e-mail wymienione z klientami – bardzo bogate źródło (bardzo nieuporządkowanych) informacji.
BABOK [1] proponuje sprawdzone podejście do tego zadania. Posiada ono trzy kroki:
Zanim zdeterminowany siądziesz do cierpliwego przeglądania kartki po kartce, pliku po pliku, zastanów się przez chwilę, które dokumenty są istotne, dostępne i odpowiednie do analizy? To powinno odsiać część mniej ważnych źródeł.
Materiały, które pozostały po pierwszym odsianiu, przestudiuj i wyłów z nich istotne biznesowe szczegóły. W końcu to potrzeby biznesowe były powodem ustanowienia projektu (przynajmniej byłaby to najrozsądniejsza z przyczyn) i właśnie one powinny być najtroskliwiej brane pod uwagę (w odróżnieniu od rzucanych propozycji rozwiązań, których opracowanie będzie Twoim zadaniem i to w dalszej kolejności). Udokumentuj te szczegóły oraz pytania, które będzie można omówić na spotkaniu z udziałowcem.
Techniki przeglądu można spotkać także w kontekście egzaminów szkolnych (z języka ojczystego lub obcych) J. Zalecane jest dwukrotne przeglądanie tekstu:
Wykorzystanie szybkiego skanowania pozwoli na kolejne odsianie informacji nieistotnych i zaoszczędzi nieco cennego czasu.
Podczas rozmowy z udziałowcem przejrzyj wybrane szczegóły biznesowe i potwierdź ich wybór. Zadając pytania, dotrzyj do ukrytych szczegółów. Zdobyte informacje zapisz w formie wymagań.
Analiza dokumentów pozwala zebrać brakujące, doprecyzować istniejące lub odrzucić nieistotne wymagania pozyskane za pomocą innych technik. Dzięki opisywanemu tu podejściu do tego zadania istnieje określony cel, w jakim wykonujesz analizę i określony jest rodzaj informacji, jakich szukasz. Chwila zastanowienia (o której możesz zapomnieć) pozwala ograniczyć liczbę materiałów do tych rzeczywiście istotnych.
Przeglądanie materiałów może być jednak czasochłonne, a jeśli dokumenty nie zawierają aktualnych czy poprawnych informacji – wprowadzać w błąd. Analiza ograniczy się także tylko do perspektywy rzeczy istniejących i udokumentowanych, dlatego warto skorzystać jednocześnie z innych technik.
Źródła:
Jako strategiczny analityk biznesowy na pograniczu zarządzania i IT zapewniam, że projekty i działania w organizacji przynoszą wartość biznesową. Dostarczam kompetencji analitycznych managerom i zarządom z Polski, Niemiec i Szwajcarii przy tworzeniu strategii oraz wdrażaniu jej w kilkuset osobowej międzynarodowej organizacji.
Hania
A Ty jak radzisz sobie z przekopywaniem się przez stosy informacji?