Analiza dokumentów – jak znaleźć igłę w stogu siana?

Praktycznie każdy projekt stawia nas przed zadaniem przestudiowania dokumentów. Mogą to być zapytania ofertowe, dotychczasowe rozwiązania, notatki ze spotkań, biznesowe czy marketingowe plany, itp. W każdym źródle mogą czaić się ukryte życzenia dotyczące nowego rozwiązania. Jak przekopać się przez (elektroniczne) stosy papierów i wyłuskać z nich ważne informacje?

Analizę dokumentów wykonuje się w celu:

• uzupełnienia szczegółów zidentyfikowanych wymagań,
• uzupełnienia wymagań o te, które nie zostały wcześniej ujawnione,
• uzupełnienia wymagań wynikających z dotychczasowych rozwiązań (ich regułami biznesowymi, obiektami, ich atrybutami),
• uzupełnienia wymagań, których źródło (np. człowiek) nie jest dostępne w czasie ich pozyskiwania (dyrektor, który ma ważniejsze spotkania czy jedyny pracownik, który mógłby coś wyjaśnić, gdyby nie to, że zmienił firmę),
• odrzucenia wymagań, które, w świetle nowych informacji, okazują się nie być istotne.

Jest bardzo wiele potencjalnych źródeł informacji zawartych w dokumentach. BABOK [1] zalicza do nich: plany biznesowe, studia rynku, kontrakty, zapytania ofertowe, ustaleń dotyczących pracy, notatek, wytycznych, procedur, literaturę dotyczącą konkurencyjnych rozwiązań, publikacje przeglądów porównywalnych produktów, raporty błędów, propozycje zmian zgłaszane przez klientów czy specyfikacje istniejących systemów. Przykłady te można mnożyć, dodając chociażby wiadomości e-mail wymienione z klientami – bardzo bogate źródło (bardzo nieuporządkowanych) informacji.

 Jak szukać igły w stogu siana?

BABOK [1] proponuje sprawdzone podejście do tego zadania. Posiada ono trzy kroki:

• przygotowanie,
• przegląd dokumentów,
• potwierdzanie.

Przygotowanie

Zanim zdeterminowany siądziesz do cierpliwego przeglądania kartki po kartce, pliku po pliku, zastanów się przez chwilę, które dokumenty są istotne, dostępne i odpowiednie do analizy? To powinno odsiać część mniej ważnych źródeł.

Przegląd

Materiały, które pozostały po pierwszym odsianiu, przestudiuj i wyłów z nich istotne biznesowe szczegóły. W końcu to potrzeby biznesowe były powodem ustanowienia projektu (przynajmniej byłaby to najrozsądniejsza z przyczyn) i właśnie one powinny być najtroskliwiej brane pod uwagę (w odróżnieniu od rzucanych propozycji rozwiązań, których opracowanie będzie Twoim zadaniem i to w dalszej kolejności). Udokumentuj te szczegóły oraz pytania, które będzie można omówić na spotkaniu z udziałowcem.
Techniki przeglądu można spotkać także w kontekście egzaminów szkolnych (z języka ojczystego lub obcych) J. Zalecane jest dwukrotne przeglądanie tekstu:

• pierwsze – szybkie skanowanie – w celu wychwycenia zawartości, ogólnego sensu i słów kluczowych – pozwala ocenić jakiego rodzaju informacje zawiera tekst,
• drugie – szczegółowe odczytywanie ważnych szczegółów.

Wykorzystanie szybkiego skanowania pozwoli na kolejne odsianie informacji nieistotnych i zaoszczędzi nieco cennego czasu.

Potwierdzanie

Podczas rozmowy z udziałowcem przejrzyj wybrane szczegóły biznesowe i potwierdź ich wybór. Zadając pytania, dotrzyj do ukrytych szczegółów. Zdobyte informacje zapisz w formie wymagań.

 Dlaczego tak?

Analiza dokumentów pozwala zebrać brakujące, doprecyzować istniejące lub odrzucić nieistotne wymagania pozyskane za pomocą innych technik. Dzięki opisywanemu tu podejściu do tego zadania istnieje określony cel, w jakim wykonujesz analizę i określony jest rodzaj informacji, jakich szukasz. Chwila zastanowienia (o której możesz zapomnieć) pozwala ograniczyć liczbę materiałów do tych rzeczywiście istotnych.

Dlaczego nie?

Przeglądanie materiałów może być jednak czasochłonne, a jeśli dokumenty nie zawierają aktualnych czy poprawnych informacji – wprowadzać w błąd. Analiza ograniczy się także tylko do perspektywy rzeczy istniejących i udokumentowanych, dlatego warto skorzystać jednocześnie z innych technik.
 
Źródła:

1. International Institute of Business Analyst IIBA, A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge® (BABOK® Guide), Version 2.0, 2009.