Lessons Learned – jak działać lepiej?

Dobrze jest uczyć się na błędach. Można na cudzych, ale bardziej chyba zapadają nam w pamięć własne. Powtarzając jakiś proces, możesz go ciągle udoskonalać – wyciągając wnioski i wprowadzając zmiany. Analiza biznesowa? A może samo życie?

Po co i do czego?

Celem Lessons Learned jest zatrzymanie się i przemyślenie zakończonych projektów (procesów). Analizuje się przyczyny sukcesów, niepowodzenia i próbuje wysnuć wnioski na przyszłość, które zwiększą efektywność czy jakość.

Jak?

Zbieranie wniosków może odbywać się w dowolnej formie – spotkań, burzy mózgów, wywiadów, ankiet, raportów. Ważne, aby zostały uwzględnione wszystkie kluczowe osoby.

Możliwości [1]:

• Identyfikacja możliwości poprawy procesu
• Podnoszenie morali po trudnym okresie/projekcie

Zagrożenia [1]:

• oskarżanie i obwinianie innych (brak szansy na owocną dyskusję)
• niechęć do ujawniania problemów
• narzekanie i zaniechanie poprawy

Co rozpatrywać?

Szukając recept na poprawę, można zastanowić się nad następującymi kwestiami [1]:

• Aktywności analizy biznesowej
• Produkty analizy biznesowej
• Produkt końcowy
• Proces analizy biznesowej
• Automatyzacja i wykorzystane (oraz niewykorzystane) technologie
• Kierownicze obawy lub problemy
• Jak aktywa organizacyjne procesu wspomagały lub utrudniały analizę biznesową i wymagań
• Wydajność
• Niezgodności (przyczyny i ich znaczenie – mało istotne czy szczególnie znaczące)
• Akcje korygujące i zapobiegawcze (zalecane, zatwierdzone lub odrzucone i przedsięwzięte)

Wprowadzanie w życie

Świetnie! Masz już listę pomysłów na zmiany. Co dalej? Należy wprowadzić je w życie. Jednym ze sposobów może być wykorzystanie metody PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Przykłady z życia (NASA) wzięte

Jedna z jednostek NASA – Academy of Program and Project Leadership (APPL) opracowała interesujący sposób dzielenia się wiedzą wynikłą z prowadzenia projektów [2]. Zbierane od kierowników i członków zespołów projektowych krótkie historyjki publikowane były co dwa miesiące w magazynie dostępnym w organizacji oraz na stronach internetowych. Humorystyczne opowiadania cieszyły się bardzo dużym powodzeniem wśród pracowników, którzy nie raz sami w nich występowali. Przy okazji czytali oni o trudnościach i rozwiązaniach problemów wynikłych podczas realizacji projektów.

 Źródła:

1. International Institute of Business Analyst IIBA, A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge® (BABOK® Guide), Version 2.0, 2009.
2. Post T., Not All Lesson Learned Systems Are Created Equal . [on-line], Dostępne: http://www.theriac.org/DeskReference/viewDocument.php?id=73.