Jak ogarnąć mnóstwo procesów i dobrać poziom szczegółowości

5 listopada 2021

Nie wiesz jak ogarnąć, gdy procesów biznesowych jest wiele? Jak dobrać poziom szczegółowości? Jak zrobić dobrą dokumentację procesową, która zadowoli różne potrzeby odbiorców?

Nieważne, czy stosujesz BPMN, EventStorming, Value Stream Mapping. Każdy staje przed wyzwaniem – jak nie zakopać się w szczegółach? Jak zrozumieć całość? Jak dobrać poziom ogólności?

Z tego nagrania dowiesz się:

  • że prawdopodobnie zaczynasz analizę od końca (żeby nie powiedzieć od jakiej części ciała strony :)),
  • jak zrobić dobrze, a się nie narobić ponad potrzeby,
  • jak ocenić czy dobrze zamodelowałeś procesy.

Wszystko kryje się pod hasłem: P.O.D.A.J.

Poznaj akronim P.O.D.A.J. i już więcej nie czuj się zagubiony 🙂 Podaję rozwiązanie na jedną z Waszych najczęstszych bolączek. PODAJę rozwiązanie. A Ty PODAJ dalej ten materiał! 😉 i uratuj kolegów przed utonięciem w szczegółach.

Jak ogarnąć mnóstwo procesów

i dobrać poziom szczegółowości

Subskrybuj na YouTube

Wygraj kurs za darmo

Pod koniec nagrania zdradzam, o czym będzie w kursie poznania procesów biznesowych oprócz BPMN, EventStormingu i Value Stream Mappingu! Prawdziwe kombo! Zestaw full-wypas! Chcesz otrzymać go za darmo? Weź udział w konkursie (do 9.11). https://www.analizait.pl/2021/jak-dostarczyc-wartosc-biznesowa-systemem-it/

7 sposobów na szybsze modelowanie procesów – zapisz się na darmowe szkolenie

Na ukoronowanie serii o procesach biznesowych zapraszam Cię na bezpłatne szkolenie online, na którym poznasz 7 sposobów, by szybciej modelować procesy biznesowe. Zapisz się:

https://analizait.pl/analityczny/7-sposobow-na-szybsze-modelowanie-procesow/

Pobierz wersję PDF tego materiału

Wolisz czytać niż słuchać? Pobierz ten materiał w wersji PDF. Jak ogarnąć mnóstwo procesów i dobrać poziom szczegółowości

Jak ogarnąć mnóstwo procesów i dobrać poziom szczegółowości

Witaj w kolejnym odcinku z serii o poznawaniu procesów biznesowych. 

Pod materiałem numer 1 i 2 znalazło się mnóstwo komentarzy. Bardzo dziękuję Wam za liczne komentowanie i zaangażowanie. Pod pierwszym materiałem, gdzie mieliście dzielić się swoimi wrażeniami i przemyśleniami, znalazło się na ten moment ponad 100 komentarzy! Jesteście niesamowici, a Wasze historie są niezwykłe, polecam wszystkim się w nie wczytać. Pod materiałem numer 2 również znalazło się już sporo zgłoszeń osób, które zdecydowały się podzielić swoją historią i wziąć udział w konkursie. Bardzo dziękuję za tak liczny odbiór. 

Krok 1 – Pozbyliśmy się blokującego nas przekonania

W pierwszej części mówiliśmy o tym jak pozbyć się tego jednego najważniejszego blokującego przekonania, które powstrzymuje nas przed tym, żeby rozwijać się jako eksperci analizy biznesowej. Mam nadzieję, że podobał Ci się prezent i dzięki niemu przepracowałeś sobie to i inne blokujące Cię przekonania, które mogą powstrzymywać Cię przed tym, żebyś rozwijał się jako ekspert analizy biznesowej. 

Krok 2 – Wiesz już jak dostarczyć wartość biznesową systemem IT

W materiale nr 2 mówiliśmy o tym, w jaki sposób wykorzystać wiedzę o procesach biznesowych tak, by dostarczać rozwiązania wysokiej wartości biznesowej dla klienta. Żeby dostarczać takie systemy IT, które jak najlepiej odpowiedzą na potrzeby klienta. Tu wykorzystywaliśmy procesy biznesowe, żeby właściwie dobierać zakres i określać priorytety. Dzięki tej wiedzy możemy zatrzymać klienta tak, żeby kontynuował z nami współpracę, ale też żeby ta współpraca dawała mu jak największą wartość, żeby był jak najbardziej zadowolony.

Pora na krok 3 – W prostych 5 etapach ogarnij swoje procesy

W tym wideo dowiesz się:

– w jaki sposób ogarnąć mnóstwo procesów biznesowych;

– jak poradzić sobie w sytuacji, kiedy tych procesów masz bardzo dużo i nie wiesz jak spiąć całość;

– jak zobaczyć las spośród drzew, czyli spośród szczegółów, które widzisz dostrzec całość

– jak sobie radzić w sytuacji, kiedy na przykład pracujesz w korporacji, która ma mnóstwo procesów, ogromną ilość systemów; 

– jak właściwie dobierać poziom szczegółowości opisywania, analizowania procesów biznesowych;

– jak dobrze zrobić dokumentację, która będzie wysokiej jakości; 

– jak sobie radzić w sytuacji kiedy jeden zespół chciałbym mieć bardziej ogólnie, a drugi bardziej szczegółowo.

 

Mam dla Ciebie świetne i bardzo proste rozwiązanie, które w kilku krokach pozwoli Ci poradzić sobie z tymi sytuacjami.

Jeśli chcesz je poznać, czytaj do końca. Tam zaproszę Cię do kolejnego kroku – dowiesz się, w jaki sposób możesz zbudować swoją większą wiedzę i pewność, jeśli chodzi o pracę z procesami biznesowymi. 

Zapraszam do lektury!

PODAJę rozwiązanie na ogarnianie procesów

Obiecałam Ci, że w tej części poznasz bardzo konkretny sposób, jak w pięciu krokach poradzić sobie z sytuacją, w której nie wiesz jaki poziom szczegółowości dobrać, czy coś jest za bardzo szczegółowe, czy za mało szczegółowe. Jak zrobić dobrą dokumentację, dostosować się do różnych potrzeb różnych zespołów – Każdy chce czegoś innego i też Jak poradzić sobie w sytuacji kiedy jest tak dużo tego, że no nie wiesz aż gdzie zacząć, jak to ugryźć i z której strony spojrzeć na te procesy.

Pewnie myślisz: „No dobra, dobra, ale gadasz i gadasz, podaj w końcu rozwiązanie! Podaj sposób na to, jak sobie radzić z tymi procesami i z tak dużą ich ilością”. Miałam podać, więc podaję 😊 Moją odpowiedzią jest właśnie P.O.D.A.J.  

Akronim P.O.D.A.J. jest rozwiązaniem, które w pięciu krokach pozwoli nam ogarnąć procesy biznesowe. 

P jak PROBLEM – określ co chcesz osiągnąć

W pierwszej kolejności, jeśli chcesz zrobić dobrą dokumentację, odpowiadać na potrzeby, dobierać odpowiedni poziom procesów biznesowych, to musisz znać P jak problem. Musisz się dowiedzieć co Ty właściwie chcesz zrobić tymi procesami biznesowymi. Czy chcesz ogarnąć to, gdzie jesteś, jak wygląda całość, czy może chcesz sprawdzić czy masz kompletne wymagania. Być może chcesz pomóc zespołowi zobaczyć w jakim kontekście oni pracują i dobrać lepsze rozwiązania. Albo może chcesz na przykład zautomatyzować, zrobotyzować procesy albo je zoptymalizować? Najpierw określ problem przed jakim stoisz. To pozwoli nam się później odnosić, czy robisz dobrą pracę we właściwym kontekście, czy nie. Najpierw określ po co Ty to robisz, po co wykonujesz te procesy biznesowe.

O jak OGÓŁ – zrozum najogólniejszy proces

To jest taki typowy błąd, w jaki wpadają analitycy – od razu zaczynają modelować procesy. Każdy szczegół, który tylko przychodzi do głowy na temat procesu biznesowego, wrzucają na taki ogromny diagram, który się rozwija na całej ścianie. Po jakimś czasie w ogóle nie można się już w tym połapać. Jest to przerażające, ludzie którzy patrzą na te diagramy, są przerażeni. Spadają z krzeseł, przytłoczeni ilością informacji! Jak sobie z tym poradzić? Musisz tutaj dobrać ogół. Wejdź na wyższy poziom ogólności. Wyabstrahuj sobie na razie te szczegóły i zobacz jak wygląda proces end-to-end w takim najbardziej ogólnym, najprostszym ujęciu. Czyli jak wygląda od klienta do klienta. Zapisz to sobie w dosłownie kilku krokach – to pomoże nam poznać ogół. Dzięki temu będziesz wiedział gdzie jesteś i odnajdziesz się w przestrzeni i w swojej organizacji/organizacji klienta.

D jak DZIELENIE  – wydziel potrzebne Ci podprocesy

Jak już będziesz znał ogólny proces biznesowy, wydzielaj z niego. Twórz taką jakby strukturę drzewiastą. Jeśli z całego tego procesu nie interesuje Cię na przykład sprzedaż, a interesuje Cię na ten moment wytwarzanie albo magazynowanie, to wybieraj tylko ten fragment procesu biznesowego. I ten fragment sobie dziel na mniejsze procesy biznesowe. Jeśli z tych procesów znowu jakiś Cię interesuje bardziej, to znowu rozdziel go sobie. Podziel go na jeszcze drobniejszy proces biznesowy. Tym sposobem nie musisz ogarniać wszystkiego, modelować 1500 kroków różnych procesów, tylko wybierasz dokładnie to, co Cię interesuje. Struktura drzewiasta i dzielenie na warstwy, poziom abstrakcji i wybieranie tylko tych elementów, które są dla Ciebie najbardziej istotne. 

A jak ANALIZA – zamodeluj, przestudiuj, zoptymalizuj

Kiedy już wiesz co chcesz przedstawić w tym konkretnym momencie i w tym kontekście problemu, który sobie określiłeś, to wtedy już analizujesz. Czyli modelujemy, zastanawiamy się czy to jest optymalne, optymalizujemy, weryfikujemy, komunikujemy, robimy tutaj całą tę pracę. Zastanawiamy się też czy ten proces biznesowy może już istnieje gdzieś w firmie. Może ktoś go opisywał, może ktoś zahacza o tę pracę, którą my wykonaliśmy. Robimy to, by się nie rozjechać. Żeby te kropki zaczęły nam się łączyć i sklejać w całej firmie. Tu wykonujemy już tę właściwą pracę na konkretnym procesie, ale tylko tym wybranym, który nam jest w tym momencie potrzebny

J jak JAKOŚĆ – sprawdź czy osiągnąłeś, co chciałeś i usprawniaj

Często mamy mylne przekonanie, że jakość oznacza, że coś jest super, wysokiej jakości. Ale dla kogo? Ale do czego? Z definicji jakość powinna pokazywać w jakim stopniu dana rzecz odpowiada potrzebom, właściwym kryteriom odbiorcy. I to nie zawsze oznacza to samo. Każdy odbiorca może być inny i każdy cel odbiorcy też może być inny. Nie można powiedzieć, że proces biznesowy jest ogólnie np. właściwy. Bo pytanie dla kogo i dlaczego? Weźmy taki przykład – do sklepu wchodzi klientka i mówi: „chcę sobie kupić różowy rower”. Sprzedawca się śmieje pod nosem, bo co to w ogóle ma być. Przecież tamten drugi rower jest lepszy, a jest w innym kolorze. Ale to jest wymaganie i potrzeba klienta, jego ważne kryterium decyzyjne. Więc za każdym razem znowu odnosimy się – czy ten proces, czy ta praca, którą wykonaliśmy, ma odpowiednią jakość w stosunku do tych kryteriów, które ma nasz odbiorca? Jeśli modelowałeś dla biznesu, bo klienci chcieli coś zrozumieć, zobaczyć, zoptymalizować, to sprawdź teraz, czy to kryterium jakościowe zostało dla nich spełnione. Jeśli modelowałeś dla zespołu, żeby on coś ogólnie zrozumiał, to sprawdź, czy to, co zrobiłeś, pomaga osiągnąć ten cel. Jeśli chciałeś sobie sprawdzić czy masz kompletne wymagania, znowu – sprawdź czy ten proces, który masz, odpowiada na Twoje pytania, czy może jest za bardzo ogólny i potrzebujesz go uszczegółowić. Jakość odnosi się do konkretnych kryteriów konkretnych klientów, którzy mają konkretny cel. Mamy tutaj sprawdzenie jakości, a zapewnienia jakości już na przykład poprzez to, że mamy określony na początku problem.

PODAJ pomocną rękę sobie i kolegom

P.O.D.A.J. pomoże Ci przygotować takie procesy biznesowe, które będą świetnej jakości, będą na odpowiednim poziomie szczegółowości i będą dostosowane do różnych potrzeb różnych grup. W zależności od tego kto czego będzie potrzebował, będziesz sobie dobierał poziom szczegółowości czy perspektywę procesu. 

P.O.D.A.J. jako 

PROBLEM

OGÓŁ

DZIELENIE

ANALIZA

JAKOŚĆ 

Pamiętaj o tym za każdym razem, kiedy modelujesz procesy biznesowe. 

Mam nadzieję, że podoba Ci się ten akronim i P.O.D.A.J. pomoże Ci robić lepsze procesy biznesowe, ogarnąć się w wielu procesach i dobierać odpowiedni poziom szczegółowości nawet dla różnych potrzeb różnych odbiorców. 

 

Wygraj dostęp do kursu poznawania procesów za darmo!

Jeszcze zdążysz wziąć udział w konkursie! Do wygrania darmowy dostęp do kursu o poznawaniu procesów biznesowych

 

Jeśli chciałbyś dowiedzieć się:

  • więcej na temat pracy procesami – jak wykorzystywać Event Storming, BPMN, Value Stream Mapping, 
  • więcej na temat tego, jak modelować procesy, weryfikować, komunikować, optymalizować, jak wywozić wymagania z tych procesów,   
  • jaka jest, tak ogólnie, filozofia modelowania, jakie są dobre praktyki, jak radzić sobie z takimi brzegowymi przypadkami, sytuacjami szczególnymi,
  • jak analizować wpływ zmian w jednym procesie na inne, 
  • jakie stosować narzędzia, jakie wybierać schematy działań, czyli jak sobie to na start przygotować, 
  • jak ruszyć z nowym projektem i procesami biznesowymi, 
  • jak wdrażać analizę biznesową do firmy poprzez np. wykorzystanie procesów biznesowych, 
  • jak sobie radzić z trudnymi sytuacjami itd…

–  to wszystko będzie przedmiotem kursu, który przygotowuję na temat poznawania procesów biznesowych. Wszystkie te zagadnienia znajdą się w tym kursie.

Jeśli chciałbyś otrzymać dostęp do kursu za darmo, to śpiesz się, bo do 9.11.2021 r. możesz wziąć udział w konkursie. Jego szczegóły znajdziesz we wpisie na blogu do materiału nr 2  (znajdziesz go POD TYM LINKIEM). Aż 3 osoby otrzymują dostęp do tego kursu za darmo! Każdy ma takie same szanse, więc do dzieła.

Dołącz do darmowego szkolenia

Darmowe szkolenie online: 7 sposobów na to, jak szybciej modelować procesy biznesowe

 

Jeśli natomiast chciałbyś się dowiedzieć, w jaki sposób wszystkie te rzeczy, czyli na przykład schemat P.O.D.A.J. stosować szybciej, musisz koniecznie poznać mój kolejny materiał. Wkrótce przedstawię 7 sposobów na to, jak procesy biznesowe modelować szybciej. Tak, żeby szef nie marudził, że spędzasz nad tym za dużo czasu. Żebyś czuł się bardziej pewnie, bardziej swobodnie i żeby to sprawniej szło. Żeby nie zajmowało większości Twojego czasu, ale żeby faktycznie ta praca z procesami szła do przodu. 

Zapraszam Cię na darmowe szkolenie online, na którym przedstawię 7 sposobów na to, jak szybciej modelować procesy biznesowe. Tam poznasz na to bardzo konkretne sposoby, które możesz od razu wdrożyć do swojej pracy. Podczas tego szkolenia również zostanie rozstrzygnięty powyższy konkurs i dowiemy się kto dołączy do kursu poznawania procesów biznesowych za darmo.

Dzięki za zapoznanie się z całością materiału. Widzimy się na darmowym szkoleniu online. Przypominam, że należy się na nie zapisać, możesz to zrobić w tym miejscu

Do zobaczenia!

Cześć, jestem Hania.

Jako strategiczny analityk biznesowy na pograniczu zarządzania i IT zapewniam, że projekty i działania w organizacji przynoszą wartość biznesową. Dostarczam kompetencji analitycznych managerom i zarządom z Polski, Niemiec i Szwajcarii przy tworzeniu strategii oraz wdrażaniu jej w kilkuset osobowej międzynarodowej organizacji.

Komentarze - 2

  1. Alicja

    Właśnie od tygodnia pełnię rolę analityka procesów biznesowych i IT. Ukończyłam studia powiedzmy w tym kierunku jednak studia studiami, a praktyka praktyką. Czuję, że potrzebuję wiedzy, podstaw, których zabrakło mi na studiach (przeszliśmy od razu do modelowania bez rzetelnego wytłumaczenia m. in. notacji). Aktualnie zostalam wrzucona na projekt na gleboka wodę. Czuję lekki stres ale i fajne wyzwanie, któremu chciałabym bardzo podołać. Kurs przede wszystkim bardzo by mi się przydał aby uporządkować wiedzę w głowie, która mogę nazwać teraz jednym wielkim chaosem 😀
    Czemu ja? Od początku moich studiów śledze bloga, a kiedy dostałam pracę analityka śledze go jeszcze intensywniej. Bardzo lubię Twoje treści, ponieważ są po prostu „ludzkie” i to do mi się najbardziej podoba. Pełne zrozumienie tematu. Mam już podstawowa wiedzę, mam nawet już projekt, ale potrzebuje jednocześnie te wiedzę sobie uporządkować i odświeżyć, by ta pierwsza, prawdziwa analiza wyszla jak najlepiej! Co do motywacji, no cóż jest wielka. To moja pierwsza praca w tej branży i chce wypaść jak najlepiej 🙂

    1. Hania

      Dzięki Alicja! Żeby wciąć udział w konkursie, dodaj komentarz proszę pod wpisem „Jak dostarczyć wartość biznesową systemem IT”. Tam trwa konkurs.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Może zaciekawi Cię także:

www.analizait.pl by ProjectUP (C) 2020