Czy rozpoczynając nowe przedsięwzięcie wiesz z pewnością, że jest ono warte zachodu? Często rozpoczyna się projekty nie posiadając rzetelnego potwierdzenia, że będzie ono korzystne. Dziwne? Przygotuj uzasadnienie biznesowe i oceń, czy rzeczywiście warto podejmować trud i ponosić koszty.
Czym jest uzasadnienie biznesowe?
Z angielskiego znane jako Business Case. Pojawia się w BABOK w rozdziale dotyczącym analizy organizacji.
„Uzasadnienie działania organizacyjnego (projektu) obejmujące zwykle koszty, korzyści, ryzyka oraz terminy, względem którego weryfikowana jest ciągłość jego zasadności” [1]
W metodyce zarządzania projektami PRINCE2 jednym z pryncypiów (najważniejszych zasad) jest ciągła zgodność projektu z uzasadnieniem biznesowym. Oznacza to, że po pierwsze – musisz określić, czy podejmowane przedsięwzięcie jest korzystne dla organizacji. Po drugie – musi ono pozostawać korzystne w tracie całego projektu, a więc brać pod uwagę zmieniające się z czasem warunki. Czy to nie sensowne?
Okoliczności przygotowania
Oczywiście, uzasadnienie biznesowe powinno być przygotowane po wychwyceniu pomysłu na nowe przedsięwzięcie i przed rozpoczęciem prac zmierzających do jego realizacji. Zanim zaczniemy angażować zasoby, warto ocenić, czy jest to opłacalne. W jaki sposób? Według potrzeb i gustów. Być może będzie potrzebny dokument czy excel, może wystarczy prezentacja czy wpis do narzędzia zarządzania projektami. Od formy ważniejsze jest, aby taki proces myślowy i proces wnioskowania w ogólne nastąpił.
Wg BABOK do przygotowania uzasadnienia biznesowego potrzebujemy znajomości:
- założeń i ograniczeń,
- potrzeb biznesowych,
- zakresu rozwiązania,
- obaw udziałowców.
BABOK podpowiada także techniki przydatne przy przygotowaniu uzasadnienia biznesowego:
- szacowanie,
- metryki i KPI,
- analiza ryzyka,
- analiza SWOT,
- ocena dostawcy (choć wg innych źródeł, wybór dostawcy wykonuje się później).
Po przygotowaniu uzasadnienia, będziesz korzystać z niego przy wielu okazjach w projekcie – przygotowania do pozyskiwania wymagań, samego pozyskiwania, przydzielania priorytetów wymaganiom, ich weryfikowania, walidowania, całym zarządzaniu i komunikowaniu.
Aby całość zachować w ramach opłacalności i nie poświęcać zbyt dużo czasu na inicjatywy, które nigdy nie ujrzą światła dziennego, warto podzielić pracę na etapy – najpierw zarys, a następnie (jeśli wstępne szacunki pokazują uzasadnienie wysiłków w nowy projekt), rozszerzenie go i doprecyzowanie, by uzyskać bardziej dokładne i wiarygodne wyniki.
Wiadomo jednak, że nie ma rzeczy bardziej pewnej niż zmiana. Zatem dochodzące w trakcie realizacji nowe informacje, należy cały czas uwzględniać – ciągle weryfikować, czy nasz projekt jest nadal opłacalny. Jednak, aby zapobiec angażowania całego etatu tylko do celów trzymania pieczy nad tym uzasadnieniem, można wprowadzić okresowe przeglądy. Pod koniec etapu lub np. co 2 tygodnie, miesiąc (w zależności od długości trwania projektu).
Jak wygląda uzasadnienie biznesowe?
Zawartość wg BABOK:
- Korzyści,
- Koszty,
- Ocena ryzyka – w szczególności ryzyka dotyczące realizacji, techniczne, finansowe, związane ze zmianą biznesu i organizacji,
- Zarządzanie rezultatami – jakie będą koszty i korzyści oraz w jaki sposób zostaną ocenione.
Nieco więcej informacji na temat zawartości znajdujemy w PRINCE2. Podręcznik metodyki dostarcza szablonu uzasadnienia biznesowego w następującej postaci:
- Podsumowanie – najważniejsze wnioski dla kierownictwa (czas prezesa jest oczywiście cenny i ograniczony, więc ułatwmy sprawę)
- Powody podjęcia projektu – co skłoniło do zaproponowania projektu, odwołanie do celów organizacji, jej strategii; będzie to uniknięcie pewnego ryzyka, straty lub wykorzystanie nadarzającej się na rynku szansy
- Możliwe rozwiązania biznesowe – do zdefiniowanego problemu istnieje oczywiście więcej niż jedno rozwiązanie; aby zapewnić dobry wybór, warto porównać go z innymi dostępnymi opcjami. Domyślnie wychodzi się od 3 punktów:
- nie robić nic – brzmi zabawnie, jednak w niektórych sytuacjach może się okazać najbardziej korzystnym wyjściem; w pozostałych przypadkach będzie to świetny punkt odniesienia do oceny pozostałych rozwiązań
- ograniczyć się do minimum
- zrobić coś ponad minimum
- oczekiwane korzyści – spodziewane korzyści wpierające cele organizacji; będą stanowiły punkt odniesienia po wdrożeniu rozwiązania, czy spełnił oczekiwania
- przewidywane niepożądane skutki – rezultaty podejmowania działań postrzegane jako niekorzystne przez jednego lub więcej interesariuszy; niepożądane skutki należy wycenić i uwzględnić w bilansie korzyści i kosztów
- terminy – okres, w jakim będzie realizowany projekt oraz okres, w jakim będzie można spodziewać się korzyści
- koszty – podsumowanie kosztów projektów, przyszłych kosztów działalności operacyjnej i utrzymania produktów projektu oraz sposobów ich finansowania
- ocena inwestycji – zestawienie wszystkich korzyści i wszystkich kosztów; wykonanie przykładowo z wykorzystaniem technik takich jak rachunek przepływów pieniężnych, zwrot z inwestycji (ROI), wartość bieżąca netto (NPV), wewnętrzna stopa zwrotu (IRR), okres zwrotu (PP)
- główne ryzyka – zagrożenia i szanse (!), prawdopodobieństwo wystąpienia, możliwy skutek, plany zaradcze na wypadek zmaterializowania
Ostatecznym wynikiem uzasadnienia biznesowego przed rozpoczęciem realizacji przedsięwzięcia jest podjęcie decyzji, którą opcję wybrać, czy, jak bardzo i kiedy się opłaci dla organizacji. Zahacza o zarządzanie projektem, analizę finansową? Czyż to nie brzmi szalenie ciekawie? Mówiłam, że to fascynujący zawód 🙂
Jeśli intrygują Cię szczegóły przygotowania uzasadnienia biznesowego, IIBA Warsaw Poland Chapter zaprasza na seminarium „Building an effective Business Case„, które poprowadzi Georg Sifri – międzynarodowy ekspert i trener. Zapraszamy 20 października do Gdańska.
Źródła:
[1] „Prince2 – skuteczne zarządzanie projektami”, TSO, edycja 2009
[2] „Business Analysis Body of Knowledge Guide (BABOK)” v. 2.0
