Czy rozpoczynając nowe przedsięwzięcie wiesz z pewnością, że jest ono warte zachodu? Często rozpoczyna się projekty nie posiadając rzetelnego potwierdzenia, że będzie ono korzystne. Dziwne? Przygotuj uzasadnienie biznesowe i oceń, czy rzeczywiście warto podejmować trud i ponosić koszty.
Z angielskiego znane jako Business Case. Pojawia się w BABOK w rozdziale dotyczącym analizy organizacji.
“Uzasadnienie działania organizacyjnego (projektu) obejmujące zwykle koszty, korzyści, ryzyka oraz terminy, względem którego weryfikowana jest ciągłość jego zasadności” [1]
W metodyce zarządzania projektami PRINCE2 jednym z pryncypiów (najważniejszych zasad) jest ciągła zgodność projektu z uzasadnieniem biznesowym. Oznacza to, że po pierwsze – musisz określić, czy podejmowane przedsięwzięcie jest korzystne dla organizacji. Po drugie – musi ono pozostawać korzystne w tracie całego projektu, a więc brać pod uwagę zmieniające się z czasem warunki. Czy to nie sensowne?
Oczywiście, uzasadnienie biznesowe powinno być przygotowane po wychwyceniu pomysłu na nowe przedsięwzięcie i przed rozpoczęciem prac zmierzających do jego realizacji. Zanim zaczniemy angażować zasoby, warto ocenić, czy jest to opłacalne. W jaki sposób? Według potrzeb i gustów. Być może będzie potrzebny dokument czy excel, może wystarczy prezentacja czy wpis do narzędzia zarządzania projektami. Od formy ważniejsze jest, aby taki proces myślowy i proces wnioskowania w ogólne nastąpił.
Wg BABOK do przygotowania uzasadnienia biznesowego potrzebujemy znajomości:
BABOK podpowiada także techniki przydatne przy przygotowaniu uzasadnienia biznesowego:
Po przygotowaniu uzasadnienia, będziesz korzystać z niego przy wielu okazjach w projekcie – przygotowania do pozyskiwania wymagań, samego pozyskiwania, przydzielania priorytetów wymaganiom, ich weryfikowania, walidowania, całym zarządzaniu i komunikowaniu.
Aby całość zachować w ramach opłacalności i nie poświęcać zbyt dużo czasu na inicjatywy, które nigdy nie ujrzą światła dziennego, warto podzielić pracę na etapy – najpierw zarys, a następnie (jeśli wstępne szacunki pokazują uzasadnienie wysiłków w nowy projekt), rozszerzenie go i doprecyzowanie, by uzyskać bardziej dokładne i wiarygodne wyniki.
Wiadomo jednak, że nie ma rzeczy bardziej pewnej niż zmiana. Zatem dochodzące w trakcie realizacji nowe informacje, należy cały czas uwzględniać – ciągle weryfikować, czy nasz projekt jest nadal opłacalny. Jednak, aby zapobiec angażowania całego etatu tylko do celów trzymania pieczy nad tym uzasadnieniem, można wprowadzić okresowe przeglądy. Pod koniec etapu lub np. co 2 tygodnie, miesiąc (w zależności od długości trwania projektu).
Zawartość wg BABOK:
Nieco więcej informacji na temat zawartości znajdujemy w PRINCE2. Podręcznik metodyki dostarcza szablonu uzasadnienia biznesowego w następującej postaci:
Ostatecznym wynikiem uzasadnienia biznesowego przed rozpoczęciem realizacji przedsięwzięcia jest podjęcie decyzji, którą opcję wybrać, czy, jak bardzo i kiedy się opłaci dla organizacji. Zahacza o zarządzanie projektem, analizę finansową? Czyż to nie brzmi szalenie ciekawie? Mówiłam, że to fascynujący zawód 🙂
Jeśli intrygują Cię szczegóły przygotowania uzasadnienia biznesowego, IIBA Warsaw Poland Chapter zaprasza na seminarium “Building an effective Business Case“, które poprowadzi Georg Sifri – międzynarodowy ekspert i trener. Zapraszamy 20 października do Gdańska.
Źródła:
[1] “Prince2 – skuteczne zarządzanie projektami”, TSO, edycja 2009
[2] “Business Analysis Body of Knowledge Guide (BABOK)” v. 2.0
Jako strategiczny analityk biznesowy na pograniczu zarządzania i IT zapewniam, że projekty i działania w organizacji przynoszą wartość biznesową. Dostarczam kompetencji analitycznych managerom i zarządom z Polski, Niemiec i Szwajcarii przy tworzeniu strategii oraz wdrażaniu jej w kilkuset osobowej międzynarodowej organizacji.
