Przed Tobą spotkanie! Czy wiesz, jak się przygotować? Może idziesz na żywioł i liczysz, że „jakoś to będzie”? Szkoda, bo mógłbyś sprawić, że nikt nie zmarnuje czasu i wyjdziecie określonymi zadaniami do wykonania. Chcesz wiedzieć jak?
Określ cel
Jak często zdarza Ci się iść na spotkanie i nie wiedzieć dokładnie w jakim celu? Ja tego nie cierpię:) „Mamy spotkanie w sprawie projektu” – fajnie, ale o czym chcemy rozmawiać, z jakimi ustaleniami chcemy wyjść? Jeśli tego nie określisz, trudno o efektywne wykorzystanie czasu. Po prostu posiedzimy i sobie pogawędzimy.
Stwórz agendę
Kiedy już wiesz, jaki jest cel spotkania, przygotuj agendę – co po kolei musimy omówić, ustalić, żeby zrealizować swoje dążenie? Może być to lista punktów (może być z opisami czy rozwinięciem poszczególnych punktów). Dzięki temu jak dłoni widać, co przygotować do spotkania, kto będzie niezbędny w kolejnych częściach spotkania. Ile czasu będzie potrzebne? Dzięki agendzie również będziesz mógł to dokładniej określić.
Zgromadź potrzebnych ludzi
Dzięki agendzie zobaczysz, kogo będziesz potrzebował na spotkaniu. Zidentyfikuj wszystkie osoby, które dostarczą Ci informacji i odpowiedzi na wszystkie pytania, oraz tych, którzy będą niezbędni przy podejmowaniu decyzji. Więcej o kompletowaniu odpowiednich osób w projekcie znajdziesz tutaj – https://analizait.pl/2012/analiza-udzialowcow-nie-pomin-nikogo/.
Roześlij agendę
Dobrze poinformować osoby, z którymi się spotykasz, o czym będziecie rozmawiać. Ma to tę główną zaletę, że będą mogli się przygotować. Spróbuj, a będziesz wdzięczny nie słysząc „dowiem się za tydzień”, „muszę sprawdzić”, „zastanowimy się i prześlemy odpowiedź pocztą”, „pani Kasia jest na urlopie, a nikt inny nie wie”, „ja nie mogę tu decydować”. Przyjdą z materiałami, poinformowani, sami zauważą, jeśli kogoś brakuje w zaproszonych na spotkanie.
Prowadź spotkanie
Im mniej inicjatywy z Twojej strony, tym większa przestrzeń dla innych, którzy, być może, nie mają tak jasnego pojęcia co do celu spotkania czy planowanego przebiegu. Niektórzy chętnie udzielają informacji, ale bez kontroli można popłynąć w meandry rozmowy w niechcianych kierunkach.
Trzymaj się planu
Masz plan, więc się go trzymaj! Zauważyłeś kiedyś jak ludzie często przeskakują z tematu na temat? Przeprowadź kiedyś eksperyment – przeczytaj o strukturze rozmowy z książki Michała Bartzela „Oprogramowanie szyte na miarę. Jak rozmawiać z klientem, który nie wie, czego chce?” a potem idź na spotkanie i słuchaj. Wyobraźnia narysuje Ci strukturę (o czym mieliście rozmawiać), a na niej linię wyznaczającą faktyczną ścieżkę rozmowy. Zaskoczy Cię (i przerazi), jak skaczemy z tematu na temat, nie docierając do konkretów lub gubiąc sens w szczegółach. Pan Bartyzel podaje sposoby na trzymanie się szlaku, więc jest nadzieja:) I trzymaj się czasu! Jest wiele pilnych czy innych fascynujących rzeczy do robienia niż przesiadywanie na przeciągającym się z niedbalstwa spotkaniu.
Potwierdź
Możesz być najlepszym słuchaczem i robić najlepsze na świecie notatki, ale jeśli nie potwierdzasz swojego zrozumienia, może spotkać Cię niemiłe zaskoczenie. Ileż to razy przyjmujemy błędne założenia albo „rozumiemy się inaczej”? Zapytaj czy dobrze rozumiesz, parafrazuj. Podsumowuj kolejne części, powtórz wnioski. Jeśli nie możesz tego zrobić na miejscu, przygotuj notatkę i prześlij do zatwierdzenia. Pierwsze wyjście wydaje się bardziej efektywne (potwierdzenie mamy od razu, nie czekamy, o ile się doczekamy, na maila z potwierdzeniem). Notatka pozostaje jednak śladem po rozmowie w razie ewentualnych późniejszych sporów („ja tak nigdy nie twierdziłem!”, „wcale tego nie zatwierdzaliśmy!”).
Podsumuj
Zanim wyjdziesz ze spotkania zadowolony, że nieźle wam poszło, chwila! Co dalej? Może trzeba coś sprawdzić, wysłać, zatwierdzić, przygotować? Spisz listę zadań. Koniecznie przydziel osobę odpowiedzialną (inaczej nikt tego nie ruszy) oraz termin wykonania (bo zestarzejesz się w oczekiwaniu).
Tak, teraz możesz już być zadowolony! Twoje spotkanie miało sens i posunęło projekt do przodu.
