W tym artykule dzielę się refleksjami po nagraniu Zbigniewa Misiaka, autora książki Practical Business Process Modeling and Analysis.
To już kolejny odcinek z serii odpowiedzi na pytania społeczności analiza IT. Tym razem Zbigniew opowiada o tym, jakie korzyści przynosi tworzenie własnej, dedykowanej architektury procesów – zamiast korzystania z gotowych frameworków czy wzorców.
Dlaczego własna architektura procesów jest kluczowa dla organizacji
Kiedy słyszymy „stwórz własną architekturę procesów”, często pierwsza myśl brzmi: po co, skoro są gotowe modele, np. APQC PCF?
I faktycznie, korzystanie z gotowych bibliotek procesów ma sens. Ale jak mówi Zbigniew, zbudowanie własnej architektury daje coś, czego nie kupimy w żadnym frameworku: poczucie współtworzenia i zaangażowania.
To trochę jak z meblami z IKEA. Możesz kupić coś gotowego, a możesz poświęcić chwilę, skręcić samodzielnie i czuć dumę, że „to moje”. W procesach działa dokładnie ten sam mechanizm. Im bardziej ludzie są zaangażowani w ich tworzenie, tym bardziej czują, że to ich system, ich sposób działania.
Efekt IKEA w architekturze procesów. Jak budować zaangażowanie zespołów?
Zbigniew nazywa to zjawisko „efektem IKEA” i trudno się z nim nie zgodzić. Jeśli ktoś nam „z góry” przyniesie pięknie zaprojektowaną architekturę procesów, ale bez naszego udziału, to choćby była idealna – nie stanie się nasza.
Tymczasem, gdy proces powstaje w rozmowach, warsztatach, wymianie doświadczeń, to nawet jeśli nie wszystko będzie idealnie proste i równe, jest w tym autentyczność i zrozumienie.mA to właśnie buduje akceptację i gotowość do pracy z architekturą na co dzień.
Architektura procesów jako narzędzie zarządzania, a nie statyczny dokument
Często traktujemy architekturę procesów jak ładny plik w repozytorium – coś, co raz powstało i można odhaczyć. A przecież to ma być narzędzie, które żyje razem z organizacją: pomaga w podejmowaniu decyzji, w analizie, w wyborze procesów do automatyzacji czy usprawnień.
Jak podkreśla Zbigniew, to działa tylko wtedy, gdy ludzie rozumieją, skąd się wzięły te procesy, kto je nazwał i dlaczego tak wyglądają. Bez tego nawet najlepszy model pozostanie… slajdem w PowerPoincie.
Warsztaty nad architekturą procesów – przestrzeń do rozmowy i zrozumienia
Jednym z najciekawszych wątków w tym nagraniu było to, jak wiele dzieje się podczas samych warsztatów nad architekturą. Zbigniew mówi, że często dopiero wtedy osoby z różnych działów po raz pierwszy wspólnie rozmawiają o tym, jak naprawdę działa proces. Ludzie zaczynają patrzeć szerzej, nie tylko z perspektywy swojego zespołu, ale całej organizacji.
I nawet jeśli efekt końcowy nie jest „najpiękniejszą architekturą świata”, to i tak warto. Bo zostaje coś ważniejszego: zrozumienie, wspólny język i kanał komunikacji.
Iteracyjne doskonalenie architektury procesów. Jak utrzymać rozwój?
Architektura procesów nie jest rzeźbą z marmuru – to żywy organizm, który można i trzeba ulepszać. Nie chodzi o to, żeby od razu stworzyć perfekcyjny model, ale żeby mieć narzędzie do myślenia o tym, jak działamy jako organizacja. Bo jeśli ludzie czują, że mają w tym swój udział, że to też ich pomysł wtedy łatwiej utrzymać kierunek i rozwijać się wspólnie.
Czynnik ludzki w procesach
To nagranie i ten artykuł przypominają mi, jak bardzo w analizie liczy się ludzki czynnik.
Procesy, architektury, narzędzia, to wszystko jest ważne. Ale dopiero kiedy dodamy do tego rozmowę, współpracę i poczucie współodpowiedzialności, zaczyna się prawdziwa zmiana.
Jeśli ten temat Cię poruszył i chcesz pogłębić swoje analityczne umiejętności w praktyce, dołącz do społeczności BA Circle – miejsca, gdzie wiedza spotyka się z doświadczeniem, a analiza staje się zespołowym wyzwaniem, nie samotnym biegiem.
FAQ: najczęściej zadawane pytania o architekturę procesów
- Czym jest architektura procesów?
Architektura procesów to uporządkowany model, który pokazuje, jak działają kluczowe procesy w organizacji, jak są ze sobą powiązane i jak wspierają cele biznesowe. To mapa, która pomaga zrozumieć, jak naprawdę „płynie” praca w firmie. - Dlaczego warto tworzyć własną, dedykowaną architekturę procesów?
Bo każda organizacja działa inaczej. Gotowe modele (np. APQC PCF) są świetnym punktem odniesienia, ale własna architektura procesów uwzględnia specyfikę firmy, kulturę i sposób pracy zespołów. Daje też większe zaangażowanie ludzi, którzy ją współtworzą. - Czym jest efekt IKEA w kontekście procesów biznesowych?
Efekt IKEA to zjawisko psychologiczne – ludzie bardziej cenią rzeczy, które współtworzą. W kontekście procesów oznacza to, że zespoły chętniej korzystają z architektury, w której tworzenie były zaangażowane. - Jak angażować zespół w budowę architektury procesów?
Najlepiej poprzez warsztaty, rozmowy i wspólne modelowanie. To moment, w którym ludzie z różnych działów mogą wymienić perspektywy i wspólnie ustalić, jak naprawdę wygląda proces. - Czy architektura procesów może się zmieniać?
Tak, powinna! Dobrze zaprojektowana architektura procesów jest iteracyjna. Ewoluuje wraz z organizacją, nowymi technologiami i doświadczeniem zespołu.
