Modelowanie procesów w notacji BPMN 2.0 – dlaczego warto

Ważnym elementem pracy analityka biznesowego jest zrozumienie tego jak aktualnie wyglądają procesy organizacji oraz zaprojektowanie rozwiązań, które zapewnią lepsze działanie procesów. Procesy często są jednak bardzo złożone i w swojej analizie musimy uwzględnić wiele aspektów.

 

Posługując się modelem 5W1H znanym też jako metoda Kiplinga (ang. who, what, when, where, why, how), możemy powiedzieć, że uzyskanie odpowiedzi na poniższe pytania zapewni nam lepsze zrozumienie natury procesu:

kto — kto jest zaangażowany w proces, kto odpowiada za wykonanie poszczególnych elementów procesu;

co — co jest przetwarzane w ramach danego procesu (produkty, dokumenty, dane);

kiedy — co musi się stać, aby proces się rozpoczął; czy w procesie coś ma się dziać w określonych momentach lub okolicznościach; kiedy proces się kończy;

gdzie — w jakich lokalizacjach lub systemach informatycznych proces jest wykonywany;

dlaczego — po co proces jest wykonywany, jaką wartość ma stworzyć dla odbiorców zewnętrznych oraz dla samej organizacji, które kroki wnoszą wartość, a które nie;

jak — jaka praca jest do wykonania w ramach procesu, czy są elementy bardziej złożone, ile kroków ma proces, jakie są zależności między elementami modelu (np. jakie są możliwe ścieżki wykonania procesu), co dokładnie ma się dziać w ramach poszczególnych kroków procesu i jak dana praca jest realizowana, jakie wytyczne nam przyświecają

 

Naturalnie przy okazji analizowania procesu powinniśmy być też świadomi nie tylko tego jak wygląda całość procesu, ale też jak wyglądają powiązania między naszym procesem a innymi procesami, aby uniknąć sytuacji, że proponujemy zmianę, która będzie korzystna z punktu widzenia analizowanego procesu, ale już nie dla całej organizacji.

 

Jest to dosyć dużo informacji, które muszą być przedstawione w odpowiedniej formie wybranym interesariuszom tak, aby zapewnić, że wszystkie zaangażowane strony rozumieją proces w ten sam sposób. Aby zapewnić sprawną komunikację w takiej sytuacji dobrze jest korzystać z jednej strony z prostych w odbiorze modeli graficznych, które pomagają szybciej przekazać wiedzę, z drugiej jednak strony używać standardów, aby zredukować ryzyko pomyłki.

 

Istnieje wiele podejść do graficznego modelowania procesów oraz wiele standardów, ale aktualnie najpopularniejszym sposobem modelowania procesów biznesowych jest standard BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) utrzymywany przez Object Management Group, która odpowiada też za UML.

 

BPMN jest wspierany przez ponad 100 różnych narzędzi informatycznych służących do modelowania procesów, analizy (w tym narzędzi CASE/MBSE), optymalizacji z wykorzystaniem mechanizmów symulacji oraz naturalnie do automatyzacji procesów.

 

Dokument standardu BPMN liczy sobie ponad 500 stron (mniej więcej połowę objętości „Przeminęło z wiatrem”) i opisuje kilkadziesiąt różnych kształtów, ale dobra wiadomość jest taka, że do sprawnej komunikacji z innymi nie musimy korzystać z tych wszystkich elementów ani czytać całej specyfikacji. Nie wszystkie kształty występujące w BPMN są bowiem tak samo popularne, więc naukę można zacząć od poznania tych najważniejszych.

Na ilustracji powyżej widzimy następujące elementy notacji

1) Baseny i tory

2)Zdarzenia

3)Zadania

4)Podprocesy

5)Bramki

Baseny reprezentują uczestników procesu. Zazwyczaj basen (element 1a na ilustracji) jest dzielony na tory (1c), które mogą reprezentować np. departamenty lub zespoły w ramach organizacji zaangażowane w wykonanie poszczególnych kroków procesu. Można jednak stosować baseny zwinięte (1b), które pokazują uczestników takich jak klienci lub partnerzy biznesowi dla których nie chcemy lub nie możemy opisać szczegółów wykonywanej przez nich pracy.

Zdarzenia pozwalają nam opisać zakres procesu. Są one zawsze pokazywane jako kółka różniące się rodzajem obwódki: zdarzenia początkowe (2a) reprezentujące to, co powoduje, że proces się zaczyna mają pojedynczą cienką obwódkę, a zdarzenia końcowe (2b) reprezentujące produkt lub wynik procesu mają pojedynczą grubą obwódkę. W BPMN występują też zdarzenia pośrednie, które mają podwójną obwódkę narysowaną cienką linią.

Kluczowym aspektem analizy procesu jest ustalenie jaka praca jest wykonywana w procesie. W BPMN takie kroki procesu (tzw. aktywności) są zawsze pokazywane jako prostokąty z zaokrąglonymi rogami. Kroki procesu, które nie wymagają dalszej dekompozycji to tzw. zadania (3), a te, które są (albo mogłyby być) rozpisane w powiązanych modelach pokazujących szczegółowo co się dzieje w tym kroku to podprocesy (4).

Procesy bardzo rzadko są prostymi sekwencjami następujących po sobie aktywności. Dlatego aby móc rozdzielać proces na różne ścieżki oraz łączyć te ścieżki, korzystamy bramek (5), które w BPMN zawsze są pokazywane jako romby.

Istnieje wiele rodzajów bramek, które możemy rozróżnić po symbolach znajdujących się w środku jednak najczęściej w praktyce spotyka się bramkę wykluczającą (czasami nazywaną też bramką XOR).

Skoro już wspomnieliśmy o sekwencjach – ważnym elementem notacji BPMN są strzałki, które łączą ze sobą elementy diagramu. Najważniejsza z nich to przepływ sekwencji (element A na drugiej ilustracji), który łączy ze sobą zdarzenia, bramki, zadania i podprocesy będące elementami przepływu procesu.

Warto zapamiętać, że proces płynie w ramach konkretnego basenu i może przechodzić między różnymi torami: od zdarzenia początkowego przez różne aktywności i bramki aż do zdarzenia końcowego, zawsze po strzałce przepływu sekwencji (bez „luk” i „przeskoków”).

Do celów analizy tego jak nasz proces wymienia informacje z otoczeniem korzystamy z przepływu komunikatu (B), który zawsze przepływa między basenami, nigdy wewnątrz jednego basenu. Różne rodzaje strzałek różnią się od siebie liniami oraz grotami. Przepływ sekwencji jest narysowany linią ciągłą, a przepływ komunikatu linią przerywaną.

Oprócz tych, najważniejszych elementów notacji, BPMN ma też szereg innych obiektów, które można wykorzystywać, choć nie jest to konieczne. Przykładowo, jeśli chcemy dodać do naszego diagramu dodatkowe informacje (np. pomysł na optymalizację) możemy to zrobić poprzez adnotację tekstową (6a), którą można przyczepić do któregoś z elementów procesu przez asocjację (C). Jeśli chcemy zaznaczyć, że pewne elementy procesu mają ze sobą coś wspólnego (np. mogą być razem zautomatyzowane), to możemy je umieścić w ramach jednej grupy (6b).

BPMN pozwala jednak opisać nie tylko to jak przepływa proces oraz kto jest odpowiedzialny za dany krok. Możliwe jest też uwzględnienie tego jakie dane występują w procesie, jak przepływają między poszczególnymi krokami oraz w jaki sposób są przechowywane. Dane wykorzystywane w procesie reprezentują obiekty danych (7a), pokazywane jako kartka z zagiętym rogiem. Do pokazywania tego jak dane przepływają korzystamy z asocjacji danych (D), a magazyny danych (7b) pozwalają nam oznaczyć miejsca, w których dane są przechowywane (np. systemy informatyczne).

Jeśli ten wpis Cię zainteresował i chcesz poznać BPMN lepiej, aby dodać ten sposób opisywania procesów do swojego zestawu narzędzi pracy analityka biznesowego zapraszam do zakupu książki „Modelowanie procesów biznesowych. BPMN 2.0 od podstaw” (https://onepress.pl/ksiazki/modelowanie-procesow-biznesowych-bpmn-2-0-od-podstaw-zbigniew-misiak,moprbi.htm), której patronem medialnym jest Analiza IT.

 

Artykuł napisał: Zbigniew Misiak

Zbuduj fundamenty pracy marzeń jako analityk

Dołącz do 6000 analityków i otrzymaj PDF ze wskazówkami.
Poznaj też serię innych bezpłatnych materiałów i aktualizacje o bieżących projektach

Cześć, jestem Hania.

Jako strategiczny analityk biznesowy na pograniczu zarządzania i IT zapewniam, że projekty i działania w organizacji przynoszą wartość biznesową. Dostarczam kompetencji analitycznych managerom i zarządom z Polski, Niemiec i Szwajcarii przy tworzeniu strategii oraz wdrażaniu jej w kilkuset osobowej międzynarodowej organizacji.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Shopping Cart