Czy IT to mafia wyłudzająca kasę z Twojej firmy?

Usłyszałam od osoby, która rozmawia z tysiącami przedsiębiorców, że największy problem firm w związku z IT, to: “Czy oni robią mnie w konia i ściągąją o wiele więcej kasy niż potrzeba?”. Zszokowało mnie to! Serio? No, ale OK. Podejmijmy temat. Masz ten problem? Jak się bronić, gdy nie znasz się na IT, a potrzebujesz go w swojej firmie? Poznaj 7 powodów, dla których IT kosztuje Cię tak dużo i dowiedz się co z tym zrobić.

Jestem przedsiębiorcą i informatykiem. Dlatego doskonale rozumiem Twoje obawy, a jednocześnie dobrze znam środowisko IT, z którego wyrosłam. Z programowania przeszłam do analizy biznesowej, gdzie dbam o wartość systemów IT dla firmy. Od 2018 roku w Lufthansa Systems opracowuję i wdrażam strategię, która opiera się o narzędzia informatyczne i produkty cyfrowe. Łączę obie perspektywy. Dziś się z Tobą nimi podzielę i spróbujemy coś zaradzić.

Czy ludzie z IT chcą Cię wyrolować na kasę?

Zapraszam Cię do sprawdzenia 7 możliwych powodów Twojej sytuacji. Sprawdź który z nich dotyczy Ciebie i co możesz z tym zrobić.

Powód 1: Wykorzystują Cię

Pewnie dogadali się z dostawcami na kolosalne kwoty i żerują na Twojej niewiedzy. Nie jesteś w stanie kontrolować czy Cię nie oszukują. Nie znasz się na tym. Jesteś zdany na ich zagrywki. Jedyne co wiesz, to że z konta schodzą ogromne kwoty, które irytują, a czasem wzbudzają obawy. Zaprotestujesz i co? Wywalą w kosmos całe IT, an którym stoi Twoja firma? Obdarzasz ich zaufaniem. Spoczywa na nich ważna część biznesu. Czy to wykorzystują?

Na pewno tak. Pewnie znajdzie się na świecie niejedna osoba z takim planem. Jednak to mały odsetek, a może promil. To, że możesz łatwo to sobie wyobrazić, albo nawet kolega też tak ma, to nie znaczy, że to obiektywnie częste zjawisko (znany błąd myślenia wg noblisty – heurystyka dostępności).

Co możesz zrobić?

Obserwując wyzwania kolegów z IT, przypuszczam, że o wiele częściej problem leży gdzie indziej niż po prostu chęci oszukania.

Powód 2: Nie wiedzą o co Ci chodzi

“Nie tłumacz złą wolą tego, co można wytłumaczyć brakiem wiedzy albo zmęczeniem”. Miłosz Brzeziński

Niby każdy człowiek rozumie, że firma działa po to, żeby przynosić pieniądze. Jednak większość nie ma pojęcia na jakich zasadach te pieniądze się generują, po co i co z nimi się dzieje. Niby wiedzą, że jest jakaś sprzedaż, produkty, klienci, ale mechanizmy te zostają odległe i niezrozumiałe. Choć wielu wydaje się, że z łatwością poprowadziliby tę firmę lepiej od Ciebie. 😉

Nie każdy rozumie, że firma ma misję i ambitne marzenia. Nie każdy człowiek też takie ma. Trudno wtedy o empatię. Opowieści o celach to dla twardo stąpających po kodzie ludzi często “korpobullshit”. 

Największym wyzwaniem kilku ostatnich lat mojej pracy jest wskazywanie różnicy pomiędzy wynikiem (napisałem kod), a rezultatem i korzyścią dla firmy czy klienta. Myślę, że to największy problem IT. Po prostu wiele osób nie widzi różnicy. Przytaczam przykład, że mogą zrobić system IT, po wdrożeniu którego nie jest lepiej, ale gorzej w firmie! Niektórym nie mieści się w głowie co to znaczy. „Jak dobry kod może nie dawać korzyści?”

Wiem kiedy się to zaczęło. Na uczelni. W kursach czy szkoleniach, kiedy stykają się z programowaniem i uczą zawodu. Przez te wszystkie lata uczyli nas, że sukcesem jest to, że działa. Działa – zaliczone. Działa – to dobrze. Działa – wykonałeś zadanie. W ten sposób branża IT zalicza projekty, kończy studia, zdobywa pracę. 

A potem nagle przychodzi jakiś typ w koszuli (nie flanelowej w kratę, więc nie nasz) i mówi, że coś jest nie tak. “Przecież działa! Głupek jeden. Ciągle zmienia zdanie. Nie wie, czego chce.”. Jeśli powiedziałeś czego chcesz, a oni to zrobili i działa, a jesteś niezadowolony, to jesteś jakiś nienormalny. Świat, który ukształtował branżę IT opiera się na fundamentach “u mnie działa”. A Ty zachowujesz się nieracjonalnie.

Co możesz z tym zrobić?

Jeśli denerwują Cię koszty, niech to stanie się najważniejszym ograniczeniem, które wspólnie rozpracujecie szukając kompromisu między efektem a sposobem.

 

Powód 3: Zamawiasz wodotryski

Tyle razy to widziałam. Człowiek się dziwi, że IT tyle kosztuje. Ale kiedy zajrzę przez ramię, co zamówił, to łapię się za głowę. To jakby człowiek wszedł do software house i poczuł się jak dziecko w sklepie z cukierkami. Albo babka w ulubionym sklepie z ciuchami. Albo facet w salonie samochodowym, kiedy z zamiaru kupienia modelu ekonomicznego robi się model fajniejszy daleki od pakietu podstawowego. Wezmę jeszcze to. I to. I to.

Tylko po co Ci to? 

Robimy armatę na muchę. Większość zakresu aplikacji wcale nie prowadzi Cię do celu. “No, ale skoro już rozmawiamy, to fajnie byłoby zrobić jeszcze to…” Co nie? No pewnie, że byłby fajny. Ale wszystko kosztuje.

Wysoko wykwalifikowani eksperci IT drogo kosztują. Jeśli nie weźmiesz sobie tego głęboko do serca i nie skupisz na priorytetach – celu i podstawowym zakresie do niego prowadzącym, to będzie drogo. 

Że będzie drogo, to pół biedy. Najczęściej będzie drogo i bez sensu! Bo okazuje się, że z tego całego koszyka zamówienia, część jest totalnie od czapy. Samo życie w IT. Na moje oko nadmiar funkcjonalności, które nie są Ci potrzebne sięga kilkudziesięciu procent, nawet 95%. Bywa też, że cały projekt jest bez sensu, bo opiera się na tym, że “będzie fajnie”, albo “oni też mają”.

Co możesz zrobić?

Powód 4: Masz ambitnych ludzi

W IT funkcjonuje nieco kąśliwe pojęcie Conference Driven Development. Mówi o sytuacji, kiedy rozwój oprogramowania sterowany jest zasłyszanymi na konferencjach nowinkami technicznymi lub metodologicznymi. Ludzie usłyszą o trendach i chcą je wprowadzać do firmy.

Czy to dobrze? Z jednej strony dobrze. Oznacza to, że masz ludzi, którzy:

  1. interesują się branżą, a nie zakopali się w kącie czekając na emeryturę, 
  2. mają odwagę i chęci forsować zmiany w firmie,
  3. troszczą się (poza swoim rozwojem) również o Twoją firmę (bo inaczej daliby jej zgnić ze starymi rozwiązaniami).

Z drugiej jednak strony, nowości nie oznaczają zawsze i jednoznacznie dobrych rezultatów dla firmy. Dlaczego?

Ale teraz najważniejsze. Jeśli nie stawiasz granic i nie masz wymagań co do ram przyzwoitego zarządzania kwestiami technicznymi, to ludzie od IT mogą nawet nie wiedzieć, że coś jest dla Ciebie nie tak i być przekonani, że robią świetną robotę, bo technologicznie wprowadzają Twoją firmę w XXI wiek.

Ludzie z IT denerwują się czasem, bo słyszą “Nie, bo nie”. Nie róbcie usprawnień, bo nie. Albo “za dużo pieniędzy, za długo”. Czują, że chodzi o kasę, ale nie rozumieją dlaczego. Jakby zarządzał jakiś imbecyl! Może mieć lepiej, a decyduje mieć gorzej, bo się nie opłaca. “Zróbcie szybko obejście na gazomierzu, a potem zrobimy porządnie.” Tylko to potem nigdy nie nadchodzi w doświadczeniu wielu ludzi z IT. Myślą, że lecisz na kasę i masz gdzieś jakość, a oni chcieliby na straży tej jakości stać. I to walczą. Czy to źle? Nie. Ale brakuje tu merytorycznej dyskusji, kontekstu, wyjaśnienia konsekwencji, wyznaczania ram. “Moglibyśmy zrobić to lepiej, jeśli zostałyby spełnione warunki A, B, C.”. Niech to rozpracują. Albo niech pomoże im ktoś, kto jedną nogą stoi w biznesie a drugą w IT.

A zatem – co możesz zrobić, kiedy masz ambitnych ludzi?

Powód 5: Nieefektywnie pracują

IT może być drogie nie dlatego, że godzina drogo kosztuje. Ale dlatego, że te godziny lecą bez sensu. I nie mówię nawet o braku morale i obijaniu się.

Spotkałam projekt, na który poszedł milion złotych. Okazało się, że ten sam efekt osiągnęlibyśmy aplikacją, która już była w firmie. Za darmo. Wartość, którą wygenerowaliśmy to 0 zł. Wstyd. Jednak sytuacja ta pokazuje, że nie włożoną pracą mierzymy efekt, ale… efektem. Brak efektywności bierze się z braku zdefiniowanego rezultatu. Braku planowania pod rezultat. Czas i kasa leci, ale efektu nie ma. Nie jest sztuką posadzić programistów, kazać im coś robić i patrzeć jak pieniądze lecą szerokim strumieniem w studnię bez dna. Sztuką jest przemyśleć i zaprojektować rozwiązanie, które da rezultat firmie.

Nie wiedząc o co walczą, ludzie skupiają się na niewłaściwych rzeczach. Nie znając zamierzonego efektu, albo nie potrafiąc przełożyć go na swoją pracę, ich czas zajmuje doprowadzenie do sytuacji, żeby COŚ wyprodukować, żeby to działało. Sami domyślają się kryteriów tego, że jest dobrze. A one mogą być inne niż Twoje.

Co możesz zrobić, gdy ludzie nieefektywnie pracują?

Powód 6: Brakuje kompetencji

39% inicjatyw IT prowadzonych w najbardziej nowoczesnym podejściu kończy się sukcesem. Wdrażane są na czas i w budżecie. A co z pozostałymi 61%? Trawią je typowe branżowe problemy, z których najpoważniejszymi są: za duża skala projektu (dlatego zachęcam ponownie do priorytetyzowania i dzielenia na mniejsze) i moje ulubione – niskie kompetencje.

Spotkałam zaangażowany zespół, który bardzo chciał dostarczyć rozwiązanie. Pracowali nad tym jak potrafili. Zebrali 1500 wymagań. I utknęli. Spocili się, zmęczyli i przyszli po radę. Okazało się, że nie mając kompetencji analitycznych w zespole wykonali mnóstwo nadmiarowej pracy. Po usłyszeniu jak wygląda właściwa analiza stwierdzili, że cały zespół zmarnował pół roku pracy. Czyli jakieś 700 000 zł.

Później popełnili inni błąd. Pominęli bardzo ważnego interesariusza i jego kluczowe wymaganie. Ostatecznie rozwiązanie nie zostało zaakceptowane. Zmarnowali kolejne pół roku pracy całego zespołu. Kolejne 700 000 zł. Kogo stać, żeby nie mieć kompetencji? 

Najczęstszy powód niepowiedzenia projektów to problemy z wymaganiami – nieodkrytymi, niesprecyzowanymi, nadmiarowymi. Bo fajnie, że zrobisz rozwiązanie. I działa. Ale to nie jest to rozwiązanie, które ktoś zamówił, które miało przynieść zamierzony efekt.

Co możesz zrobić, kiedy brakuje kompetencji?

Powód 7: Nie wyznaczasz granic

Jak do tego doszło, że koszty IT idą bezsensownie w setki tysięcy czy grube miliony, a Ty na to pozwalasz? Serio mówię. Zacznijmy od Ciebie.

Każda inwestycja na jakimś etapie przechodzi przez decyzję – idziemy w to, czy nie? Kto podejmuje decyzje, że koszty są akceptowane? Ty. Jeśli zarządzasz firmą, to albo ta decyzja jest ostatecznie u Ciebie albo delegujesz ją komuś, za kogo też odpowiadasz.

Gdzie byłeś, kiedy projekty przechodziły? Gdzie byłeś, kiedy co rok, kwartał, miesiąc koszty rosły, albo zostawały na tym samym poziomie nie generując wartości?

Często ludzie z IT nie przejmują się kasą. Nie dlatego, że nie szanują jej czy Ciebie. Po prostu uważają, że to nie jest w zakresie ich obowiązków, nie znają się na tym i jest ktoś, kto za to odpowiada. Jakiś product owner, jakiś kierownik, jakiś manager. Kogo uczyniłeś odpowiedzialnym za ten aspekt? Czy egzekwujesz tę odpowiedzialność? Czy interesujesz się rezultatami? Na przeglądach, podsumowaniach. 

Ciekawy cytat z jednego ze starych polskich filmów.

Wymagasz danych? Czy akceptujesz odczucia, że chyba mniej więcej jest OK? Co robisz, kiedy dane wychodzą poza granice akceptowalności? Mówisz coś? Wymagasz poprawy? Jakiej? Na kiedy?

Jednym z najdotkliwszych momentów mojej pracy było odkrycie, że biorę udział w projekcie, na który wydaliśmy ponad milion złotych, a wygenerował wartość równą 0 zł. Tak mnie to poruszyło, że poszłam na studia z zarządzania na SGH, bo nie mogłam pojąć dlaczego nasi managerowie na to pozwolili. Ich szef też im na to pozwolił.

To trochę jak z wychowaniem dziecka. W pewnym momencie puszczają nerwy. Dochodzisz do wniosku, że z zaniedbania wyszedł potwór. Narzucasz sztywne zasady, żeby utemperować sytuację. Ale to jakoś nie działa. Pojawia się niespójność i  dezorientacja. Lepiej było od początku wyznaczać granice i się ich trzymać.

Co możesz zrobić, kiedy nie wyznaczasz granic?

Wyłudzenie czy może coś innego?

Czy nadal uważasz, że, IT to mafia, która wyłudza pieniądze? A może jakiś inny powód wydał Ci się bardziej prawdopodobny w Twoim przypadku? Podziel się swoimi doświadczeniami i przemyśleniami w komentarzu.

A jeśli potrzebujesz wsparcia, zapraszam na bezpłatne konsultacje.

Po więcej wiedzy i wskazówek dla przedsiębiorców, zapraszam do podcastu najpierw analiza biznesu.

Zbuduj fundamenty pracy marzeń jako analityk

Dołącz do 6000 analityków i otrzymaj PDF ze wskazówkami.
Poznaj też serię innych bezpłatnych materiałów i aktualizacje o bieżących projektach

Cześć, jestem Hania.

Jako strategiczny analityk biznesowy na pograniczu zarządzania i IT zapewniam, że projekty i działania w organizacji przynoszą wartość biznesową. Dostarczam kompetencji analitycznych managerom i zarządom z Polski, Niemiec i Szwajcarii przy tworzeniu strategii oraz wdrażaniu jej w kilkuset osobowej międzynarodowej organizacji.

4 komentarze “Czy IT to mafia wyłudzająca kasę z Twojej firmy?”

  1. Jak biznes uważa że IT za dużo kosztuje to niech sami się zajmą tworzeniem oprogramowanie i jego utrzymaniem. Oraz zapewnieniem odpowiedniej infrastruktury/

    1. Myślę, że nasza dobra współpraca prowadzi przez zrozumienie obu stron. W końcu to biznes jest „klientem”, a IT „dostawcą” usługi. Popyt jest bardzo duży na te „usługi”, ale warto mieć z tyłu głowy, że naszym celem jest pomóc klientowi w jego problemach. Gdyby to mówił jeden czy drugi Janusz biznesu, to bym się nie przejmowała. Kiedy mi to mówi człowiek, który rozmawia z setkami przedsiębiorców jako największy problem – co najmniej warte jest, by się nad tym pochylić i zastanowić skąd to się bierze i co możemy z tym zrobić.

  2. Hania, fajne ale nie pisze więcej i powiedz to do mechanika, że wyłudza od Ciebie pieniądze. Ew. możesz nauczyć się sama zmiany uszczelki pod głowicą i ustawienia zapłonu. 😉

    1. To nie moje stwierdzenie. Też mnie to zaskoczyło. Ale zamiast stwierdzać, że to głupie, myślę, że warto się zastanowić dlaczego to jest wskazywane jako największy, najbardziej powszechny problem przedsiębiorców? Osoba, która rozmawia z setkami przedsiębiorców przedstawiła to jako największy problem.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Shopping Cart