Usłyszałam od osoby, która rozmawia z tysiącami przedsiębiorców, że największy problem firm w związku z IT, to: “Czy oni robią mnie w konia i ściągąją o wiele więcej kasy niż potrzeba?”. Zszokowało mnie to! Serio? No, ale OK. Podejmijmy temat. Masz ten problem? Jak się bronić, gdy nie znasz się na IT, a potrzebujesz go w swojej firmie? Poznaj 7 powodów, dla których IT kosztuje Cię tak dużo i dowiedz się co z tym zrobić.
Jestem przedsiębiorcą i informatykiem. Dlatego doskonale rozumiem Twoje obawy, a jednocześnie dobrze znam środowisko IT, z którego wyrosłam. Z programowania przeszłam do analizy biznesowej, gdzie dbam o wartość systemów IT dla firmy. Od 2018 roku w Lufthansa Systems opracowuję i wdrażam strategię, która opiera się o narzędzia informatyczne i produkty cyfrowe. Łączę obie perspektywy. Dziś się z Tobą nimi podzielę i spróbujemy coś zaradzić.
Czy ludzie z IT chcą Cię wyrolować na kasę?
Zapraszam Cię do sprawdzenia 7 możliwych powodów Twojej sytuacji. Sprawdź który z nich dotyczy Ciebie i co możesz z tym zrobić.
Powód 1: Wykorzystują Cię
Pewnie dogadali się z dostawcami na kolosalne kwoty i żerują na Twojej niewiedzy. Nie jesteś w stanie kontrolować czy Cię nie oszukują. Nie znasz się na tym. Jesteś zdany na ich zagrywki. Jedyne co wiesz, to że z konta schodzą ogromne kwoty, które irytują, a czasem wzbudzają obawy. Zaprotestujesz i co? Wywalą w kosmos całe IT, an którym stoi Twoja firma? Obdarzasz ich zaufaniem. Spoczywa na nich ważna część biznesu. Czy to wykorzystują?
Na pewno tak. Pewnie znajdzie się na świecie niejedna osoba z takim planem. Jednak to mały odsetek, a może promil. To, że możesz łatwo to sobie wyobrazić, albo nawet kolega też tak ma, to nie znaczy, że to obiektywnie częste zjawisko (znany błąd myślenia wg noblisty – heurystyka dostępności).
Co możesz zrobić?
- Zrób architekturę biznesową – zmapuj które rozwiązanie IT spełnia jakie zadanie, realizuje jakie procesy, jaką tworzy możliwość firmy. Albo zleć to.
- Jak już wiesz ile kosztuje Cię wsparcie np. sprzedaży, marketingu, finansów, produkcji, itd. w podziale na funkcje – zrób benchmark – ile inni za to płacą. Albo wynajmij niezależnego eksperta, który zrobi audyt dla Twojej firmy.
- Bez silnych argumentów, zakładałabym jednak, że IT w Twojej firmie raczej nie ogarnia ile wydaje na co, albo nie ma w tym wyznaczonych granic, niż, że chce Cię wykorzystać. Zadaj im policzenie, zrobienie benchmarkingu i zaproponowanie usprawnień do zadanego poziomu.
Obserwując wyzwania kolegów z IT, przypuszczam, że o wiele częściej problem leży gdzie indziej niż po prostu chęci oszukania.
Powód 2: Nie wiedzą o co Ci chodzi
“Nie tłumacz złą wolą tego, co można wytłumaczyć brakiem wiedzy albo zmęczeniem”. Miłosz Brzeziński
- Hania: – Maciej, czy mi się wydawało, czy Ty usunąłeś na spotkaniu z klientem?
- Maciej: – No, tak, czekałem aż zaczną mówić o czymś konkretnym, co mamy zrobić. Przez 2 godziny gadali o jakichś biznesowych pierdołach i nic z tego nie wynikało dla nas.
Niby każdy człowiek rozumie, że firma działa po to, żeby przynosić pieniądze. Jednak większość nie ma pojęcia na jakich zasadach te pieniądze się generują, po co i co z nimi się dzieje. Niby wiedzą, że jest jakaś sprzedaż, produkty, klienci, ale mechanizmy te zostają odległe i niezrozumiałe. Choć wielu wydaje się, że z łatwością poprowadziliby tę firmę lepiej od Ciebie. 😉
Nie każdy rozumie, że firma ma misję i ambitne marzenia. Nie każdy człowiek też takie ma. Trudno wtedy o empatię. Opowieści o celach to dla twardo stąpających po kodzie ludzi często “korpobullshit”.
Największym wyzwaniem kilku ostatnich lat mojej pracy jest wskazywanie różnicy pomiędzy wynikiem (napisałem kod), a rezultatem i korzyścią dla firmy czy klienta. Myślę, że to największy problem IT. Po prostu wiele osób nie widzi różnicy. Przytaczam przykład, że mogą zrobić system IT, po wdrożeniu którego nie jest lepiej, ale gorzej w firmie! Niektórym nie mieści się w głowie co to znaczy. „Jak dobry kod może nie dawać korzyści?”
Wiem kiedy się to zaczęło. Na uczelni. W kursach czy szkoleniach, kiedy stykają się z programowaniem i uczą zawodu. Przez te wszystkie lata uczyli nas, że sukcesem jest to, że działa. Działa – zaliczone. Działa – to dobrze. Działa – wykonałeś zadanie. W ten sposób branża IT zalicza projekty, kończy studia, zdobywa pracę.
A potem nagle przychodzi jakiś typ w koszuli (nie flanelowej w kratę, więc nie nasz) i mówi, że coś jest nie tak. “Przecież działa! Głupek jeden. Ciągle zmienia zdanie. Nie wie, czego chce.”. Jeśli powiedziałeś czego chcesz, a oni to zrobili i działa, a jesteś niezadowolony, to jesteś jakiś nienormalny. Świat, który ukształtował branżę IT opiera się na fundamentach “u mnie działa”. A Ty zachowujesz się nieracjonalnie.
Co możesz z tym zrobić?
- Tłumacz swoje cele biznesowe. Podawaj kontekst biznesowy do wykonywanej pracy, żeby rozumieli z czego wynikają cele i decyzje.
- Formułuj wymagania – jakie warunki biznesowe ma spełniać rozwiązanie. Przestań projektować rozwiązania, które masz w głowie albo widziałeś u kolegi. Robisz to źle. Wprowadzasz zamieszanie. Nie znasz się na rozwiązaniach, ale znasz się na swoich potrzebach i to komunikuj.
- Umów się na obiektywny miernik biznesowy, który wskaże sukces. Ludzie z IT przestaną oceniać swoją skuteczność przez to czy działa, czy mamy nową wersję albo wdrożenie (bez względu na rezultat).
Jeśli denerwują Cię koszty, niech to stanie się najważniejszym ograniczeniem, które wspólnie rozpracujecie szukając kompromisu między efektem a sposobem.
Powód 3: Zamawiasz wodotryski
Tyle razy to widziałam. Człowiek się dziwi, że IT tyle kosztuje. Ale kiedy zajrzę przez ramię, co zamówił, to łapię się za głowę. To jakby człowiek wszedł do software house i poczuł się jak dziecko w sklepie z cukierkami. Albo babka w ulubionym sklepie z ciuchami. Albo facet w salonie samochodowym, kiedy z zamiaru kupienia modelu ekonomicznego robi się model fajniejszy daleki od pakietu podstawowego. Wezmę jeszcze to. I to. I to.
Tylko po co Ci to?
Robimy armatę na muchę. Większość zakresu aplikacji wcale nie prowadzi Cię do celu. “No, ale skoro już rozmawiamy, to fajnie byłoby zrobić jeszcze to…” Co nie? No pewnie, że byłby fajny. Ale wszystko kosztuje.
Wysoko wykwalifikowani eksperci IT drogo kosztują. Jeśli nie weźmiesz sobie tego głęboko do serca i nie skupisz na priorytetach – celu i podstawowym zakresie do niego prowadzącym, to będzie drogo.
Że będzie drogo, to pół biedy. Najczęściej będzie drogo i bez sensu! Bo okazuje się, że z tego całego koszyka zamówienia, część jest totalnie od czapy. Samo życie w IT. Na moje oko nadmiar funkcjonalności, które nie są Ci potrzebne sięga kilkudziesięciu procent, nawet 95%. Bywa też, że cały projekt jest bez sensu, bo opiera się na tym, że “będzie fajnie”, albo “oni też mają”.
Co możesz zrobić?
- Skup się. Jaki problem chcesz rozwiązać? Jaki masz cel? Ale tak konkretnie – w liczbach. I z terminem realizacji. Stary dobry SMART. Jedno przemyślane zdanie z celem przedsięwzięcia, które uratuje miliony złotych.
- Zrób audyt zakresu zamówienia w kontekście Twoich celów. Zgódź się na nadanie priorytetów. Nie trzymaj się kurczowo wszystkich wymagań, jakby Ci ktoś je chciał wydrzeć. Wysłuchaj co osiągniesz przy różnych wariantach zakresu i za jaką kwotę. Jak będziesz chciał więcej, to zamówisz potem. Po tym jak już zobaczysz pierwsze efekty inwestycji. Nikt Ci IT nie zamknie w międzyczasie. Zdążysz domówić. Podejmij decyzję – co jest Ci niezbędne na teraz, a co robimy później.
Powód 4: Masz ambitnych ludzi
W IT funkcjonuje nieco kąśliwe pojęcie Conference Driven Development. Mówi o sytuacji, kiedy rozwój oprogramowania sterowany jest zasłyszanymi na konferencjach nowinkami technicznymi lub metodologicznymi. Ludzie usłyszą o trendach i chcą je wprowadzać do firmy.
Czy to dobrze? Z jednej strony dobrze. Oznacza to, że masz ludzi, którzy:
- interesują się branżą, a nie zakopali się w kącie czekając na emeryturę,
- mają odwagę i chęci forsować zmiany w firmie,
- troszczą się (poza swoim rozwojem) również o Twoją firmę (bo inaczej daliby jej zgnić ze starymi rozwiązaniami).
Z drugiej jednak strony, nowości nie oznaczają zawsze i jednoznacznie dobrych rezultatów dla firmy. Dlaczego?
- Jeśli każdy wprowadza nowe rozwiązania bez kontroli, to w końcu oprogramowanie wygląda jak pokój urządzony przez pięcioro pięciolatków, z których każdy miał inną koncepcję. Teraz w tym pokoju coś znajdź, przestaw albo posprzątaj. Powodzenia. Misz-masz technologii ciągnie się latami i pokutuje. Utrzymanie tego dużo kosztuje.
- Nowości mogą być drogie pod kątem tego, że jeszcze może nie być wielu specjalistów czy pomocy w Internecie w razie napotkania problemów. Ludzie też potrzebują czasu, żeby coś poznać, nauczyć się na błędach i nabrać biegłości.
Ale teraz najważniejsze. Jeśli nie stawiasz granic i nie masz wymagań co do ram przyzwoitego zarządzania kwestiami technicznymi, to ludzie od IT mogą nawet nie wiedzieć, że coś jest dla Ciebie nie tak i być przekonani, że robią świetną robotę, bo technologicznie wprowadzają Twoją firmę w XXI wiek.
Ludzie z IT denerwują się czasem, bo słyszą “Nie, bo nie”. Nie róbcie usprawnień, bo nie. Albo “za dużo pieniędzy, za długo”. Czują, że chodzi o kasę, ale nie rozumieją dlaczego. Jakby zarządzał jakiś imbecyl! Może mieć lepiej, a decyduje mieć gorzej, bo się nie opłaca. “Zróbcie szybko obejście na gazomierzu, a potem zrobimy porządnie.” Tylko to potem nigdy nie nadchodzi w doświadczeniu wielu ludzi z IT. Myślą, że lecisz na kasę i masz gdzieś jakość, a oni chcieliby na straży tej jakości stać. I to walczą. Czy to źle? Nie. Ale brakuje tu merytorycznej dyskusji, kontekstu, wyjaśnienia konsekwencji, wyznaczania ram. “Moglibyśmy zrobić to lepiej, jeśli zostałyby spełnione warunki A, B, C.”. Niech to rozpracują. Albo niech pomoże im ktoś, kto jedną nogą stoi w biznesie a drugą w IT.
A zatem – co możesz zrobić, kiedy masz ambitnych ludzi?
- Asertywnie mów o swoich granicach. Jakie koszty są OK. Jakie wydatki na R&D czy usprawnienia są OK. Wyjaśnij dlaczego. Wyjaśnij konsekwencje.
- Nie dawaj ludziom biegać samopas, ale niech zmiany i inwestycje mają ramy. Jeśli chcemy spróbować coś innego, czy inaczej, to wciągnij ludzi w merytoryczną dyskusję o efektach i konsekwencjach. Wiem… nie znasz się na IT, więc mogą Ci nawciskać kitu. A oni nie znają się na biznesie i Ty też możesz nawciskać kitu. Budujcie zaufanie i dialog. Wykaż się też transparentnością, by mogli zrozumieć Twoją sytuację i skutki ich działań.
- Jeśli potrzebujesz pomocy w facylitacji takich negocjacji, poproś kogoś z zewnątrz.
Powód 5: Nieefektywnie pracują
IT może być drogie nie dlatego, że godzina drogo kosztuje. Ale dlatego, że te godziny lecą bez sensu. I nie mówię nawet o braku morale i obijaniu się.
Spotkałam projekt, na który poszedł milion złotych. Okazało się, że ten sam efekt osiągnęlibyśmy aplikacją, która już była w firmie. Za darmo. Wartość, którą wygenerowaliśmy to 0 zł. Wstyd. Jednak sytuacja ta pokazuje, że nie włożoną pracą mierzymy efekt, ale… efektem. Brak efektywności bierze się z braku zdefiniowanego rezultatu. Braku planowania pod rezultat. Czas i kasa leci, ale efektu nie ma. Nie jest sztuką posadzić programistów, kazać im coś robić i patrzeć jak pieniądze lecą szerokim strumieniem w studnię bez dna. Sztuką jest przemyśleć i zaprojektować rozwiązanie, które da rezultat firmie.
Nie wiedząc o co walczą, ludzie skupiają się na niewłaściwych rzeczach. Nie znając zamierzonego efektu, albo nie potrafiąc przełożyć go na swoją pracę, ich czas zajmuje doprowadzenie do sytuacji, żeby COŚ wyprodukować, żeby to działało. Sami domyślają się kryteriów tego, że jest dobrze. A one mogą być inne niż Twoje.
Co możesz zrobić, gdy ludzie nieefektywnie pracują?
- Ustal jaki ma być efekt. Konkretnie. Mierzalnie. Z terminem realizacji. SMART.
- Zakomunikuj to zespołowi IT. Ale nie odklepuj deklamacji i nie odwracaj się na pięcie. Wejdź w dialog, aż zrozumieją efekt.
- Zapewnij, że będzie mechanizm mierzenia efektów – może dane, ankiety, badanie? Jeśli nie Ty sam, to może oni a może ktoś z zewnątrz Was wesprze. Ale spraw, by mieli deskę rozdzielczą, na którą mogą spojrzeć i wiedzieć, czy zbliżają się do efektu.
Powód 6: Brakuje kompetencji
39% inicjatyw IT prowadzonych w najbardziej nowoczesnym podejściu kończy się sukcesem. Wdrażane są na czas i w budżecie. A co z pozostałymi 61%? Trawią je typowe branżowe problemy, z których najpoważniejszymi są: za duża skala projektu (dlatego zachęcam ponownie do priorytetyzowania i dzielenia na mniejsze) i moje ulubione – niskie kompetencje.
Spotkałam zaangażowany zespół, który bardzo chciał dostarczyć rozwiązanie. Pracowali nad tym jak potrafili. Zebrali 1500 wymagań. I utknęli. Spocili się, zmęczyli i przyszli po radę. Okazało się, że nie mając kompetencji analitycznych w zespole wykonali mnóstwo nadmiarowej pracy. Po usłyszeniu jak wygląda właściwa analiza stwierdzili, że cały zespół zmarnował pół roku pracy. Czyli jakieś 700 000 zł.
Później popełnili inni błąd. Pominęli bardzo ważnego interesariusza i jego kluczowe wymaganie. Ostatecznie rozwiązanie nie zostało zaakceptowane. Zmarnowali kolejne pół roku pracy całego zespołu. Kolejne 700 000 zł. Kogo stać, żeby nie mieć kompetencji?
Najczęstszy powód niepowiedzenia projektów to problemy z wymaganiami – nieodkrytymi, niesprecyzowanymi, nadmiarowymi. Bo fajnie, że zrobisz rozwiązanie. I działa. Ale to nie jest to rozwiązanie, które ktoś zamówił, które miało przynieść zamierzony efekt.
Co możesz zrobić, kiedy brakuje kompetencji?
- Upewnij się, że w zespole są kompetencje. Nie dawaj krytycznego projektu studentom czy samym juniorom.
- Szczególnie zwróć uwagę na kompetencje związane z wymaganiami, analizą biznesową. Jeśli nikt w zespole się na tym nie zna, to czerwona lampka.
- Jeśli kompetencji brakuje, to je zbuduj (szkolenia, jeśli ktoś chce i macie czas) lub pozyskaj (wsparcie z zewnątrz).
Powód 7: Nie wyznaczasz granic
Jak do tego doszło, że koszty IT idą bezsensownie w setki tysięcy czy grube miliony, a Ty na to pozwalasz? Serio mówię. Zacznijmy od Ciebie.
Każda inwestycja na jakimś etapie przechodzi przez decyzję – idziemy w to, czy nie? Kto podejmuje decyzje, że koszty są akceptowane? Ty. Jeśli zarządzasz firmą, to albo ta decyzja jest ostatecznie u Ciebie albo delegujesz ją komuś, za kogo też odpowiadasz.
Gdzie byłeś, kiedy projekty przechodziły? Gdzie byłeś, kiedy co rok, kwartał, miesiąc koszty rosły, albo zostawały na tym samym poziomie nie generując wartości?
Często ludzie z IT nie przejmują się kasą. Nie dlatego, że nie szanują jej czy Ciebie. Po prostu uważają, że to nie jest w zakresie ich obowiązków, nie znają się na tym i jest ktoś, kto za to odpowiada. Jakiś product owner, jakiś kierownik, jakiś manager. Kogo uczyniłeś odpowiedzialnym za ten aspekt? Czy egzekwujesz tę odpowiedzialność? Czy interesujesz się rezultatami? Na przeglądach, podsumowaniach.
Ciekawy cytat z jednego ze starych polskich filmów.
- – Ile mamy procent realizacji planu?
- – 100%.
- – Prawdę mi mów!
- – No to 95%.
- – Prawdę, mówię!
- – No to ze 75% będzie.
Wymagasz danych? Czy akceptujesz odczucia, że chyba mniej więcej jest OK? Co robisz, kiedy dane wychodzą poza granice akceptowalności? Mówisz coś? Wymagasz poprawy? Jakiej? Na kiedy?
Jednym z najdotkliwszych momentów mojej pracy było odkrycie, że biorę udział w projekcie, na który wydaliśmy ponad milion złotych, a wygenerował wartość równą 0 zł. Tak mnie to poruszyło, że poszłam na studia z zarządzania na SGH, bo nie mogłam pojąć dlaczego nasi managerowie na to pozwolili. Ich szef też im na to pozwolił.
To trochę jak z wychowaniem dziecka. W pewnym momencie puszczają nerwy. Dochodzisz do wniosku, że z zaniedbania wyszedł potwór. Narzucasz sztywne zasady, żeby utemperować sytuację. Ale to jakoś nie działa. Pojawia się niespójność i dezorientacja. Lepiej było od początku wyznaczać granice i się ich trzymać.
Co możesz zrobić, kiedy nie wyznaczasz granic?
- Wyznaczaj granice.
- Wyznaczaj zasady, co jest OK, a co nie.
- Regularnie sprawdzaj jak się sprawy mają.
- Komunikuj od razu, kiedy trzeba coś poprawić.
- Sprawdzaj, czy jest poprawione. Reaguj, jeśli nie.
Wyłudzenie czy może coś innego?
Czy nadal uważasz, że, IT to mafia, która wyłudza pieniądze? A może jakiś inny powód wydał Ci się bardziej prawdopodobny w Twoim przypadku? Podziel się swoimi doświadczeniami i przemyśleniami w komentarzu.
4 odpowiedzi “Czy IT to mafia wyłudzająca kasę z Twojej firmy?”
Jak biznes uważa że IT za dużo kosztuje to niech sami się zajmą tworzeniem oprogramowanie i jego utrzymaniem. Oraz zapewnieniem odpowiedniej infrastruktury/
Myślę, że nasza dobra współpraca prowadzi przez zrozumienie obu stron. W końcu to biznes jest „klientem”, a IT „dostawcą” usługi. Popyt jest bardzo duży na te „usługi”, ale warto mieć z tyłu głowy, że naszym celem jest pomóc klientowi w jego problemach. Gdyby to mówił jeden czy drugi Janusz biznesu, to bym się nie przejmowała. Kiedy mi to mówi człowiek, który rozmawia z setkami przedsiębiorców jako największy problem – co najmniej warte jest, by się nad tym pochylić i zastanowić skąd to się bierze i co możemy z tym zrobić.
Hania, fajne ale nie pisze więcej i powiedz to do mechanika, że wyłudza od Ciebie pieniądze. Ew. możesz nauczyć się sama zmiany uszczelki pod głowicą i ustawienia zapłonu. 😉
To nie moje stwierdzenie. Też mnie to zaskoczyło. Ale zamiast stwierdzać, że to głupie, myślę, że warto się zastanowić dlaczego to jest wskazywane jako największy, najbardziej powszechny problem przedsiębiorców? Osoba, która rozmawia z setkami przedsiębiorców przedstawiła to jako największy problem.