Podstawowe kompetencje analityka

Zastanawiasz się jakie kompetencje zdobyć lub rozwijać, aby być lepszym analitykiem? IIBA na podstawie wieloletniej wymiany doświadczeń analityków z całego świata opracowali zestaw najważniejszych z nich. Zobacz, które już masz, a nad którymi musisz jeszcze popracować.
 
Kompetencje zebrano w 6 grup:

1. Analitycznie myślenie i rozwiązywanie problemów
2. Zachowanie
3. Wiedza o biznesie
4. Umiejętności komunikacyjne
5. Umiejętności współpracy
6. Narzędzia i technologia

Przyjrzyjmy się im bliżej.

Analitycznie myślenie i rozwiązywanie problemów

Wyjątkowo często używane i zastanawiające, co dokładnie kryje się pod tym pojęciem. Poświęciłam temu osobny wpis (przy okazji – najczęściej czytany na blogu): https://analizait.pl/2013/analityczne-myslenie-co-to-wlasciwie-jest/. W tej grupie kompetencji dużo miejsca zajmuje myślenie: kreatywne, systemowe, koncepcyjne, wizualne. Rozwiązywanie problemów wspierane jest przez podejmowanie decyzji. Więc analityk jawi się nie tyle jako maszynka do myślenia, ale też podejmowania konkretnych działań. W zadaniach tych pomocne jest szybkie przyswajanie informacji – uczenie się.

1. Kreatywne myślenie – znajdowanie nowych pomysłów, podejść, alternatyw i możliwości, przez siebie i osoby współpracujące
2. Podejmowanie decyzji – rozumienie kryteriów podejmowanych decyzji, pomaganie innym w podejmowaniu lepszych decyzji
3. Uczenie się – szybkie przyswajanie różnych nowych informacji, praktyczne wykorzystywanie wiedzy
4. Rozwiązywanie problemów – definiowanie problemów, przyczyny źródłowe i opcje rozwiązań, zrozumienie interesariuszy
5. Myślenie systemowe – zrozumienie jak wpływają na siebie ludzie, procesy i technologia
6. Myślenie koncepcyjne – jak informacje pasują do szerszego obrazu, jakie są powiązania między nimi
7. Myślenie wizualne – komunikowanie złożonych zagadnień w zrozumiałe, wizualne reprezentacje angażujące interesariuszy

Jak ćwiczyć? Czyli, don’t panic! Na wszystko jest metoda 🙂

1. Kreatywne myślenie – jak uwolnić się od schematów? Wino, dobra atmosfera z otwartością na głośne myślenie i rzucanie pomysłów? Ponoć jest to skorelowane z poczuciem humoru, więc próbujmy 😉
2. Podejmowanie decyzji – jest wiele ciekawych książek: np. jedna, druga, trzecia…
3. Uczenie się – mózg to mięsień (w pewnym sensie) 🙂 Nieużywany zanika, ćwiczony rośnie w siłę. Znane są techniki szybkiego uczenia, skojarzeń, szybkiego czytania, map myśli. Zrób research i wybierz coś dla siebie. Ponoć pomaga też muzyka wyzwalająca fale alfa w mózgu, orzechy włoskie, dużo wodyi nauka języków obcych.
4. Rozwiązywanie problemów – definiowanie problemów, przyczyny źródłowe i opcje rozwiązań – nie ma co, klasyczne BABOKowe techniki do usług.
5. Myślenie systemowe – przyda się identyfikacja wszystkich elementów w kontekście, zależności między nimi, zastanawianie się jak zmiana w jednym miejscu wpłynie na pozostałe elementy
6. Myślenie koncepcyjne – przydadzą się słowniki pojęć, modele pojęć, podróżowanie po wiedzy dziedzinowej oraz poruszanie się po poziomach abstrakcji – co jest reprezentantem klasy, a co kategorią?
7. Myślenie wizualne – mogę polecić ciekawą książkę: http://onepress.pl/ksiazki/narysuj-swoje-mysli-jak-skutecznie-prezentowac-i-sprzedawac-pomysly-na-kartce-papieru-dan-roam,czabia.htm. Nieco więcej tutaj: http://productvision.pl/2013/myslenie-wizualne/

Zachowanie

Nie tylko wiedza i konkretne twarde umiejętności mają znaczenie w tej pracy. Grupa kompetencji nazwana „zachowaniem” wskazuje na takie potrzebne do wykształcenia cechy jak osobista odpowiedzialność za podejmowane zobowiązania, solidność, dobra organizacja i zarządzanie czasem. Pojawia się tu także tak wrażliwa sprawa jak etyczne zachowanie. To dzięki niemu zdobywamy zaufanie innych, którzy mogą dzielić się z nami bardziej delikatnymi kwestiami i mieć pewność właściwego wykorzystania informacji. Ostatnią kompetencją jest zdolność przystosowania. Pracujemy w dynamicznym środowisku – nowe organizacje, projekty, interesariusze, podejścia do pracy – im szybciej się dostosowujesz, tym lepiej.

1. Etyka – zdobywanie szacunku i zaufania innych, inni dzielą się trudnymi tematami, ufają w działanie w dobrej wierze
2. Osobista odpowiedzialność – wywiązywanie się ze zobowiązań w czasie i zgodnie z oczekiwaniami klientów i współpracowników
3. Solidność – pewność, że zgłaszane przez interesariuszy uwagi zostaną odpowiednio i sprawiedliwie ocenione
4. Organizacja i zarządzanie czasem – wykonywanie zadań z dobrym efektem i przy efektywnym wykorzystaniu czasu
5. Zdolność przystosowania – dostosowanie do zmieniającego się środowiska i wielu różnych interesariuszy, dostosowanie zachowania dla zwiększenia efektywności w różnych sytuacjach, organizacjach

Jak ćwiczyć? Czyli, don’t panic! Na wszystko jest metoda 🙂

1. Etyka – trudno oddzielić tu życie osobiste od zawodowego. Albo jesteś etyczny, albo nie. Jesteś buntownikiem przeciwko narzucanym zasadom? Określ swoje własne wartości. Ćwicz kierowanie się nimi w życiu i w pracy. Miej na uwadze dobro innych, szanuj ich. I obserwuj jak ludzie reagują na Twoje zachowania. Czy uważają Cię za godnego zaufania?
2. Osobista odpowiedzialność, solidność – ćwicz na kolejnych zobowiązaniach. Dotrzymuj słowa. Z każdym kolejnym będzie szło łatwiej, aż wyrobisz sobie nawyk i zbudujesz swoją markę.
3. Organizacja i zarządzanie czasem – tu też dostępnej wiedzy jest więcej niż o analizie 🙂 Co powiesz na listy rzeczy do zrobienia danego dnia? Planowanie długo i krótko terminowe? Cele SMART? Macierz Eisenhowera? Zasada Pareto? Getting things done? Prawo Parkinsona?
4. Zdolność przystosowania – Niektórzy po prostu lubią zmiany. Każdy ma jednak gdzieś swoją granicę komfortu, której przekraczanie nie jest zbyt przyjemne. Znów dobra wiadomość. Można to ćwiczyć. Im więcej niekomfortowych aktywności podejmujesz, tym bardziej przekonujesz się, że można z tym żyć, a efekty mogą być świetne. Polecam genialną książkę (przy okazji wiele ćwiczeń na przekraczanie strefy komfortu): Timothy Ferris „4-godzinny tydzień pracy” (http://www.empik.com/4-godzinny-tydzien-pracy-ferriss-timothy,p1044942286,ksiazka-p)

Wiedza o biznesie

Co musisz wiedzieć, aby sprawniej poruszać się w analitycznych zadaniach? Na pewno będzie to wszystko, co kręci się wokół biznesu – biznesu w ogólności, dziedziny, branży Twoich projektów, organizacji Twoich klientów i Twojej własnej (jeśli to nie ta sama). Im więcej wiesz o tym, jak działają jednostki organizacyjne, jakie wykorzystują procesy i technologie, tym łatwiej realizować analizę i szybciej wpadać na rozwiązania dostosowane do realiów. Dobrze też wiedzieć, dlaczego robicie w organizacji analizę w ten, a nie inny sposób.

1. Orientacja w biznesie – zrozumienie podstawowych zasad biznesu oraz najlepszych praktyk, aby prawidłowo oceniać rozwiązania
2. Wiedza dziedzinowa – zrozumienie aktualnych praktyk i podobnych procesów w branży
3. Wiedza o organizacji – zrozumienie struktury zarządzania i architektury biznesowej (strategii, produktów, usług, itd.)
4. Wiedza o rozwiązaniach – wiedza o istniejących jednostkach, środowisku, technologiach, aby efektywnie wprowadzać zmiany
5. Wiedza o metodologii – zrozumienie podejścia do analizy – kontekstu, zależności, korzyści, ograniczeń

 
Jak ćwiczyć? Czyli, don’t panic! Na wszystko jest metoda 🙂
Zarządzanie, zarządzanie i jeszcze raz wszelkie materiały związane z zarządzaniem. Wiedza dziedzinowa to pewnie studia, mniej lub bardziej opasłe książki. Orientacja w biznesie? Portale, magazyny branżowe, spotkania, rozmowy ze sprzedażą, networking, dowiadywanie się co w trawie piszczy.

Umiejętności komunikacyjne

Nie da się ukryć, że analityk musi się dużo komunikować. I to na różne sposoby. Choć sprawa wydaje się banalna (bo przecież umiem mówić, pisać i słuchać), to praktyka pokazuje, w postaci występujących później trudności, że doskonalenia w tej dziedzinie nigdy nie za wiele. Mówienie i pisanie nie polega na wyartykułowaniu komunikatu, ale kończy się wtedy, kiedy potwierdziliśmy zgodne z intencją zrozumienie po drugiej stronie. Ponad 70% informacji, które odbierają inni pochodzi z tego, jak wyglądamy i jak się zachowujemy. Potem ma znaczenie sposób mówienia, a dopiero na samym końcu treść (7%). Jeśli rekomendujemy najlepsze rozwiązanie kuląc ramiona, spuszczając wzrok i dukając, jaka informacja trafi do odbiorcy? Słuchanie, wbrew ślepemu przekonaniu większości ludzi, że robi to dobrze, wymaga ćwiczeń. Tak naprawdę nie zdajesz sobie z tego sprawy, dopóki nie spróbujesz z zamkniętymi ustami wysłuchać do końca kogoś, kto Cię chwali, krytykuje, atakuje Twoje rozwiązanie, interpretuje coś zupełnie nie tak, jak zamierzałeś. Czy potrafisz nie uciekać myślami, nie przerywać, nie dopowiadać, patrzeć w oczy i okazywać zainteresowanie, słuchać cierpliwie, nawet jeśli się nie zgadzasz? Sprawdź.

1. Komunikacja werbalna – przekazywanie pomysłów, faktów, opinii różnym interesariuszom
2. Komunikacja niewerbalna – przekazywanie wiadomości za pomocą m.in. postawy, mimiki, gestów, kontaktu wzrokowego
3. Komunikacja pisemna – przekazywanie pomysłów, faktów, opinii różnym interesariuszom
4. Słuchanie – właściwe zrozumienie informacji przekazywanych werbalnie

Jak ćwiczyć? Czyli, don’t panic! Na wszystko jest metoda 🙂
Wszystkie te elementy świetnie ćwiczy się w praktyce, otrzymując bogatą informację zwrotną od wielu osób. Tylko gdzie? W każdym większym mieście w Toastmasters 🙂 Klubie przemawiania publicznego i umiejętności przywódczych. Tutaj odnośnik do fajnego (sprawdzonego) klubu w Sopocie: http://toastmasters.pomorskie.pl/

Umiejętności współpracy

Tutaj pokazuje się analityk z perspektywy tego, który współpracuje z innymi. Czasem w tej wspólnej pracy jesteśmy moderatorami, którzy mają wspomagać osiąganie określonych efektów przez grupę. Czasem jesteśmy członkiem zespołu na równych zadach pracujących nad wspólnym wynikiem. Czasem przewodzimy zmianom, przekonujemy do danego punktu widzenia. Przekazujemy innym wiedzę o zebranych informacjach i rozwiązaniach. Rozwiązujemy konflikty (a dziwne, żeby przy tylu różnych punktach widzenia i różnicach interesów ich nie było).

1. Ułatwianie – wspomaganie interakcji między interesariuszami, aby pomóc im podjąć decyzję, rozwiązać problem, wymienić pomysły i informacje lub osiągnąć porozumienie odnośnie priorytetów i wymagań
2. Przywództwo i wywieranie wpływu – prowadzenie interesariuszy przez proces pozyskiwania informacji i opcji rozwiązania; budowanie konsensusu, zachęcanie interesariuszy do wspierania i współpracy
3. Praca zespołowa – praca z zespołami i interesariuszami w celu efektywnego tworzenia rozwiązania
4. Negocjacje i rozwiązywanie konfliktów – pomaganie interesariuszom w rozwiązywaniu konfliktów i osiąganiu porozumienia, aby wzmocnić współpracę
5. Nauczanie innych – efektywne komunikowanie informacji, aby były zrozumiane i zapamiętane przez interesariuszy

 
Jak ćwiczyć? Czyli, don’t panic! Na wszystko jest metoda 🙂
Tutaj też polecę Toastmasters – klub przemawiania publicznego i umiejętności przywódczych. Tutaj odnośnik do fajnego (sprawdzonego) w Sopocie: http://toastmasters.pomorskie.pl/

Narzędzia i technologia

Każdy specjalista ma w zanadrzu swoją skrzynkę z narzędziami. Nasze to analityczne techniki, ale także oprogramowanie wspierające nas w codziennych zadaniach. Z całą pewnością przyda się coś do modelowania, zarządzania wiedzą i komunikacji. Im lepiej znamy możliwości narzędzia, tym efektywniej możemy z niego korzystać. Czy znasz używane przez Ciebie bardzo dobrze? A może są jeszcze jakieś możliwości, które mogłyby jeszcze bardziej ułatwić Twoje zawodowe życie?

1. Narzędzia do zarządzania wiedzą – dokumentowanie, śledzenie informacji i artefaktów (produktów prac)
2. Narzędzia do analizy biznesowej – modelowanie, dokumentowanie, zarządzanie efektami analizy (w tym dla interesariuszy)
3. Narzędzia do komunikacji – wykonywanie aktywności analizy biznesowej, zarządzanie zespołami, współpraca z interesariuszami

 
Jak ćwiczyć? Czyli, don’t panic! Na wszystko jest metoda 🙂
Każde solidne narzędzie na pewno ma solidnego „helpa”. Wiele z nich daje też inne możliwości – newsletter, przewodniki, filmiki. Zainteresuj się, a Google pomoże. Tutaj też nieoceniona jest pomoc osób, które już są mistrzami narzędzia. Dowiedz się kto z Twoich kolegów umie więcej niż absolutnie niezbędne funkcje. W ten sposób w krótkim czasie poznasz wiele szalenie przydatnych opcji, które sprawią, że Twoje życie stanie się o wiele bardziej satysfakcjonujące 🙂 Przynajmniej w pracy.
 
Więcej na temat każdej z kompetencji oraz kryteriów jej oceny znajdziesz w BABOK Guide.
Źródła:

1. International Institute of Business Analyst IIBA, A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge® (BABOK® Guide), Version 3.0, 2015.