Mity na temat PRINCE2

Dla niektórych PRINCE2 brzmi profesjonalnie, innych przeraża swoją wielkością. Na temat tej metodyki krąży kilka mitów, które warto obalić, by spojrzeć na PRINCE2 łaskawszym okiem i zapragnąć poznać lepiej.

Mit 1: PRINCE2 jest zbyt duży, by stosować go w praktyce

Tak, jeśli weźmiesz kilkuset stronicową książkę z opisem metodyki i będziesz próbował wdrożyć wszystko! Wtedy mówisz, że u Ciebie się to nie przyjmie, że się w tej firmie nie da, bo ta meodyka jest zła! Uwielbiam to 😉
PRINCE2 jest jak rozłożone przed Tobą klocki. Wybierz te, których potrzebujesz. Jedną z głownych zasad (pryncypiów) PRINCE2 jest dostosowanie do warunków projektu. Do wdrożenia metodyki potrzebna jest co najmniej jedna bardzo kompetenta osoba, bardzo dobrze znająca PRINCE2, która będzie umiała ją dostosować. Wybierze to, co ma sens i ani jednej nadmiarowej czynności, roli, produktu!
Co najzabawniejsze wiele osób, które są zaciekłymi przeciwnikami wszytkiego, co nie jest agile, często sami używają elementów PRINCE2 nie zdając sobie z tego sprawy, np. spotkania komitetu sterującego, priorytetyzacja wymagań, MoSCoW, plan komunikacji. Serio, serio – to PRINCE2.

Mit 2: PRINCE2 to przerost formy nad treścią (jest sztywny, zupełnie nie zwinny, agile’owy)

Może kogoś zaskoczę, ale PRINCE2 jest przeciwny tworzeniu wielkich planów, które i tak zostaną zmienione przez różne nieprzewidziane czynniki. Jedną z głównych zasad jest to, żeby nie planować szczegółowo rzeczy odległych. Cały projekt planujemy ogólnie, szczegółowo natomiast tylko najbliższy etap (pryncypium – zarządzanie etapowe).
PRINCE2 nie jest robieniem dokumentów dla robienia dokumentów. Jest nakierowany na wynik, nie na działanie. Kolejne pryncypium to koncentracja na produktach. Priorytetem jest działający system, nie jego dokumentacja. Dodatkowo stosujemy priorytetyzację wymagań (MoSCoW – Must, Should, Could, Won’t), czyli dostarczamy w pierwszej kolejności to, co jest najważniejsze dla odbiorcy. Agile’owcy, nie brzmi znajomo?
PRINCE2 nie równa się waterfall. Jednym z pryncypiów jest zarządzanie etapowe. Nie chcesz cyklu kaskadowego (waterfall)? Nie rób:) Zastosuj przyrosty, ewolucję, as you wish.
PRINCE2 nie boi się zmian! Przyjmujemy! Nie robimy do końca zgodnie z planem czegoś, co traci sens. Proces zarządzania zmianą jest bardzo dobrze określony. Jeśli zmiana znajduje uzasadnienie, chcemy ją, bierzemy ją!
PRINCE2 wymaga informacji (niekoniecznie dokumentów), wymaga decyzji (niekoniecznie zebrań i narad).

Mit 3: PRINCE2 – stosujemy!

Skoro w przetargu wymagają, to jasne, stosujemy. Zanim powiesz „hop”, sprawdź czy zapewniasz:

1. ciągłą zasadność biznesową (jeśli zakończył się projekt, który okazał się być bez sensu dla biznesu, to nie masz PRINCE2)
2. korzystanie z doświadczeń (jeśli nie zbierasz lessons learned swojego zespołu, nie konsultujesz się z innymi, którzy pracowali w podobnych projektach, z tym samym klientem, to nie masz PRINCE2)
3. zdefiniowane role i obowiązki (jeśli zdarzyło się umywanie rąk i odpowiedzialność rozproszona, to nie masz PRINCE2)
4. zarządzanie etapowe (jeśli zasadzasz się na cały projekt na raz, to nie masz PRINCE2)
5. zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji (jeśli każda przekroczona godzina i złotówka to problem i eskalacja, to nie masz PRINCE2)
6. koncetracja na produktach (jeśli tworzysz niepotrzebny dokument lub wykonujesz bezsensowną czynność, to nie masz PRINCE2)
7. dostosowanie do warunków projektu (jeśli wszystkie projekty, choć różne, wykonujesz w ten sam sposób, to nie masz PRINCE2)

Ciekawostki

Przy okazji tego tematu pozwolę sobie dorzucić kilka ciekawostek, które są szczególnie intrygujące 🙂

Metodyka zarządcza, nie wytwórcza

PRINCE2 jest metodyką zarządczą, co oznacza, że skupia się na sposobie zarządzania projektami od organizacji i sponsora projektu po kierownika zespołu wytwórczego. Nie wnika ona w szczegóły sposobu realizacji zadań w zespołach, w związku z tym porównywanie jej z metodykami wytwórczymi, takimi jak np. Scrum czy RUP, jest nieco nie na miejscu (metodyki zarządcza i wytwórcze nie wykluczają się nawzajem).
Przy okazji polecam książkę: „Balancing Agility and Discipline: A Guide for the Perplexed„. Moim zdaniem temat (równoważenie zwinności i dyscypliny w projektach, czyli dobór metodyki) jest obowiązkowy dla kierowników projektów (PM), pracowników biur projektów (PMO) i inżynierów procesów. Na inną ciekawą polską pozycję natknęłam się przypadkiem dzisiaj:) – przewodnik po metodykach.

PRINCE2 oznacza…

PRojects IN Controlled Environments, tzn. Projekty w sterowanych środowiskach. Jest to pewna wskazówka do zrozumienia przeznaczenia tej metodyki. Wymaga ona pewnej dojrzałości organizacji, czyli ustalonego środowiska. Jeśli wszystko się dopiero tworzy i zmienia w szaleńczym tempie, może być ciężko.

Sponsor odpowiedzialny za sukces projektu

Wg PRINCE2 za sukces projektu odpowiedzialność ponosi sponsor projektu. Co dziwne, nie project manager. Metodyka określa sukces projektu jako spełnienie założeń biznesowych. Nawet, jeśli wykonano właściwe oprogramowanie, zgodne z wyspecyfikowanymi wymaganiami, ale nie przynosi ono organizacji oczekiwanych korzyści dla biznesu (np. zysku X, oszczędności Y), sukcesu nie ma. Bardzo podoba mi się to podejście. Zwraca uwagę na cele pracy wykonawców IT, którymi jest wsparcie zamawiających w osiąganiu ich celów, a nie jedynie doprowadzenie do odebrania systemu.

Kierownik Projektu po stronie biznesu

Kierownik Projektu w PRINCE2 to osoba wskazywana jako czuwająca nad przebiegiem prac, która jest w organizacji zamawiającej rozwiązanie. Oznacza to, że w często spotykanym środowisku klient-dostawca, kierownik projektu jest u zamawiającego, nie dostawcy! Wg PRINCE2 kierownikiem projektu nie jest PM dla zespołu IT, ale przedstawiciel zamawiającego (zwanego z perspektywy dostawców klientem). Zadziwiające? Metodyka wskazuje na szalenie ważną rolę osoby przewodzącej projektem po stronie zamawiającego. Często w projektach, z którymi się spotykamy jest tak, że klient zamawia i oczekuje na dostarczenie rozwiązania. Niektórzy angażują się w proces jego szczęśliwego dostarczania, inni czują, że po to zapłacili, żeby ktoś się tym zajął. Zaangażowanie i poświęcony czas po stronie klienta, a także dobra organizacja są jednak kluczowe dla jego sukcesu. Badania na temat najczęstszych porażek projektów wskazują, że jest to najważniejszy czynnik. PRINCE2 świetnie zwraca na to uwagę. Biznesie, to Twój projekt, my, wykonawcy, tylko dostarczamy jeden z elementów.

Uzasadnienie biznesowe – właśnie!

PRINCE2 kładzie ogromny nacisk na przygotowanie, utrzymywanie i sprawdzanie uzasadnienia biznesowego. Po co to robimy? W czym to pomoże, co nam da? Tak często pomijamy tę kwestię jako zamawiający (bo to oczywiste? albo przecież im to niepotrzebne?) i jako wykonawcy (rzućmy się do roboty! tylko po co?), że po raz kolejny wielbię tę metodykę 🙂