Określanie zakresu zamawianych systemów
Częste wyzwania
- „Powiedzieli, że nie są w stanie wycenić tej pracy, bo jest tak opisana, że nie rozumieją, co jest do zrobienia.”
- „Ileee? Tyle kasy za system? Nie ma mowy. To wielokrotnie przekracza nasz budżet. Nie stać nas na IT.”
- „Mamy już jakieś excele i kilka narzędzi. Ale jak teraz wybrać system, który się w to wkomponuje?”
- „Wydaliśmy 2 miliony na to wdrożenie. Okazuje się jednak, że będziemy musieli wyrzucić to do kosza i zacząć na nowo.”
Czym jest określanie zakresu zamawianych systemów?
Określanie zakresu zamawianych systemów polega na poznaniu rzeczywistych potrzeb firmy, zebraniu ich w formie wymagań z określonymi priorytetami, przedstawiających potrzeby, a nie propozycje rozwiązań. Dobrze określony zakres bezpośrednio pomoże Twojej firmie w realizacji jej celów, będzie zoptymalizowany pod kątem korzyści, kosztów oraz czasu dostarczania.
Jak działa określanie zakresu zamawianych systemów?
- Określamy Twoje cele strategiczne - żeby sprawdzić czy, na ile i w jaki sposób istotne jest usprawnienie danego obszaru
- Poznajemy funkcjonowanie firmy - procesy biznesowe, odpowiedzialności, umiejętności, obecne systemy IT
- Wydobywamy wymagania, które wpierają firmę, rozwiązują problemy, odpowiadają na potrzeby
- Opracowujemy wymagania w formatach standardów rynkowych - są jednoznaczne, spójne, wymagają koniecznego i zostawiają ekspertom swobodę wyboru w kwestiach technicznych i projektowych (jak osiągnąć to, czego firma potrzebuje)
- Priorytetyzujemy i planujemy wydania - aby sterować kosztami, czasem dostarczenia i korzyściami dla firmy
- Asystujemy przy wyborze dostawcy, jego wprowadzeniu w projekt, układaniu współpracy - jeśli to potrzebne
- Moderujemy cykliczną ocenę rozwiązania, testowanie, wyciąganie wniosków i usprawnianie kolejnych kroków
Czy dostawca nie powinien przeprowadzić analizy przedwdrożeniowej?
Może. Możesz ją wykonać także Ty w swojej organizacji. Pytanie jest – gdzie leżą potrzebne umiejętności? Jeśli masz u siebie analityków biznesowych, którzy potrafią spojrzeć na funkcjonowanie Twojej firmy i je opisać w kontekście wymagań na system – świetnie. Jeśli takie kompetencje są po stronie dostawcy – super. Wielu dostawców wykona elementy analizy czy warsztaty, gdzie będzie oczekiwała wkładu ze strony Waszej firmy. Czy to działa? W pewnych przypadkach – bezproblemowo. W wielu – skupienie idzie na to jak zrobić to co chcesz (wizualnie, technicznie), a nie podlega analizie sam zakres tego, co zamawiasz. Często przydaje się tu wsparcie, by zmniejszyć ryzyko.
Umów się na bezpłatną konsultację
Opowiedz nam osobiście o swoich wyzwaniach. Spotkamy się online jeszcze dziś, jutro lub w ciągu najbliższych dni. Sprawdź kalendarz.
Otrzymasz link do spotkania w wybranym dniu i godzinie. Mamy 60 minut konsultacji na rozmowę, pytania, porady.
Pojaw się na nich sam(a) lub zapraszając współpracowników, którzy uzupełnią Waszą perspektywę.
Posłuchaj o tym w podcaście
Podcast Najpierw analiza biznesu: odcinek NAB#006 7 problemów we współpracy z software house