Ważnym elementem pracy analityka biznesowego jest zrozumienie tego jak aktualnie wyglądają procesy organizacji oraz zaprojektowanie rozwiązań, które zapewnią lepsze działanie procesów. Procesy często są jednak bardzo złożone i w swojej analizie musimy uwzględnić wiele aspektów.
Posługując się modelem 5W1H znanym też jako metoda Kiplinga (ang. who, what, when, where, why, how), możemy powiedzieć, że uzyskanie odpowiedzi na poniższe pytania zapewni nam lepsze zrozumienie natury procesu:
kto — kto jest zaangażowany w proces, kto odpowiada za wykonanie poszczególnych elementów procesu;
co — co jest przetwarzane w ramach danego procesu (produkty, dokumenty, dane);
kiedy — co musi się stać, aby proces się rozpoczął; czy w procesie coś ma się dziać w określonych momentach lub okolicznościach; kiedy proces się kończy;
gdzie — w jakich lokalizacjach lub systemach informatycznych proces jest wykonywany;
dlaczego — po co proces jest wykonywany, jaką wartość ma stworzyć dla odbiorców zewnętrznych oraz dla samej organizacji, które kroki wnoszą wartość, a które nie;
jak — jaka praca jest do wykonania w ramach procesu, czy są elementy bardziej złożone, ile kroków ma proces, jakie są zależności między elementami modelu (np. jakie są możliwe ścieżki wykonania procesu), co dokładnie ma się dziać w ramach poszczególnych kroków procesu i jak dana praca jest realizowana, jakie wytyczne nam przyświecają
Naturalnie przy okazji analizowania procesu powinniśmy być też świadomi nie tylko tego jak wygląda całość procesu, ale też jak wyglądają powiązania między naszym procesem a innymi procesami, aby uniknąć sytuacji, że proponujemy zmianę, która będzie korzystna z punktu widzenia analizowanego procesu, ale już nie dla całej organizacji.
Jest to dosyć dużo informacji, które muszą być przedstawione w odpowiedniej formie wybranym interesariuszom tak, aby zapewnić, że wszystkie zaangażowane strony rozumieją proces w ten sam sposób. Aby zapewnić sprawną komunikację w takiej sytuacji dobrze jest korzystać z jednej strony z prostych w odbiorze modeli graficznych, które pomagają szybciej przekazać wiedzę, z drugiej jednak strony używać standardów, aby zredukować ryzyko pomyłki.
Istnieje wiele podejść do graficznego modelowania procesów oraz wiele standardów, ale aktualnie najpopularniejszym sposobem modelowania procesów biznesowych jest standard BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) utrzymywany przez Object Management Group, która odpowiada też za UML.
BPMN jest wspierany przez ponad 100 różnych narzędzi informatycznych służących do modelowania procesów, analizy (w tym narzędzi CASE/MBSE), optymalizacji z wykorzystaniem mechanizmów symulacji oraz naturalnie do automatyzacji procesów.
Dokument standardu BPMN liczy sobie ponad 500 stron (mniej więcej połowę objętości „Przeminęło z wiatrem”) i opisuje kilkadziesiąt różnych kształtów, ale dobra wiadomość jest taka, że do sprawnej komunikacji z innymi nie musimy korzystać z tych wszystkich elementów ani czytać całej specyfikacji. Nie wszystkie kształty występujące w BPMN są bowiem tak samo popularne, więc naukę można zacząć od poznania tych najważniejszych.