Spotkanie, które nie zmarnuje czasu

Przed Tobą spotkanie! Czy wiesz, jak się je przygotować, żeby nie było stratą czasu? Idziesz na żywioł i liczysz, że „jakoś to będzie”? Szkoda, bo mógłbyś sprawić, że będzie ono miało sens i posunie projekt do przodu. Chcesz wiedzieć jak to zrobić? Przed Tobą 7 prostych kroków i szablon notatki 🙂

1. Określ cel

Jak często zdarza Ci się iść na spotkanie i nie wiedzieć dokładnie w jakim celu? Ja tego nie cierpię:) „Mamy spotkanie w sprawie projektu” – fajnie, ale o czym chcemy rozmawiać? Co uzgodnić? Z jakimi decyzjami czy zadaniami wyjść? Jeśli tego nie określisz, trudno o efektywne wykorzystanie czasu. Po prostu posiedzimy i pogadamy. Cel, oczywiście, musi być zdefiniowany w sposób weryfikowalny, np. „Projekt X – przegląd wymagań z modułu Y”. Celem będzie przejrzenie wymagań i zebranie informacji zwrotnych. Czy to jest jasne? No jasne. Wychodząc dokładnie wiesz, czy przyjrzeliście wszystkie wymagania i czy do wszystkich zgłoszone zostały uwagi.
Inne przykłady celów? „wykonanie retrospektywy poprzedniego sprintu”. „Przekazanie informacji o aktualnym statusie projektu”. „Podjęcie decyzji w sprawie Z”. „Przedstawienie tematu i zebranie oszacowań realizacji”. Za każdym razem wychodząc ze spotkania z tak zdefiniowanym celem możesz powiedzieć „Tak – zrobiliśmy” lub „Nie – nie zrobiliśmy”. Wszystko inne to lanie wody. Cennej wody, jakim jest czas zespołu.

2. Stwórz agendę

Kiedy już wiesz, jaki jest cel spotkania, przygotuj agendę – co po kolei musimy omówić, ustalić, żeby zrealizować swoje dążenie? Niech pojawi się co najmniej lista punktów (jeszcze lepiej z opisami poszczególnych punktów, potrzebnych tam informacji i osób). Dzięki temu jak dłoni widać, co przygotować do spotkania, kto będzie niezbędny w kolejnych jego częściach. Określisz też ile czasu będzie potrzebne.

3. Zgromadź potrzebnych ludzi

W agendzie zobaczysz, kogo potrzebujesz na spotkaniu. Zidentyfikuj wszystkie osoby, które dostarczą Ci informacji i odpowiedzi na pytania, oraz tych, którzy będą niezbędni przy podejmowaniu decyzji. Może ktoś musi być poinformowany? Zdecyduj czy musi znać szczegóły dyskusji – wtedy zaproć go na spotkanie, a jeśli nie – wyślij mu później notatkę. Więcej o kompletowaniu odpowiednich osób w projekcie znajdziesz tutaj – https://analizait.pl/2012/analiza-udzialowcow-nie-pomin-nikogo/.

4. Roześlij agendę

Poinformuj osoby, z którymi się spotkasz, o czym będziecie rozmawiać. Ma to tę główną zaletę, że będą mogli się przygotować. Spróbuj, a będziesz wdzięczny nie słysząc „dowiem się za tydzień”, „muszę sprawdzić”, „zastanowimy się i prześlemy odpowiedź pocztą”, „pani Kasia jest na urlopie, a nikt inny nie wie”, „ja nie mogę tu decydować”. Jeśli jasno wskażesz czego, kiedy i od kogo oczekujesz, większa szansa, że przyjdą z potrzebnymi informacjami.

5. Prowadź spotkanie trzymając się planu

Im mniej inicjatywy z Twojej strony, tym większa przestrzeń dla innych. A osoba najchętniej zabierająca głos niekoniecznie jest tą, która ma chęć trzymania się planowanego przebiegu. Kiedy nie ma moderatora – kapitana tej łodzi, zaczyna się wiosłowanie każdego w inną stronę. Marna szansa, że dobijecie do brzegu.
Teraz docenisz, że poświęciłeś czas na określenie celu spotkania. Wiesz, kiedy zbaczacie z tematu! Jeśli tematu nie ma, to nie można z niego zboczyć 😉 A jak jest, to widzisz, kiedy rozmowa idzie w nieodpowiednim kierunku.
Zauważyłeś kiedyś jak ludzie często przeskakują z tematu na temat? Przeprowadź kiedyś eksperyment – przeczytaj o strukturze rozmowy z książki Michała Bartzela „Oprogramowanie szyte na miarę. Jak rozmawiać z klientem, który nie wie, czego chce?” a potem idź na spotkanie i słuchaj. Wyobraźnia narysuje Ci strukturę (o czym mieliście rozmawiać), a na niej linię wyznaczającą faktyczną ścieżkę rozmowy. Zaskoczy Cię (i przerazi), jak skaczemy z tematu na temat, nie docierając do konkretów lub gubiąc sens w szczegółach. A często – wręcz wyskakując poza temat. Pan Bartyzel podaje sposoby na trzymanie się szlaku, więc jest nadzieja:)
Niestety większość ludzi tego nie widzi! Może to zboczenie osobowości typu Analityk, może doświadczenie w spotkaniach i lata koncentrowania się na tym, ale mam w głowie taki przełącznik – rozmawiamy na temat – zielone światło, zbaczamy – czerwone. Czasem siedzę już podirytowana, zastanawiając się jak grzecznie nawrócić rozmowę na właściwe tory, patrzę na innych – a oni nic – luz. Myślę sobie – są 2 wyjścia: albo im nie zależy na wyniku spotkania albo nie wiedzą, że zbaczają. Na brak ochoty trzeba by napisać co najmniej kolejny artykuł albo kilka książek. Jeśli jednak zbaczają, bo nie widzą, że zbaczają, to mam kilka szybkich rad.

1. Napisz cel spotkania na tablicy czy na środku czegoś, na co patrzycie. Niech bije po oczach. Odczytaj go głośno na początku spotkania. Może ktoś się zreflektuje.
2. Przypomnij agendę spotkania. O czym, kiedy, kto i co będzie mówił. Niech ona też jest widoczna – na tablicy, wyświetlaczu, wydrukowana na stole. Jakkolwiek.
3. Uświadamiaj ile jest czasu. Ile czasu zostało. Wersja „wszystko inne zawiodło” – przygotuj sobie licznik czasu i kiedy skończy się czas na dany blok, niech pokaże się 0:00, coś zapali się na czerwono albo zapiszczy. Pokaż, że czas jest ograniczony i musicie się skupić.
4. Zostań narratorem 🙂 Kiedy coś idzie nie tak, albo chcesz przypomnieć na czym się skoncentrować, opowiadaj o tym, co teraz omawiacie, co będziecie omawiać, ile czasu na to przeznaczacie, ile jeszcze zostało.

I teraz pytanie. Czy ględzenie o dupie-marynie jest czymś złym? To zależy 😀
Jeśli mamy spotkanie trwające 1h, 2h z osobami, które ciężko zebrać razem w jednym miejscu czy w ogóle oderwać od pracy, temat jest ważny a sprawa pilna, to szanujmy to! Szanujmy czas. Szanujmy pieniądze firmy.
Czasem jednak fajnie zrobić wstęp rozluźniający, zapytać o coś, coś skomentować. W końcu jesteśmy ludźmi, którzy oddają 1/3 swojego życia dając się zamknąć razem w zakładzie pracy 🙂 Miejmy coś z życia.
Kiedyś siedziałam na spotkaniu, na którym od 7 min leciały żarty. Śmiesznie. Ale nie na temat. Ktoś zadał pytanie o cel naszego dalszego przesiadywania. Odpowiedź padła taka, że jesteśmy zmęczeni (piątek po południu) i chcemy sobie umilić i skrócić popołudnie. I OK! Wyłączamy światła, parkujemy łódź i relaksujemy się.

6. Potwierdź

Możesz być najlepszym słuchaczem i robić najlepsze na świecie notatki, ale jeśli nie potwierdzasz swojego zrozumienia, może spotkać Cię niemiłe zaskoczenie. Ileż to razy przyjmujemy błędne założenia albo „rozumiemy się inaczej”? Zapytaj czy dobrze rozumiesz, parafrazuj. Podsumowuj kolejne części, powtórz wnioski.

7. Podsumuj

Zanim wyjdziesz ze spotkania zadowolony, że nieźle poszło, chwila! Co dalej?
Przede wszystkim sprawdź, czy cel spotkania został osiągnięty. Skomentuj to głośno. Jeśli nie udało się zrobić tego, po co się spotkaliście, ustaw kolejne spotkanie z tym samym celem. Zapytaj, jak myślą, dlaczego się nie udało? Co możemy zrobić następnym razem, żeby się skupić i wypracować cel?
Dalej – może trzeba coś sprawdzić, wysłać, zatwierdzić, przygotować? Spisz listę zadań. Koniecznie przydziel osobę odpowiedzialną (inaczej nikt tego nie ruszy) oraz termin wykonania (bo zestarzejesz się w oczekiwaniu).
Po spotkaniu przygotuj notatkę i prześlij do zatwierdzenia. Notatka pozostaje śladem po rozmowie w razie ewentualnych późniejszych sporów („ja tak nigdy nie twierdziłem!”, „wcale tego nie zatwierdzaliśmy!”).
Zadbałeś o wszystkie 7 kroków? Tak, teraz możesz już być zadowolony!

Pobierz darmowy szablon notatki na spotkania w docx i planuj spotkania jak nigdy dotąd! 😉 Zapisując się na tę listę, zostaniesz dodany do newslettera Analiza IT, oczywiści, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś 🙂