Masz wrażenie, że wsadziłby Ci nóż w plecy. Normalnie odciąłbyś się od takiej osoby. Teraz jednak nie możesz. Pracujecie nad jednym projektem i zależy Ci, żeby zakończył się on sukcesem.
Jak poradzić sobie z kimś, z kim musisz współpracować, a kto postanowił zatruć Ci życie?

Napotykasz niekiedy na swojej zawodowowej drodze osoby, z którymi z jakiegoś powodu współpracuje się trudniej, niż z innymi. Nie potrafisz się z nimi dogadać, robią Ci „pod górkę”, bojkotują Twoją pracę, dewaluują ją, nastawiają przeciwko Tobie innych ludzi. Zdarza się, że zmieniają co chwilę zdanie, by postawić Cię w trudnej sytuacji. O wszelkich niedociągnięciach natychmiast informują przełożonych. Lub wręcz kłamią na Twój temat.
Jak radzić sobie z taką Trudną Osobą (TO), jeśli mimo wszystko chcesz dokończyć projekt?
Z mojego doświadczenia wynika, że tak naprawdę problem nie tkwił w tym, kim jest taka osoba, ale w moim podejściu do tego typu ludzi. To dawno dokonane odkrycie zmieniło moje myślenie z pozycji „jak mogę ich zmienić” na „jak ja mogę zmienić swoje podejście, aby lepiej z takimi osobami współpracować lub wyjść cało z kontaktów z nimi”. Brzmi dziwnie? No cóż, łatwiej jest nam zmienić własne podejście i zachowanie w stosunku do innych ludzi niż zmienić inną osobę.
Jeśli jednak masz przed tym opór („Dlaczego ja mam się zmienić, a nie on/ona?”), to… masz problem. Pisząc poniższe zakładałem, że chcesz, aby te relacje były lepsze. Jeśli jednak uważasz, że to nie Ty powinieneś coś zmienić – nie czytaj dalej. Może prawda jest taka, że… Trudną Osobą jesteś Ty!

Krok 1 – najpierw analiza sytuacji

Złota zasada: zanim zaczniesz oceniać i zmieniać innych, przyjrzyj się i zmień siebie.

Jeśli poczujesz, że Twoje relacje z jakąś osobą stają się nieprzyjemne, trudno Ci się z nią porozumieć,  spróbuj wykonać w pierwszej kolejności następujące ćwiczenia:
Pomyśl, co Ty takiego robisz, co może wzbudzać w drugiej osobie negatywną reakcję. Może ona nie lubi rozmawiać ze sztywniakami pod krawatem? Lub przeciwnie – uważa, że t-shirt z napisem „XXX Pany!” i „kubotki na skarpetki” to nie jest strój dobry na każdą okazję i wyraża Twój brak szacunku? Może odstręcza ją Twój nadmiernie techniczny, specjalistyczny, a w efekcie niezrozumiały język? Może drażnią ją Twoje oficjalne maile zamiast rozmowy przy biurku? Może prowadzisz nieuporządkowane spotkania albo zbyt szybko, jak dla tej osoby, przechodzisz do konkretów ignorując ludzi i relacje? Przyjrzyj się sobie i reakcjach na Twoje zachowanie. Staraj się zminimalizować te rzeczy, które druga osoba odbiera negatywnie.

Zastanów się, co Tobie przeszkadza w relacji z daną osobą. Przeanalizuj na spokojnie rozmowę, która Cię rozzłościła. Zobacz, w którym momencie pojawiło się to zdenerwowanie. Co wydarzyło się tuż przed tą chwilą? Co spowodowało, że skoczyło Ci ciśnienie? Być może jest to jakiś drobiazg, który Cię denerwuje?
Przykład: Niektórzy bardzo nie lubią, kiedy ich rozmówca nie patrzy im w oczy w trakcie rozmowy (a niektórzy mają dokładnie odwrotnie). Wbrew mądrym książkom o „mowie ciała” nie zawsze jest to oznaka, że ktoś kłamie czy chce Ciebie oszukać. Zazwyczaj jest to naturalne zachowanie takiej osoby – „ten typ tak ma”. Może wynika to z nieśmiałości? Może z respektu do Ciebie? A może jest zdenerwowana tematem rozmowy? Jeśli to zrozumiesz, łatwiej Ci będzie zaakceptować takie zachowanie i nie traktować go jako coś złego.

Pomyśl o tym, czym różnisz się od Twojego rozmówcy. Nie jest tak, że wszyscy ludzie są informatykami, sprzedawcami czy fanatykami social mediów. Jeśli pracujesz w jakiejś branży, siłą rzeczy zdarza Ci się zapominać, że świat z innej perspektywy wygląda inaczej. Wpływa to na Twój sposób komunikowania się z ludźmi, formułowania tez, prowadzenia dyskusji czy wysuwania argumentów. Poświęć chwilę na wyobrażenie sobie jak wygląda wasz projekt z jej perspektywy. Co może być dla niej ważne? Zadowolenie klienta, jakość produktu, równowaga między życiem i pracą? Znajdź wasze wspólne wartości i uszanuj te odmienne.
Nawet wewnątrz naszej branży (IT) mamy różne typy ludzi – różne osobowości, różne potrzeby związane ze sposobem komunikacji czy budowania relacji. Jedni lubią krótkie, rzeczowe rozmowy z konkretnymi liczbami i działaniami. Inni wolą najpierw porozmawiać o pogodzie i wakacjach, potem przejść do tematu spotkania, którego czas i tak w 30% będzie „zmarnowany” przez (na pozór nic niewnoszące) dygresje. Umówmy się – ludzie tak mają i nie masz specjalnie możliwości zmienienia ich zachowań i przekonań. Możesz spróbować dopasować się do ich potrzeb. Dlatego jeśli widzisz, że trudno się porozumieć, że rozmówca ignoruje Twoje argumenty i fakty, a zamiast tego „włącza emocje” i głównie na nich się koncentruje, spróbuj zrobić krok w jego stronę. Dostosuj swoją komunikację tak, aby zaspokoić potrzeby rozmówcy i osiągnąć WSPÓLNY cel.

Skąd masz wiedzieć, jakie ma potrzeby ta druga osoba? Najłatwiejszy sposób to… zapytać. Czy chce mieć raport czy opinię? Czy potrzebuje informacji o możliwych zyskach czy też o tym, co ta zmiana będzie oznaczała dla jego pracowników? Jeśli z jakiegoś powodu nie możesz zapytać bezpośrednio, zapytaj osoby, które znają (formalnie lub nieformalnie) Twojego rozmówcę. Może to być wspólny znajomy czy też asystentka prezesa, na spotkanie z którym się szykujesz. Dowiedz się, jakie są zazwyczaj oczekiwania rozmówcy, co lubi na spotkaniach, czego nie toleruje, itp. Jeśli pierwsze spotkanie nie poszło po Twojej myśli, możesz przy kolejnym wypróbować nieco inne podejście.
Jeśli powyższe nie pomaga, jeśli musisz kontaktować się z naprawdę Trudną Osobą (TO), to po pierwsze – zadbaj o siebie, aby różne złe emocje, które w trakcie takich kontaktów odbierasz, miały jak najmniejszy wpływ na Ciebie.

Krok 2 – sięgnij po sprawdzone sposoby

#1 Nie myśl o TO

Wystarczy, że musisz się z Trudną Osobą spotykać, raportować, uzgadniać… Nie zaprzątaj sobie głowy myślami „co ona o mnie myśli”, „co mi powie”, „jak się zachowa”. Tracisz swój cenny czas, a ona prawdopodobnie ma to w nosie. Jeśli taka osoba zajmuje Twoją głowę w Twoim prywatnym czasie, to znaczy, że „wygrywa” z Tobą. Czy tego chcesz? Jeśli jej nie lubisz, po co tak dużo o niej myślisz? Skup się na TO tylko w takim zakresie, w jakim musisz. Najlepiej merytorycznie i konstruktywnie – w kontekście tego, co masz dla niej zrobić lub w celu wymyślenia strategii na kolejną rozmowę.

#2 Zadbaj o agendę spotkania z TO

Jeśli Twój oponent organizuje spotkanie – poproś o przedstawienie agendy i oczekiwanego wyniku. Jeśli tego nie dostaniesz, kulturalnie odmów udziału: „Dziękuję za zaproszenie, ale muszę odmówić. Mam sporo pracy i muszę się na niej skoncentrować. Nie widzę, w jakim celu mamy się spotkać, co konkretnie chcemy przez tą rozmowę osiągnąć. Jeśli będę rozumiał, co jest celem rozmowy, spróbuję wygospodarować na nią czas.”. Nawet jeśli ta osoba na Ciebie „doniesie” do przełożonego to masz dobry argument – nie wiesz, czemu ma służyć spotkanie, więc nie widzisz powodu, aby jego kosztem opóźniać inne zadania, które otrzymałeś.

#3 Przygotuj plan rozmowy z TO

Rozmowa z TO prawie zawsze będzie ciężka. Przygotuj się do niej. Napisz sobie, co chcesz w jej trakcie powiedzieć i co osiągnąć. I nie daj się zbić ze swojej ścieżki. TO będzie próbowała Cię wyprowadzić z równowagi. Aby nie dać się wciągnąć w tą grę, w której z góry będziesz przegrany (bo Twój adwersarz ma więcej doświadczenia w takich rozgrywkach) skup się na swoich notatkach i nie daj się zbić z pantałyku.

#4 Zaproś świadka

Najlepiej, jeśli będzie to ktoś, kogo Twój adwersarz poważa (na przykład ze względu na pozycję tej osoby). Na pewno warto zaangażować trzecią stronę wówczas, kiedy wasze złe relacje są widoczne dla innych, są dyskutowane czy obgadywane. Nie ma wówczas powodu, aby ukrywać taką sytuację. A jeśli ta trzecia strona jest np. szefem Twoim i Twojego oponenta, wówczas masz szansę pokazać się z dobrej strony i zminimalizować skutki ewentualnego oczerniania Ciebie.

#5 Zachowuj spokój w rozmowie z TO

Nie daj się sprowokować do np. nakrzyczenia na adwersarza. Po pierwsze, możliwe, że TO umie to robić lepiej. Po drugie, to Ty później będziesz się źle czuć wspominając taką rozmowę. Niesmak w skutek własnego zachowania będzie Ci zaśmiecał myśli. Po trzecie, zamiast rozładować sytuację jeszcze bardziej ją skomplikujesz. I wreszcie, jeśli taka sytuacja będzie miała miejsce przy świadkach, to zamiast zjednywać sobie sprzymierzeńców, będziesz ich tracić. Bo w ich oczach czym się będziesz różnić od Trudnej Osoby? Dlaczego to Ciebie mają popierać, skoro zachowujecie się tak samo nagannie?

#6 Dbaj o słowa i notatki

Uważaj na słowa, których używasz i na opinie, którymi się dzielisz. Zwróć uwagę, czy nie mogą być obrócone przeciwko Tobie. Zadbaj, by to, o co czym mówisz było merytoryczne, poparte faktami, łatwe do udowodnienia. Miej przy sobie agendę spotkania i koncentruj się na niej. Zadbaj o to, aby po spotkaniu pojawiły się notatki i aby dotarły do wszystkich zainteresowanych. Zapisz swoje wypowiedzi, zanim TO zrobi to za Ciebie dodając coś życzliwie od siebie. W razie późniejszych dyskusji, te notatki będą argumentami na Twoją korzyść.

#7 Nie daj się wciągnąć w dygresje

TO prawdopodobnie skieruje rozmowę w stronę, która będzie korzystna dla niej, a niekorzystna dla Ciebie. Ucinaj kulturalnie te dyskusje, proponując powrót do głównego wątku spotkania. Jeśli spotkanie pójdzie zdecydowanie w inną niż uzgodniona stronę – zbierz fakty, informacje, oczekiwania. Nie komentuj ich. Powiedz, że potrzebujesz czasu do namysłu.

#8 Przemyśl sytuację

Gdy w rozmowie pojawiają się rzeczy, których nie przemyślałeś i masz wątpliwości jak na nie odpowiedzieć – zbierz opinie, informacje, pomysły i zakończ rozmowę stwierdzeniem w rodzaju: „Nie dostrzegłem tego aspektu. Muszę mieć czas na przemyślenie. Porozmawiajmy o tym za dwa dni.”. To lepsze rozwiązanie niż wymyślanie na miejscu reakcji na nowe wątki. Pamiętaj – Twój oponent ma prawdopodobnie większe doświadczenie niż Ty w takich bojach i bez czasu na zebranie myśli/amunicji nie osiągniesz rezultatu, który będzie dla Ciebie satysfakcjonujący. Niech to będzie nawet jeden dzień, godzina czy 15 minut. Przygotuj się do rozmowy.

#9 Stawiaj granice

Umów się najpierw ze sobą, gdzie jest granica, której przekraczania sobie nie życzysz. Co zniesiesz, a jakiego zachowania nie będziesz tolerować? Powiedz TO jak zareagujesz, jeśli takie granice zostaną przekroczone. Przedstaw to nie jako groźbę, ale jako konsekwencje jej zachowania i jej wybór. Kiedy wyznaczona przez Ciebie granica zostanie przekroczona, zareaguj zgodnie z deklaracją. Jeśli tego nie zrobisz, TO uzna, że może sobie pozowolić na każde zachowanie. Chcesz tego?
Przykład: „Jeśli będziesz mnie obrażać, to zakończymy rozmowę i wyjdę ze spotkania.”
Znów Cię obraziła? „Powiedziałem Ci, że jeśli będziesz mnie obrażać, nie będę kontynuował rozmowy”. I wyjdź.

Krok 3 – rozstań się z TO

Na koniec – jeśli możesz rozstać się z Trudną Osobą – zrób to. Pamiętaj, że Twoim prawem jest chronić swoje zdrowie emocjonalne. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe. Może TO jest Twoim szefem lub klientem. Może pracownikiem, którego z jakiś powodów nie możesz zwolnić czy przenieść do innego zespołu. Jeśli nie możesz rozstać się fizycznie – zrób to mentalnie. Skoncentruj się na relacjach zawodowych – zadaniach do wykonania, informacjach do przekazania, dyskusjach do odbycia. Możesz też spróbować ustawić bufor między sobą a TO – znajdź kogoś, kto lepiej niż Ty toleruje TO. Wypróbuj zastosowanie narzędzia, które zdejmie część emocji z wzajemnych relacji – na przykład komunikuj się za pomocą emaila, a jeszcze lepiej – jakiegoś systemu do zarządzania zadaniami, z którego korzysta więcej osób. Wówczas Twój adwersarz będzie bardziej hamować się w swoich wypowiedziach względem Ciebie. A i Tobie będzie łatwiej skupić się na merytoryce.

Jeśli masz pytania, uwagi lub chcesz się podzielić swoimi przemyśleniami – skontaktuj się z autorem: https://pl.linkedin.com/in/jaroslawlojewski

Jarosław Łojewski
Kreatyw.Pro
ekspert w zakresie „miękkiego IT”, trener, doradca, coach
W branży IT od 25 lat. Brał udział w analizie i uruchamianiu ok. 700 projektów. Od 12 lat pomaga tworzyć i usprawniać komunikację oraz procesy w zespołach IT i biznesowych. Jeden z pierwszych Business Relationship Managerów w Polsce. Obecnie jako doradca i coach wspiera specjalistów i managerów różnych szczebli pracujący w korporacjach oraz młodych i doświadczonych przedsiębiorców. Prowadzi szkolenia z zakresu umiejętności miękkich oraz związane z IT. Współpracuje m.in. z Inkubatorem STARTER, Agencją Rozwoju Pomorza oraz z  firmami szkoleniowymi i doradczymi.