Czy dręczysz ludzi Twoimi nazwami statusów?

19 października 2016

Nazwa ma znaczenie. Dziś pastwię się nad niedbałymi nazwami statusów.
Zamówienia, zgłoszenia, dokumenty w obiegu. Nowe, do zatwierdzenia, zatwierdzone, anulowane, wycofane. Łatwo się pogubić, kiedy nie uporządkujesz stanów, w jakich może być dany obiekt. Przydałoby się też wiedzieć, które przejścia między stanami są dozwolone. Czy można ponownie otwierać anulowany dokument? Czy można cofnąć zamówienie zatwierdzone do realizacji?
Z pewnością diagram stanów uporządkuje Twoją wiedzę, zrozumienie złożonego zachowania obiektu i przedstawi aktualne ustalenia całemu zespołowi – każdemu tak samo.
Kiedy siadasz do tworzenia diagramu, w Twójej głowie rozpoczyna się burza ☺ Przypominasz sobie wszystkie możliwe stany, szukasz informacji w dostępnych źródłach, sprawdzasz w systemie. Chodzi o to, żeby zebrać je wszystkie. Nie myślisz wtedy za bardzo nad nazwami. Piszesz pewnie pierwszą, która wpadnie Ci do głowy. Niestety zdarza się, że już nigdy nie wrócisz do tego, by zadać sobie pytanie „jak najlepiej nazwać ten stan?”.
W czym problem?
Pomyśl o przepływach, z którymi spotykasz się na co dzień. Zadania, incydenty, delegacje, wnioski, zamówienia. Czy w momencie, kiedy patrzysz na status, wiesz dokładnie co się dzieje i co wydarzy się w następnym kroku? A może potrzebujesz ściągi? Niektóre obiegi są skomplikowane a nazwy stanów dodatkowo utrudniają sprawę. Za każdym razem musisz otworzyć swoją ściągę, odnaleźć właściwe miejsce, zastanowić się czy teraz to Ty coś musisz zrobić czy czekasz na reakcję innych? 
Mam jeden taki proces, który przechodzę często, ale ciągle nie mogę się nauczyć co dalej i kto co powinien dalej zrobić.
Może w końcu zapamiętasz co znaczy każda nazwa. Jednak ile zajmie Ci to czasu? Ile czasu na podobne sprawdzanie stracą Twoi koledzy? A, co gorsza, ile czasu będą tracić Twoi klienci, użytkownicy systemu, który zaprojektowałeś?
I znowu dochodzimy do efektu skali – jeśli 100 pracowników poświęci na to sprawdzenie 3 minuty w tygodniu, to firma jest w plecy 5 osobo-godzin tygodniowo. 20 godzin w miesiącu. 24 dni w roku!
Jakie nazwy stanów dręczą ludzi? Takie, które nie odpowiadają na pytanie co się teraz dzieje z tym obiektem i co ma się z nim stać w następnej kolejności. Przykład: zatwierdzone, zgłoszone. I co teraz? I co dalej? Mam coś zrobić? Ktoś inny ma coś zrobić?
Jakie nazwy są dobre? Takie, które odpowiadają na pytanie, co się z danym obiektem dzieje lub jaki jest następny krok. Przykład: do weryfikacji klienta, do rozliczenia księgowego, towar wysłany. Patrząc na takie nazwy statusów od razu wiesz co się dzieje i co będzie dalej.
Łatwiej też wyobrazić sobie co znaczy dany stan, jeśli jest związany z fizycznym działaniem powszechnie znanym, który każdy może sobie wyobrazić, jak zamówienie pakowane, zamówienie wysyłane. Uważaj w szczególności na abstrakcyjne czynności jak akceptacja, zatwierdzanie, wstępna weryfikacja. Świetnie, gdybyś przetestował te nazwy zadając kontrolne pytania kolegom z zespołu, klientom, użytkownikom. Np. co się dzieje, kiedy jesteś w stanie X? Co zrobisz dalej? Kto następny powinien się zająć zgłoszeniem?
Do opisu stanów koniecznie dołączaj ściągę w postaci diagramu stanów najlepiej z wyjaśnieniem co dany stan oznacza i jaka czynność, warunek, jaka osoba może spowodować zmianę stanu. Takie wyjaśnienia dodawaj do wymagań, instrukcji użytkownika, może nawet do dymka z podpowiedzią w interfejsie dla użytkownika obok pola ze statusem. Byłoby bosko! Posłuży jako ściąga, jeśli pojawi się wątpliwość. W szczególności w złożonych procesach, obiegach w korporacjach, urzędach, itp. Zastanów się też czy każdy użytkownik musi widzieć wszystkie stany czy może dla realizujących zamówienie pokazywać szczegółowo kolejny etap np. “pobierany z magazynu” albo “szlifowany” a dla klienta tylko “zamówienie w przygotowaniu”.
A jak Twoje diagramy stanów? Przydałyby się jakieś udoskonalenia? Jak użytkownicy Twoich rozwiązań radzą sobie obsługiwaniem przepływów? A może sam zmagasz się z tragicznie dobraną nazwą statusu? Pochwal się wiele mówiącą nazwą 🙂

Cześć, jestem Hania.

Jako strategiczny analityk biznesowy na pograniczu zarządzania i IT zapewniam, że projekty i działania w organizacji przynoszą wartość biznesową. Dostarczam kompetencji analitycznych managerom i zarządom z Polski, Niemiec i Szwajcarii przy tworzeniu strategii oraz wdrażaniu jej w kilkuset osobowej międzynarodowej organizacji.

Może zaciekawi Cię także:

www.analizait.pl by ProjectUP (C) 2020