Wyobraź sobie doskonałe rozwiązanie, które opracowałeś w pocie czoła i prezentujesz je z przepełniającą Cię dumą. Co, jeśli jest tak genialne, że świat nie jest na nie gotowy? A dokładniej, nie jest na nie gotowa organizacja.
Śmiałe wizje i plany na przyszłość mogą być w organizacji tak daleko idące, że nie wystarczy ich implementacja. Potrzeba jeszcze przygotować wcześniej dobry grunt lub nieco dopasować propozycję do istniejących realiów. Żeby określić ten brak gotowości, szukamy problemów czy ograniczeń występujących poza samym rozwiązaniem.
Jakich informacji potrzebujemy, żeby przeprowadzić tę analizę gotowości?
- Rozwiązania (w całości lub części)
- Opis stanu obecnego (środowisko i czynniki wewnętrzne)
- Analiza wydajności rozwiązania (pomiary, luki wydajności i działania zwiększające)
Co należy wziąć pod uwagę oceniając, czy organizacja jest gotowa na rozwiązanie?
- Kulturę organizacyjną
- Wpływ na interesariuszy
- Strukturę organizacyjną
- Działalność operacyjną
Kultura organizacyjna
W skrócie, są to głęboko zakorzenione przekonania, wartości, normy, którymi kierują się członkowie organizacji. Więcej o kulturze tu: https://analizait.pl/2012/jaka-kultura-organizacyjna-panuje-w-twojej-firmie/
Przy ocenie gotowości kultury organizacyjnej na rozwiązanie, włączamy pokłady empatii i bawimy się trochę w psychologa J Sprawdzamy na ile ludzie mogą zaakceptować rozwiązanie:
- czy interesariusze rozumieją powód powstania rozwiązania
- czy widzą rozwiązanie jako coś korzystnego,
- czy wspierają zmianę
Co można zrobić z zastanym stanem? Może zwiększenie informacji dla zainteresowanych? Siła perswazji? Znalezienie argumentów bazujących na wartościach ludzi? A może się nie da?
Wpływ na interesariuszy
Czy interesariusze są gotowi na przyjęcie rozwiązania? Zastanówmy się. Oczywiście w sposób uporządkowany. Rozważmy poszczególne grupy, które łączą wspólne:
- Funkcje – ludzie realizujący podobne zadania na wejściu, wyjściu lub w procesie, na który wpływ będzie miało wprowadzane rozwiązanie
- Lokalizacje – w różnych geograficznych lokalizacjach wykorzystanie rozwiązania jak i postrzeganie jego wartości może być różne
- Obawy – ludzie, których łączy wspólny strach 😉 związany z danym aspektem wpływu rozwiązania na ich funkcjonowanie po jego wprowadzeniu
Struktura organizacyjna
Wiadomo, rozwiązania będą używali ludzie. A każdy z nich znajduje się w jakimś miejscu struktury organizacyjnej. Zasady podległości, raportowania, zakresy obowiązków mogą powodować, że rozwiązanie może być przyjęte z otwartymi rękoma lub powodować trudności. Struktura może być zbyt skomplikowana lub zbyt prosta. A co z nieformalnymi relacjami i układami? Czy dają one rozwiązaniu większe szanse na sukces?
Działalność operacyjna
Działalność operacyjna, czyli zadania na najniższym poziomie – wykonawczym. Patrząc z tej perspektywy, zdarzamy rozwiązanie z realiami codziennej pracy. Patrzymy tu na procesy, narzędzia i technologię, polityki, wykonywane czynności – procedury, posiadane umiejętności.
Po zbadaniu jak nasze genialne rozwiązanie ma szansę poradzić sobie w wymienionych obszarach, jesteśmy w stanie potwierdzić gotowość lub wskazać listę zastrzeżeń. Kolejny krok, to ustalenie, czy warto dla rozwiązania zmieniać rzeczywistość (kulturę, strukturę, procesy działania), i w jakim stopniu? A może będzie trzeba pogodzić się z faktem, że przewyższa ono zastany świat tak bardzo, że szybciej ono samo nagnie się (w jakim stopniu?) do rzeczywistości.
