Jakość – nagroda myślących i działających

22 stycznia 2012

Chęć osiągnięcia pewnego standardu w jakiejś dziedzinie, np. realizacji projektów, wyraża wielu. Dlaczego często pozostaje to tylko pragnieniem? Obwiniamy innych, spieszymy się, powtarzamy te same błędy, a perspektywa zmiany lekko chwieje naszym poczuciem bezpieczeństwa i budzi strach. Chcemy jednak dla siebie czegoś więcej niż tylko odpracowania 8 godzin.

Jakość realizacji projektów może być określana dla zespołu, ale często jest jednak zbliżona w ramach jednej firmy. To, czy i jak, o tym myślimy, determinuje poziom, na którym pozostajemy:

Zbieranie batów – brak głębszej refleksji i zmiany
Zbieranie uwag – refleksja i chęć zmiany na lepsze
Zbieranie owoców – regularna refleksja i zmiana na lepsze

Narzekanie

Jest bardzo wielu niezadowolonych z jakość realizacji projektów w swoich firmach. Przy różnych okazjach utwierdzam się w tym przekonaniu, spotykając osoby z różnych środowisk. Każdy ma na to inną tolerancję – jedni zmieniają pracę, niektórzy podejmują starania, inni po prostu narzekają. Czy warto się tym przejmować? Może ludzie zwyczajnie potrzebują tematu na spotkanie przy herbacie? Fakt, że narzeka nas tak wielu, przekonuje mnie, że jednak warto. Wygląda na to, że posiadamy dość silną i powszechną potrzebę dobrej jakości. Chcemy czerpać radość z samej pracy, podpisywać się pod jej efektami bez wstydu. Zdarzają się nawet tacy, którzy chcą, żeby klient otrzymał to, czego potrzebuje, a nie coś, od wciśnięcia czego nie może się wybronić. Dlaczego zatem nie wychodzi?

To ich wina!

Kiedy jakość pozostawia wiele do życzenia, znajdujemy często przyczyny w niedostatkach pracy innych. W projektach zadania wielu osób są ze sobą związane i za ostateczny wynik odpowiadają wszyscy zaangażowani. Jeśli jeden z produktów pracy jest kiepski, trudniej zaradzić temu w kolejnych etapach. Dlaczego tak się dzieje? Często podział obowiązków nie jest dokładnie określony. Łatwiej jest uznać, że to ktoś inny jest odpowiedzialny za odpowiednią jakość. Im gorsze (niektórzy czytają – elastyczne) zarządzanie projektem i rozgraniczanie obowiązków, szczególnie tych dotyczących weryfikacji, tym łatwiej się zniechęcić i również od siebie przekazać dalej słaby materiał.

Kto weźmie na siebie odpowiedzialność?

Kto ma zadbać o jakość kodu? Programista, kierownik zespołu, tester? Kto będzie odpowiedzialny za dokumenty analizy? Wydobywający wymagania, piszący dokument, kierownik projektu czy klient? Jeśli coś się opóźnia, to kto jest winny? Ten, kto przygotował harmonogram, wykonawca zadania czy kierownik projektu? Każdy może myśleć, że to nie on. W efekcie mamy stertę odpowiedzialności niczyich, których nikt nie bierze na siebie. Jeśli zjawisko to ma zasięg całej firmy, warto, by zarząd wziął sprawy w swoje ręce i przeprowadził reformę.

Stop!

Dostrzegając niską jakość, warto zająć się zaprowadzeniem porządku w firmie. Warunkiem koniecznym jest czas. Trudno znaleźć chwilę na refleksję, kiedy projekty są zawsze „na wczoraj”, kończąc jeden, pędzi się do drugiego. W imię wydajności! Nieustanne działanie niestety nie sprzyja myśleniu.

Zbieranie myśli

Potrzebna jest chwila, by uchwycić pojawiające się myśli. Niezadowoleni i narzekający pracownicy to prawdziwa kopalnia pomysłów. Warto pamiętać o tym, że myśli cała firma! Każdy najlepiej zna się na własnej pracy i dobrze wie (lepiej niż zarząd i kierownicy), co jest jego problemem. Często też ma pomysł na usprawnienia. Powinno się doceniać te zasoby i gromadzić uwagi. Czasami firma nie robi tego samodzielnie, zatrudnia natomiast konsultanta, który ma za zadanie pomóc organizacji wejść o poziom wyżej.

Regularne myślenie

Oprócz zrywów będących odpowiedzią na sytuacje awaryjne, warto wyrobić w firmie nawyk regularnego myślenia. Każde przedsięwzięcie dostarcza nowych spostrzeżeń. Dobrze byłoby wprowadzić fazę zakończenia projektu, w której znajdzie się choć chwila na zebranie uwag (tzw. lessons learned). Mając masę obserwacji, przydałaby się ich cykliczna analiza i wprowadzanie zmian.

Obrócić myśl w czyn

Przy tworzeniu koncepcji – standardu prowadzenia projektów, warto wziąć pod uwagę:

charakterystykę firmy (co dla niej będzie najlepsze),
dążenia firmy (Co i dlaczego chce osiągnąć? Czy tworzone zasady mają w tym kontekście sens?),
ludzi (zgodność z ich wartościami),
standardy (metodologie, modele),
dobre praktyki (np. jasny i pełny przydział odpowiedzialności).

Plan, szkolenie i wdrożenie

Po opracowaniu koncepcji, warto przeprowadzić szkolenie i poinformować wszystkich zainteresowanych, czyli tych których dotkną zmiany. Ile ludzi – tyle opinii, dlatego trzeba przygotować się na odpieranie gradu uwag, przebrnięcie przez niechęć i wspieranie zafrasowanych. Warto wysłuchać wątpliwości i zapewnić, że głos ich nie będzie ignorowany – propozycje zostaną zebrane po każdym projekcie, okresowo analizowane i wprowadzane będą zmiany (ewolucja!). Sam sposób wdrożenia powinien umożliwiać jak najlepsze korzystanie ze standardu w praktyce! Wystawienie listy praktyk w gablocie lub ogłoszenie: „Ludzie, stosuj się do zaleceń!” może nie zapewnić błyskotliwej kariery nawet najlepszym pomysłom. To jednak kolejny obszerny temat 😉

Strach przed nieznanym

Czasem obawiamy się wprowadzenia standardów. Dlaczego? Możemy utracić elastyczność, wydłuży się czas przygotowywania tych „produktów wysokiej jakości”. Biurokracja i „papierologia”. Ale czy tak będzie rzeczywiście? Pomyślmy racjonalnie, przyjrzyjmy się faktom – ile czasu teraz tracimy na poprawki, odsyłanie, uzupełnianie, powtarzanie, informowanie, tłumaczenie? Zauważmy związki i oceńmy koszt niskiej jakości. Czy na to nas stać? Dowody? Tutaj pomoże jedynie wnioskowanie lub, jeśli wykonujemy pomiary (KPI – wskaźniki efektywności, benchmarking), spróbowanie nowego standardu i porównanie wyników. A potem? Doskonalenie.

Cześć, jestem Hania.

Jako strategiczny analityk biznesowy na pograniczu zarządzania i IT zapewniam, że projekty i działania w organizacji przynoszą wartość biznesową. Dostarczam kompetencji analitycznych managerom i zarządom z Polski, Niemiec i Szwajcarii przy tworzeniu strategii oraz wdrażaniu jej w kilkuset osobowej międzynarodowej organizacji.

Komentarze - 3

Hania
23 stycznia 2012, 08:01
Jak jest u Ciebie? Pędzicie na złamanie karku, czy macie chwilę, żeby pomyśleć?
Odpowiedz
Emi
23 stycznia 2012, 11:37
Hej,
po prierwsze to fajnie, że stworzyliście bloga i że w pewien sposób rozwijacie swoje pasje czy też zainteresowania 🙂
Jednak co do aktukułu, to z pewną rzeczą się nie mogę zgodzić. Na programowaniu się nie znam, jednak każde nowe zlecenie jest projektem. A to, aby projekt się udał zależy od wielu czynników. Nie mniej jednak odpowiedzialość za wszelkie błędy, bądź też niepowodzenie projektu ponosie kierownik czy też menadżer projektu (w zależności jak to jest okrślone), a radość, sukces i pochwały – wszyscy uczestnicy.
Co prawda mogą oni między sobą “zwalać” odpowiedzialność za poszczególne zadania, ale generalnie odpowiedzialny jest za to kierownik/menadzer pojektu, szcególnie za porażkę projektu.
a co do narzekania, to niestety my Polacy, po prostu lubimy narzekać… Taki naród 🙂
Serdecznie pozdrawiam,
Emilia
Odpowiedz
Hania
23 stycznia 2012, 18:21
Emilio 🙂
Masz pewnie sporo racji mówiąc, że manager powinien być odpowiedzialny za rezultat. Zastanawia mnie jednak, w jaki sposób może zapewnić, że każdy produkt (wynik realizacji zadania) na każdym etapie będzie dobrej jakości? Jest kilka wyjść:
– może sprawdzać wszystko, co wychodzi spod rąk pracowników (od rzeczy ogólnych, po szczegółowe, które mają nierzadko spore znaczenie dla jakości), a żeby to zrobić, musi się wgłębić w te produkty i sprawy wielu pracowników o bardzo różnych kompetencjach i zadaniach,
– może zalecać, by każdy sam pilnował, by to, co przekazuje dalej, było dobrej jakości, a on będzie odpowiadał za koordynowanie działań,
– może wydzielać podzespoły, w których jedna osoba będzie odpowiedzialna za jakość produktów grupki osób,
– może oczekiwać weryfikowania (i zapewniania) jakości przez osoby sprawdzające, testujące – jednostki lub całe działy w firmie wspierające ją w tym zadaniu,
– może oczekiwać, że klient ma przeznaczony czas na sprawdzanie, więc powinien sam zgłosić, jeśli coś mu nie odpowiada.
Możliwości jest wiele, a porażka nadal pójdzie na konto managera. Jeśli się jawnie nie określi, kto nad czym powinien czuwać, możliwe, że każdy odpowie sobie sam – “Nie ja.”. Można też odpowiedzieć – “Za wszystko – kierownik. Oddam coś tam, a on niech się martwi.”. Pytanie, czy on to “wszystko” jest w stanie udźwignąć i czy to jest najlepsze rozwiązanie:)
Odpowiedz