Analiza udziałowców – nie pomiń nikogo!

Problemy z wymaganiami to najczęstsza przyczyna niepowodzeń projektów, a wymagania w dużej mierze pochodzą od udziałowców. Jako analityk czy kierownik projektu, powinieneś szczególnie o nich dbać. Pominąłeś kiedyś osobę, która później wywróciła Twój projekt przez zmianę wymagań? Czasem pani z księgowości okazuje się ważniejsza niż prezes. Jak nie przeoczyć kluczowych osób, a każdej z nich poświęcić uwagę propocjonalną do jej wpływu?

Zazwyczaj to klient wyznacza osoby odpowiedzialne za projekt po jego stronie. W zespole tym mogą znaleźć się dyrektorzy, kierownicy – wszyscy, którym sponsor chce dać prawo do podejmowania decyzji w sprawie projektu. Czy będziesz potrzebował poznać wymagania kogoś jeszcze? Kogoś, na kogo rozwiązanie będzie miało bezpośrendni wpływ i jego potrzeby okażą się mieć duże znaczenie? Żeby się tego dowiedzieć, musisz określić jaki jest cel, jak wygląda organizacja i jak działa.

Szukamy udziałowców…

Kto? Analityk (lub Project Manager – PMBOK wspomina o takim zadaniu kierownika projektu). Kiedy? Od rozpoczęcia projektu aż do zakończenia analizy. Jak? …

Cel biznesowy

Rozpoczynając projekt musisz koniecznie określić jego cel biznesowy. Bez tego, ani kroku dalej! Inaczej narażasz się na marnowanie czasu na niepotrzebne czyności i zagubienie. Jaki moze być cel? Zwiększenie sprzedaży, poprawa wizerunku, wprowadzenie nowego produktu, umożliwienie sprzedaży on-line, itp. Kiedy już go ustalisz z klientem, możesz zastanowić się, jacy ludzie mogą mieć wpływ na realizację tego celu. Od kogo potrzebujesz pozyskać wymagania?

Struktura organizacyjna

Drugim krokiem, który powinieneś wykonać, jest zbadanie struktury organizacyjnej. Jakie jednostki posiada? Jakie działy? Jakie są role i odpowiedzialności osób? Jak ze sobą współpracują? Jak na siebie wpływają? Znając cel biznesowy możesz znaleźć w strukturze osoby, które będą wpływać i pomagać w jego osiągnięciu.

Zbiór procesów biznesowych

Dowiedz się jak działa ogranizacja w obszarach, które mają związek z postawionym celem biznesowym. Wyodrębnij procesy biznesowe – ciągi zadań prowadzące do określonego celu. Dowiedz się o zasadach rządzących w organizacji – politykach, procedurach, regułach biznesowych. One pokażą Ci, kto może być wplątany w dany proces i tym samym wskażą, kogo nie można pominąć zbierając wymagania 🙂

Macierz RACI

Macierz RACI (jak to macież) składa się z dwóch wymiarów: osób (ról) i zadań. Do każdej z komórek wpisz spośród litery:

• R (responsible) – osoba odpowiedzialna za realizację, fizycznie wykonująca całość lub część zadania
• A (accountable) – osoba podejmująca ostateczne decyzje, odpowiedzialna za wykonanie zadania w całości (powinna być tylko jedna)
• C (consulted) – osoba, z którą konsulowana jest praca i jej wyniki
• I (informed) – osoba, która jest informowana o wykonaniu i rezultacie zadania

Wyznaczając osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania, otrzymujemy odpowiedź na pytanie, z kim rozmawiać, kto przekaże nam istotne wymagania.
Macierz RACI może też być pomocna po prostu przy określaniu odpowiedzialności za zadania. Od tej chwili zawsze znajdziemy winnego! Ludzie lepiej wykonują swoje obowiązki, kiedy wiedzą dokładnie, co do nich należy.

Mapa udziałowców – cebulowa 😉

W źródłach pada nazwa “onion diagram”, niestety nie znalazłam polskiego odpowiednika takiego diagramu. Będzie zatem cebulowa:)

Co w tym ciekawego? Pomaga szukać udziałowców w obszarach:

1. Dostawcy rozwiązania – zespół odpowiedzialny za wykonanie
2. Dotknięte jednostki organizacji – użytkownicy i wszyscy inni, których praca zmieni się po wprowadzeniu rozwiązania
3. Informatyzowana organizacja – sponsorzy, dyrektorzy i inni, którzy współdziałają z dotkniętymi jednostkami
4. Dotknięci zewnętrzni udziałowcy – klienci, dostawcy klienta, przepisy, itp.

Inne metody szukania udziałowców

• burze mózgów
• wywiady
• warsztaty
• analiza ryzyka
• scenariusze i przypadki użycia, historyjki użytkownika
• modelowanie zakresu
• ankiety i kwestionariusze

Z czym zakończyć analizę udziałowców?

Warto mieć ich charakterystykę i strategię postępowania:) Udziałowców możemy scharakteryzować zapisując:

• listę ról potrzebnych do osiągnięcia celu biznesowego
• nazwiska i stanowiska udziałowców
• kategorie uddziałowców
• specjalne potrzeby
• liczbę osób w danej roli
• opis wpływu i zainteresowania
• uprawnienia udziałowca

Jak obrać strategię postępowania? Pomoże Ci w tym dwuwymiarowa mapa udziałowców. Składa się ona z wymiarów: wpływu i zaangażowania. Udziałowca umieszczamy tym wyżej, im większy jest jego wpływ na kształt rozwiązania (D – sponsor, E – asystentka prezesa) i tym bardziej w prawo, im większe jest jego zaangażowanie (F – zapracowany dyrektor działu, B – specjalista od marketingu).

Co z nimi zrobić? Spójrz, w jakiej ćwiartce się znajdują.

• Monituruj – co jakiś czas sprawdź, czy nie zaangażowali się bardziej lub nie otrzymali więcej uprawnień
• Informuj – bardzo im zależy, ale mają mały wpływ na rozwiązanie – informuj ich o tym, co jest ustalane
• Utrzymuj zadowolonych – projekt za bardzo ich nie interesuje, ale jeśli najdzie ich ochota mogą sporo namieszać, dlatego pilnuj, by byli zadowoleni
• Ściśle wspołpracuj – to oni dostarczą głównych wymagań i będą odbierać rozwiązanie

Już wiesz, kogo nie możesz pominąć 🙂
 
Źródła:
1. International Institute of Business Analyst IIBA, A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge® (BABOK® Guide), Version 2.0, 2009.
2. Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge® (POBOK® Guide), Fourth Edition, 2008.