Prawa i obowiązki Zamawiającego, czyli co robić, żeby dostać dobre oprogramowanie

Dostarczanie systemu to w rzeczywistości dwa projekty – w tym jeden po Twojej stronie. Jako zamawiający, jesteś odpowiedzialny za swoją część pracy. Możesz utrudniać lub pomagać dostawcy (i sobie!) tworzyć system, który spełnia Twoje potrzeby.

Masz prawo!

Z pewnością masz prawo oczekiwać, że oprogramowanie (a także inne produkty – np. prototypy, dokumentacja), które zamówiłeś powinno być dostarczone w umówionym terminie i posiadać ustalony zakres. Jeśli w umowie zawarłeś czas odpowiedzi na Twoje zgłoszenia, masz prawo oczekiwać, że dostawca wywiąże się z tego postanowienia i nie zostawi Cię samemu sobie, a systemu – z błędami.

Ale…

Pamiętaj, że projekt to współpraca. Dostawca jest w równym stopniu zobowiązany do przestrzegania terminów jak i Ty. Co to oznacza? Materiały i informacje, które są potrzebne do analizy, projektowania czy wytworzenia systemu, powinny być dostarczane przez Ciebie w ustalonym czasie. Jeśli przedłużasz, praca dostawcy także nie może się w tym temacie posuwać. Nie bądź wtedy zaskoczony, że cały harmonogram może ulec przesunięciu.
Jeśli po dokonaniu ustaleń zmienisz zdanie, pojawi się nowa kwestia, która musi zostać włączona w zakres systemu – pamiętaj, że dostawca może potrzebować więcej czasu i prawdopodobnie dokona wyceny Twojej propozycji. Czasem zmiany, które Twobie wydają się niewielkie, mogą wymagać znacznej ingerencji w system będący w trakcie budowy.

Masz też obowiązki…

Określ cel

Jeśli zamawiasz system, miej wizję tego, co ma powstać. Zanim zaprosisz dostawcę na spotkanie, spróbuj jednoznacznie ustalić w swojej firmie, jakie macie cele – po co Wam oprogramowanie, jakie korzyści ma zapewnić? Co dokładnie – jakie zdarzenia i procesy – chcesz zinformatyzować? Jeśli oczekujesz porady, konsultacji z dostawcą („A co nam państwo zaproponują?”), najlepiej wyraźnie daj o tym znać – będzie wiedział, jak lepiej przygotować się do spotkania.

Udzielaj informacji

Jeśteś odpowiedzialny za to jak dobrze dostawca zrozumie Twoje potrzeby. Dostarcz wszystkich potrzebnych informacji i materiałów (wyczerpująco!). Zastanów się, co jest ważne i mów o tym. Definicje, cechy, zależności, ograniczenia… Co dla Ciebie (i w Twojej branży) jest oczywiste? Wykonawca może nie być tego świadomy.

Decyduj

Propozycje, warianty, róźne punkty widzenia. Wykonawca może wyrazić swoje zadanie lub propozycję, lecz w kwestiach związanych stricte z Twoim biznesem, to Ty powinieneś podjąć decyzję. Zamierzasz sprzedawać w województwie czy w całej Europie? Chcesz śledzić wyniki każdego sprzedawcy czy tylko sumy w oddziałach? Może od tego zależeć funkcja systemu. Twój dział sprzedaży, księgowość, PR chcą różnych rzeczy? Zdecyduj się na jedno rozwiązanie i przekaż dostawcy.

Potwierdzaj w skupieniu i z zaangażowaniem

Jeśli umawiasz się na dostarczanie notatek ze spotkań, dokumentacji, prototypów, grafiki, akceptuj je po dokładnym zapoznaniu się i przemyśleniu. Na wczesnym etapie łatwiej jest jeszcze coś zmienić, jeśli nie będzie Ci odpowiadało. Te materiały są podstawą do dalszej pracy dostawcy. Traktuj je poważnie! Ale nie zbyt poważnie 😉 Pamiętaj, że prototyp jest tylko prototypem.

Skompletuj zespół

Jeśli Twoja firma jest duża, za pewne wyznaczasz osoby odpowiedzialne za projekt. Kogo warto delegować do takich zadań? Ten, kto ma akurat mniej obowiązków, może nie być najlepszym wyborem. Przede wszytkim powinieneś wyznaczyć kierownika projektu – osobę, która będzie odpowiedzialna za postępy oraz podejmowanie ostatecznych decyzji. Powinien być to człowiek posiadający wiedzę z obszaru w firmie, jakiego ma dotyczyć projektowane oprogramowanie. Musi być także uprawniony do podejmowania decyzji. Poza tym? Warto zebrać osoby prezentujące różne punkty widzenia (np. z różnych działów), których potrzeby powinny zostać uwzględnione. Kierownik projektu może w przypadku konfliktów interesów rozstrzygać je – zajmując stanowisko najbardziej korzystne dla całej firmy.

Przydziel zadania

Dostawca potrzebuje od Ciebie informacji, materiałów, ustaleń, decyzji. Zadbaj, by każde zadanie miało przypisaną po Twojej stronie odpowiedzialną za nie osobę, która w ustalonym czasie dostarczy rezultat.

Co jest ważne, a co mniej?

Kolory, ułożenie przycisków, tekst to sprawa drugorzędna. Zazwyczaj nie wymaga to wielkiego nakładu pracy, więc nie panikuj, jeśli coś „nie wygląda” na Twoje wymarzone rozwiązanie. Nie jest to powód, żeby odrzucać kolejną wersję. Grafikę można zmienić stosunkowo łatwo i jeśli nie zrobi tego Twój dostawca, zawsze możesz później zlecić to komuś innemu (chyba, że wyjątkowo wykluczają to zapisane w umowie prawa do oprogramowania).
Co jest ważne? Ważne jest działanie systemu i funkcje, jakie on realizuje. Spróbuj się skupić na tym, czy oprogramowanie działa i czy działa dobrze (spełnia potrzebne Tobie zadania). Zmiana zakresu, działania to poważniejsza, niż wygląd, sprawa.

Co robić, gdy zmienisz zdanie?

Jeśli w trakcie projektu okaże się, że pojawiły się po Twojej stronie nowe potrzeby, zgłoś je dostawcy. Pamiętaj, że umawiałeś się wcześniej na coś innego, więc licz się z możliwością zmiany kosztu albo czasu dostarczenia. Negocjuj. Być może uda się wprowadzić funkcję, na której Ci zależy w tym wydaniu i przeniesienie innych do kolejnego. Przy zmianach, warto pamiętać o zależności: czas – zakres – budżet – jakość. Jeśli zmienisz jeden z czynników, będzie to miało pewne skutki. Przykładowo, potrzebujesz zakończyć szybciej i nie chcesz płacić więcej – możesz to wynegocjować, jeśli zmniejszysz zakres (niestety może się to odbić także na jakości). Wariant bardziej przyjemny – dostajesz od sponsora projektu dodatkowy wkład do budżetu! Może uda się przygotować oprogramowanie szybciej albo liczyć na jakiś ekstra dodatek? 😉